Cómo configurar y gestionar la delegación en Gmail

Tanto si utilizas una cuenta de correo electrónico gratuita como un espacio de trabajo de Google de pago, puedes establecer la delegación en Gmail, concediendo a otra persona el derecho a leer, responder o eliminar tus mensajes. 

Naturalmente, esta función se utiliza más para fines corporativos, ya que las cuentas privadas de Gmail suelen contener datos confidenciales que la gente prefiere guardarse para sí misma.

En las empresas, la comodidad de que otras personas respondan en nombre de alguien está muy solicitada. Lo más frecuente es utilizarlo en los departamentos de ventas y asistencia, así como para delegar algunas de las tareas rutinarias de correspondencia en el asistente personal de un alto directivo. 

Según Zippia, hay casi 40,8 mil asistentes personales sólo en Estados Unidos. No es raro que un directivo espere que su asistente responda a los correos rutinarios, se ocupe del spam, reserve reuniones en sus calendarios y añada un delegado a Gmail para poder transferir estas actividades.

Tradicionalmente, los vendedores tienen su cuenta personal y acceso compartido a una cuenta general. sales@companyXYZ.com cuenta. Dado que un vendedor medio gasta alrededor de una quinta parte [21%] de su tiempo de trabajo escribiendo correos electrónicos, esta capacidad permite procesar a tiempo los clientes potenciales entrantes independientemente de los horarios individuales, los días de descanso y las vacaciones. 

Otras estadísticas de conversión de ventas demuestran lo fundamental que es un tiempo de respuesta tan rápido: según la investigación de Inside Sales, 35-50% de las ventas acaban en una empresa que respondió primero a una consulta comercial.

¿Qué es el acceso delegado en Gmail?

Acceso delegado a Gmail es una serie de actividades técnicas en tu cuenta de Gmail que conceden permiso a otra cuenta de Gmail para acceder a tu bandeja de entrada y realizar operaciones limitadas en tu nombre. 

La delegación de Gmail en cifras:

• Una cuenta de Gmail puede tener hasta 1000 cuentas configuradas con acceso delegado.
• No obstante, la recomendación general es que sólo un máximo de 40 usuarios puedan acceder simultáneamente a una bandeja de entrada delegada a la vez.

Qué puede y qué no puede hacer un delegado de Gmail en nombre del delegante:

✅ El acceso delegado a Gmail permite a un delegado realizar estas actividades en nombre del delegante:

• Leer correos electrónicos
• Escribir mensajes
• Borrar correos electrónicos
• Archivar mensajes
• Utilizar etiquetas para segmentar los mensajes
• Ordena los correos electrónicos con reglas y filtros

❌ La delegación de correo electrónico, sin embargo, no permite realizar estas actividades:

• Utilizar la función de chat para intercambiar mensajes de chat en nombre de otra cuenta
• Eliminar la cuenta 
• Cambiar la contraseña de la cuenta con acceso delegado

¿Sabe el destinatario quién envió un correo electrónico, un delegado de Gmail o el propietario de una cuenta?

Si tu empresa utiliza Google Workspace, el administrador de la cuenta corporativa puede controlar cómo aparece en el buzón del destinatario un mensaje enviado en nombre del propietario original de la bandeja de entrada: con ambas direcciones o solo con la dirección del propietario de la cuenta.

Por lo tanto, si responde desde una bandeja de entrada compartida de ventas/información/soporte y la línea de respuesta especifica:

De: john@example.com en nombre de mary@example.com 

Puedes pedir al administrador de Google Workspace que cambie la configuración y que no especifique el correo electrónico del delegado.

Cómo configurar la delegación de Gmail: Guía paso a paso

1. Abre Gmail en un PC. La versión móvil de la aplicación Gmail no permite esta funcionalidad.
2. Pulse el botón Engranaje icono en la esquina superior derecha para ver el menú desplegable
3. Elija Ajustes en el menú desplegable
4. Seleccione Cuentas en la cinta de pestañas de la parte superior de la interfaz de la aplicación Configuración
5. En la parte izquierda de la pantalla, busque Conceder acceso a su cuenta y haga clic en el enlace azul de la columna de la derecha para acceder a Añadir otra cuenta.
   
6. En este punto, aparece una ventana emergente para que introduzcas la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieres delegar el acceso.
7. Haga clic en el botón Siguiente botón.
   
