Gmail에서 위임을 설정하고 관리하는 방법

무료 이메일 계정을 사용하든 유료 Google Workspace를 사용하든 Gmail에서 위임을 설정하여 다른 사람에게 메시지를 읽거나 답장하거나 삭제할 수 있는 권한을 부여할 수 있습니다. 

개인 Gmail 계정에는 일반적으로 사람들이 혼자만 알고 싶어 하는 민감한 데이터가 포함되어 있기 때문에 이 기능은 기업용으로 더 많이 사용됩니다.

비즈니스에서는 다른 사람이 누군가를 대신해 답장을 보내주는 편리함이 크게 요구되고 있습니다. 영업 및 지원 부서에서 가장 자주 사용되며, 고위 관리자의 개인 비서에게 일상적인 연락 업무 중 일부를 위임하는 데에도 사용됩니다. 

지피아에 따르면, 거의 40.8천 개인 비서의 수는 미국에서만 1,000만 명에 달합니다. 관리자가 비서가 일상적인 이메일에 응답하고, 스팸을 처리하고, 캘린더에서 회의를 예약하고, 이러한 활동을 전송할 수 있도록 Gmail에 위임자를 추가하기를 기대하는 것은 드문 일이 아닙니다.

영업 사원은 일반적으로 개인 계정과 공유 액세스 권한을 가지고 있습니다. sales@companyXYZ.com 계정으로 이동합니다. 평균적으로 영업 사원이 전체 매출의 약 5분의 1을 지출한다는 점을 감안하면 [21%] 의 업무 시간을 이메일 작성에 할애할 수 있는 이 기능을 사용하면 개인 일정, 휴일, 휴가와 관계없이 수신 리드를 적시에 처리할 수 있습니다. 

인사이드 세일즈 조사에 따르면 다른 판매 전환 통계에서도 빠른 응답 시간이 얼마나 중요한지 알 수 있습니다, 35-50% 의 판매는 상업적 문의에 먼저 답변한 회사에서 이루어집니다.

Gmail에서 위임된 액세스 권한이란 무엇인가요?

Gmail에 대한 위임된 액세스 권한 다른 Gmail 계정이 받은 편지함에 액세스하여 사용자를 대신하여 제한된 작업을 수행할 수 있도록 권한을 부여하는 일련의 Gmail 계정 내 기술 활동입니다. 

그림으로 보는 Gmail 위임:

• 하나의 Gmail 계정에 구성된 계정 1000개 위임된 액세스 권한이 있습니다.
• 그러나 일반적으로 최대 40명의 사용자만 다음을 수행할 수 있도록 권장합니다. 동시 액세스 위임받은 받은 편지함을 한 번에 처리할 수 있습니다.

Gmail 위임인이 위임인을 대신하여 수행할 수 있는 작업과 수행할 수 없는 작업:

✅ Gmail에 대한 액세스 권한을 위임하면 위임자를 대신하여 위임자가 이러한 활동을 수행할 수 있습니다:

• 이메일 읽기
• 메시지 쓰기
• 이메일 삭제
• 메시지 보관
• 레이블을 사용하여 메시지 분류
• 규칙 및 필터로 이메일 정렬

그러나 이메일 위임은 이러한 활동을 허용하지 않습니다:

• 채팅 기능을 사용하여 다른 계정을 대신하여 채팅 메시지 교환하기
• 계정 삭제 
• 액세스 권한이 위임된 계정의 비밀번호 변경하기

수신자가 이메일을 보낸 사람, Gmail 위임자 또는 계정 소유자를 알고 있나요?

회사에서 Google Workspace를 사용하는 경우, 회사 계정의 관리자는 원래 받은 편지함 소유자를 대신하여 보낸 메시지가 수신자의 사서함에 표시되는 방식을 두 주소 모두 또는 계정 소유자의 주소만 표시하는 방식으로 제어할 수 있습니다.

따라서 공유 영업/정보/지원 받은 편지함에서 답장을 보내면 답장 줄에 다음과 같이 명시되어 있습니다:

에서: john@example.com 대신하여 mary@example.com 

구글 워크스페이스 관리자에게 설정을 변경하고 위임자 이메일을 전혀 지정하지 않도록 요청할 수 있습니다.

