Cara Mengatur dan Mengelola Delegasi di Gmail

Baik Anda menggunakan akun email gratis maupun Google Workspace berbayar, Anda dapat mengatur pendelegasian di Gmail, memberikan hak kepada orang lain untuk membaca, membalas, atau menghapus pesan Anda. 

Secara alami, fitur ini lebih banyak digunakan untuk keperluan perusahaan, karena akun Gmail pribadi biasanya berisi data sensitif yang lebih suka disimpan sendiri.

Dalam bisnis, kenyamanan untuk meminta orang lain membalas surat atas nama seseorang sangat diminati. Paling sering, ini digunakan di departemen penjualan dan dukungan, serta untuk mendelegasikan beberapa tugas korespondensi rutin kepada asisten pribadi manajer senior. 

Menurut Zippia, ada hampir 40,8 ribu asisten pribadi di AS saja. Bukan hal yang aneh jika seorang manajer mengharapkan asistennya untuk merespons email rutin, menangani spam, mengatur jadwal rapat di kalender mereka, dan menambahkan delegasi ke Gmail untuk memungkinkan pengalihan aktivitas-aktivitas ini.

Tenaga penjual biasanya memiliki akun pribadi dan akses bersama ke akun umum sales@companyXYZ.com akun. Mengingat bahwa rata-rata tenaga penjualan menghabiskan sekitar seperlima [21%] waktu kerja mereka untuk menulis email, kemampuan ini memungkinkan pemrosesan prospek yang masuk secara tepat waktu terlepas dari jadwal individu, hari istirahat, dan liburan. 

Statistik konversi penjualan lainnya membuktikan betapa pentingnya waktu respons yang cepat: menurut penelitian Inside Sales, 35-50% penjualan berakhir dengan perusahaan yang menjawab pertanyaan komersial terlebih dahulu.

Apa yang dimaksud dengan Akses yang Didelegasikan di Gmail?

Akses yang didelegasikan ke Gmail adalah serangkaian aktivitas teknis di akun Gmail Anda yang memberikan izin kepada akun Gmail lain untuk mengakses kotak masuk dan melakukan operasi terbatas atas nama Anda. 

Delegasi Gmail dalam angka:

• Satu akun Gmail dapat memiliki sebanyak-banyaknya 1000 akun yang dikonfigurasi dengan akses yang didelegasikan.
• Namun, rekomendasi umumnya adalah bahwa hanya hingga 40 pengguna yang dapat akses secara bersamaan kotak masuk yang didelegasikan pada satu waktu.

Apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan oleh delegasi Gmail atas nama delegator:

✅ Akses yang didelegasikan ke Gmail memungkinkan delegasi untuk melakukan aktivitas ini atas nama pendelegasi:

• Membaca email
• Menulis pesan
• Menghapus email
• Mengarsipkan pesan
• Menggunakan label untuk menyegmentasikan pesan
• Mengurutkan email dengan aturan dan filter

Namun, pendelegasian melalui email tidak memungkinkan untuk aktivitas ini:

• Menggunakan fungsionalitas obrolan untuk bertukar pesan obrolan atas nama akun lain
• Menghapus akun 
• Mengubah kata sandi untuk akun dengan akses yang didelegasikan

Apakah penerima mengetahui siapa yang mengirim email, delegasi Gmail, atau pemilik akun?

Jika perusahaan Anda menggunakan Google Workspace, admin akun perusahaan dapat mengontrol bagaimana pesan yang dikirim atas nama pemilik kotak masuk asli muncul di kotak surat penerima: memiliki kedua alamat atau hanya alamat pemilik akun.

Jadi, jika Anda membalas dari kotak masuk penjualan/info/dukungan bersama dan baris balasannya ditentukan:

Dari: john@example.com atas nama mary@example.com 

Anda dapat meminta admin Google Workspace untuk mengubah pengaturan dan tidak menentukan email delegasi sama sekali.

Cara Mengatur Delegasi Gmail: Panduan Langkah-demi-Langkah

1. Buka Gmail di PC. Versi seluler aplikasi Gmail tidak mengizinkan fungsi ini.
2. Ketuk tombol Perlengkapan ikon di pojok kanan atas untuk melihat menu tarik-turun
3. Pilih Pengaturan di menu tarik-turun
4. Pilih opsi Akun di antara pita tab di bagian atas antarmuka aplikasi Pengaturan
5. Di bagian kiri layar, temukan tombol Memberikan akses ke akun Anda baris dan klik tautan biru di kolom kanan di seberang ke Tambahkan akun lain.
   
6. Pada titik ini, jendela pop-up akan muncul dan Anda harus memasukkan alamat email orang yang ingin Anda delegasikan aksesnya.
7. Klik tombol Berikutnya tombol.
   