8. Aparecerá una ventana emergente de notificación preguntándote si realmente deseas conceder acceso a tu cuenta de Gmail a la cuenta especificada. Haz clic en Enviar correo electrónico para conceder acceso.
9. El delegado invitado tiene que ir a su bandeja de entrada y aceptar la invitación a la bandeja de entrada compartida haciendo clic en el enlace de un correo electrónico enviado desde delegation-noreply@google.com. El correo electrónico tendrá un asunto similar:

El usuario XYZ te ha concedido acceso a su cuenta XYZ: ¿aceptas o deniegas?

El invitado tiene una semana para aceptar una invitación antes de que caduque. Los usuarios deben esperar hasta 24 horas para que el permiso surta efecto.

Cómo habilitar la delegación de correo electrónico para su dominio (para administradores del espacio de trabajo)

Los administradores del espacio de trabajo deben ajustar la configuración en el panel de administración para que los usuarios corporativos puedan delegar el acceso a sus cuentas de Gmail. También pueden establecer parámetros para que un receptor vea ambas direcciones de correo electrónico en la respuesta o solo el correo electrónico del propietario de la cuenta.

Un algoritmo que permite a los usuarios de la empresa delegar el acceso al correo electrónico

Esta es una guía para personas con cuentas de nivel de administrador en Google Workspace:

1. Conéctese a su Consola de administración de Google en este enlace https://admin.google.com/.
2. En la página de inicio de Admin console, haga clic en Aplicaciones.
3. Seleccione Espacio de trabajo de Google.
4. Elija Gmail.
5. Haga clic en Configuración de usuario.
6. Seleccione Delegación de correo.
7. Marque la casilla ☑️ junto a Permitir a los usuarios delegar el acceso a su buzón a otros usuarios del dominio.
   
8. En este punto, un administrador puede elegir si un destinatario ve sólo una dirección o ambas, la del propietario de la cuenta y la del delegado, seleccionando la opción correspondiente en la información del Remitente mostrada al destinatario.
9. Haga clic en Guardar.
10. Espere hasta 24 horas para que se produzca la sincronización.
    

Ahora las cuentas corporativas de tu dominio pueden delegar el acceso a grupos e individuos, por lo que puedes avisar a todos sobre este cambio en la configuración corporativa una vez realizados los 10 pasos anteriores. También puedes compartir las instrucciones de la primera sección de este artículo sobre cómo delegar una cuenta de Gmail.

Eliminar los derechos de delegación de Gmail de los usuarios corporativos

Para eliminar los derechos de delegación de cuentas de Gmail para usuarios corporativos, una persona con derechos de acceso de administrador del espacio de trabajo debe realizar todos los pasos anteriores, pero desmarcar la casilla del paso 7: 

Consola de administración de Google - Aplicaciones - Espacio de trabajo de Google - Gmail - Configuración de usuario - Delegación de correo - DESMARCAR Permitir a los usuarios delegar el acceso a su buzón a otros usuarios del dominio - Guardar.

Recuerda que si inhabilitas la funcionalidad de delegación desde una consola de administración, los usuarios de tu empresa no tendrán acceso a las bandejas de entrada compartidas, sino que se limitarán al uso individual de sus cuentas de Gmail.

Gestión de delegados en Gmail: Problemas comunes y aspectos técnicos

Cuando utilices la función "Añadir delegado de Gmail", recuerda algunos consejos técnicos:

1. El delegado tiene problemas para acceder a su cuenta

Hay un campo en la configuración de tu cuenta que dice "Requerir al usuario que cambie la contraseña en el próximo inicio de sesión". Si delegas el acceso a tu correo a alguien con una cuenta nueva o entretanto se ha restablecido tu contraseña, esta configuración puede provocar un error cuando intenten entrar en tu cuenta. Asegúrate de desactivar esta función para evitar problemas de acceso.

2. Ha delegado el acceso a varios usuarios y no puede acceder a la cuenta

El número máximo de usuarios que pueden acceder simultáneamente a una bandeja de entrada compartida es de 40. Pero dependiendo de la ubicación de estos delegados, del tipo de trabajo que estén realizando y de la capacidad de cómputo que necesiten durante su trabajo en la bandeja de entrada, el sistema puede denegar temporalmente el acceso a esta cuenta, bloqueándola durante algún tiempo.
Estos sencillos consejos sobre cómo delegar el correo electrónico en Gmail permiten a las empresas garantizar un trabajo ininterrumpido con la correspondencia comercial para los equipos de ventas, atención al cliente y administración.