8. Jendela notifikasi popup akan muncul menanyakan apakah Anda benar-benar ingin memberikan akses ke akun Gmail ke akun yang ditentukan. Klik Kirim email untuk memberikan akses.
9. Delegasi yang diundang harus membuka kotak masuk mereka dan menerima undangan ke kotak masuk bersama dengan mengeklik tautan dalam email yang dikirim dari delegation-noreply@google.com. Email tersebut akan memiliki subjek yang serupa:

Pengguna XYZ telah memberi Anda akses ke akun XYZ mereka - terima atau tolak?

Penerima undangan memiliki waktu satu minggu untuk menerima undangan sebelum masa berlakunya habis. Pengguna harus menunggu hingga 24 jam agar izin berlaku.

Cara Mengaktifkan Delegasi Email untuk Domain Anda (untuk admin Workspace)

Admin ruang kerja perlu menyesuaikan pengaturan di panel admin sehingga pengguna korporat bisa mendelegasikan akses ke akun Gmail mereka. Mereka juga dapat mengatur parameter agar penerima melihat kedua alamat email pada tanggapan atau hanya email pemilik akun.

Algoritme yang memungkinkan pengguna korporat mendelegasikan akses email

Ini adalah panduan untuk orang yang memiliki akun tingkat administrator di Google Workspace:

1. Masuk ke akun Konsol Admin Google di tautan ini https://admin.google.com/.
2. Saat berada di halaman Beranda konsol Admin, klik Aplikasi.
3. Pilih Ruang Kerja Google.
4. Pilih Gmail.
5. Klik Pengaturan Pengguna.
6. Pilih Delegasi surat.
7. Centang tanda ☑️ di samping Izinkan pengguna mendelegasikan akses ke kotak surat mereka ke pengguna lain di domain.
   
8. Pada titik ini, admin dapat memilih apakah penerima hanya melihat satu alamat atau kedua alamat - alamat pemilik akun dan alamat delegasi dengan memilih opsi masing-masing di bawah informasi Pengirim yang ditampilkan kepada penerima.
9. Klik Simpan.
10. Tunggu hingga 24 jam agar sinkronisasi berlangsung.
    

Kini akun korporat domain Anda bisa mendelegasikan akses ke grup dan individu, sehingga Anda bisa memberitahukan perubahan ini di pengaturan korporat setelah menyelesaikan 10 langkah di atas. Anda juga bisa membagikan instruksi dari bagian pertama artikel ini tentang cara mendelegasikan akun Gmail.

Hapus Hak Delegasi Gmail Dari Pengguna Perusahaan

Untuk menghapus hak pendelegasian akun Gmail untuk pengguna perusahaan, seseorang dengan hak akses admin Workspace harus melakukan semua langkah di atas, namun hapus centang pada kotak di langkah 7: 

Konsol Admin Google - Aplikasi - Ruang Kerja Google - Gmail - Pengaturan Pengguna - Delegasi surat - TIDAK DIPERIKSA Izinkan pengguna mendelegasikan akses ke kotak surat mereka ke pengguna lain di domain - Simpan.

Ingatlah bahwa jika Anda menonaktifkan fungsionalitas pendelegasian dari konsol admin, pengguna korporat Anda tidak akan memiliki akses ke kotak masuk bersama, namun hanya terbatas pada penggunaan akun Gmail mereka secara individu.

Mengelola Delegasi di Gmail: Masalah Umum & Teknis

Saat berurusan dengan fungsi "Gmail tambahkan delegasi", ingatlah beberapa saran teknis:

1. Delegasi mengalami masalah dalam mengakses akun Anda

Terdapat kolom di pengaturan akun Anda yang bertuliskan "Wajibkan pengguna untuk mengganti kata sandi saat masuk berikutnya." Jika Anda mendelegasikan akses ke email Anda ke seseorang yang memiliki akun baru atau kata sandi Anda telah diatur ulang, pengaturan ini dapat memicu kesalahan saat mereka mencoba masuk ke akun Anda. Pastikan Anda menonaktifkan fungsi ini untuk menghindari masalah akses.

2. Anda telah mendelegasikan akses ke beberapa pengguna dan Anda tidak dapat mengakses akun tersebut

Jumlah maksimum pengguna yang dapat mengakses satu kotak masuk bersama secara bersamaan adalah 40 orang. Namun, tergantung pada lokasi para delegasi ini, jenis pekerjaan yang mereka lakukan, dan kapasitas komputasi yang mereka perlukan selama bekerja di kotak masuk, sistem dapat menolak akses ke akun ini untuk sementara, dan menguncinya selama beberapa waktu.
Tips sederhana tentang cara mendelegasikan email di Gmail ini memungkinkan perusahaan untuk memastikan pekerjaan korespondensi bisnis tidak terganggu untuk tim penjualan, dukungan pelanggan, dan administrasi.