Gmail 위임을 설정하는 방법: 단계별 가이드

1. PC에서 Gmail을 엽니다. 모바일 버전의 Gmail 애플리케이션에서는 이 기능을 사용할 수 없습니다.
2. 를 탭합니다. Gear 아이콘 을 클릭하면 오른쪽 상단에 드롭다운 메뉴가 표시됩니다.
3. 선택 설정 드롭다운 메뉴에서
4. 를 선택하고 계정 탭을 설정 애플리케이션 인터페이스 상단의 탭 리본에서 클릭합니다.
5. 화면 왼쪽에서 계정에 대한 액세스 권한 부여 행을 클릭하고 오른쪽 열의 파란색 링크를 건너편에 있는 다른 계정 추가.
   
6. 이 때 액세스 권한을 위임할 사람의 이메일 주소를 입력할 수 있는 팝업 창이 나타납니다.
7. 를 클릭합니다. 다음 버튼을 클릭합니다.
   
8. 지정된 계정에 Gmail 계정에 대한 액세스 권한을 정말 부여할 것인지 묻는 팝업 알림 창이 나타납니다. 클릭 이메일을 보내 액세스 권한을 부여합니다.
9. 초대된 대리인은 받은 편지함으로 이동하여 다음에서 보낸 이메일의 링크를 클릭하여 공유 받은 편지함에 대한 초대를 수락해야 합니다. delegation-noreply@google.com. 이메일 제목도 비슷합니다:

사용자 XYZ가 자신의 XYZ 계정에 대한 액세스 권한을 부여했습니다 - 수락하시겠습니까, 거부하시겠습니까?

초대를 받은 사람은 초대가 만료되기 전에 1주일 이내에 초대를 수락해야 합니다. 권한이 적용되려면 최대 24시간이 지나야 합니다.

도메인에 이메일 위임을 사용 설정하는 방법(워크스페이스 관리자용)

워크스페이스 관리자는 관리자 패널에서 설정을 조정하여 회사 사용자가 자신의 Gmail 계정에 대한 액세스 권한을 위임할 수 있도록 해야 합니다. 또한 수신자에게 응답에 이메일 주소가 모두 표시되도록 하거나 계정 소유자의 이메일만 표시되도록 매개변수를 설정할 수도 있습니다.

기업 사용자가 이메일 액세스 권한을 위임할 수 있는 알고리즘

이 가이드는 Google Workspace에서 관리자 수준의 계정을 가진 사용자를 위한 안내서입니다:

1. 로그인 Google 관리 콘솔 이 링크 https://admin.google.com/.
2. 관리 콘솔 홈 페이지에서 다음을 클릭합니다. 앱.
3. 선택 Google 워크스페이스.
4. 선택 Gmail.
5. 클릭 사용자 설정.
6. 선택 메일 위임.
7. 옆의 ☑️ 표시를 확인하세요. 사용자가 도메인의 다른 사용자에게 사서함에 대한 액세스 권한을 위임할 수 있도록 합니다..
   
8. 이 시점에서 관리자는 아래에서 각각의 옵션을 선택하여 수신자에게 하나의 주소만 표시할지, 아니면 계정 소유자와 위임자의 주소가 모두 표시될지 선택할 수 있습니다. 수신자에게 표시되는 발신자 정보.
9. 클릭 저장.
10. 동기화가 완료될 때까지 최대 24시간이 소요됩니다.
    

이제 도메인의 기업 계정에서 그룹 및 개인에게 액세스 권한을 위임할 수 있으므로 위의 10단계를 완료하면 기업 설정에서 이 변경 사항에 대해 모두 알릴 수 있습니다. 이 글의 첫 번째 섹션에 있는 Gmail 계정을 위임하는 방법에 대한 지침을 공유할 수도 있습니다.

기업 사용자로부터 Gmail 위임 권한 제거하기

회사 사용자의 Gmail 계정 위임 권한을 제거하려면 Workspace 관리자 액세스 권한이 있는 사람이 위의 모든 단계를 수행하되 7단계의 확인란을 선택 취소해야 합니다: 

Google 관리 콘솔 - 앱 - Google 작업 공간 - Gmail - 사용자 설정 - 메일 위임 - 선택 취소 사용자가 도메인의 다른 사용자에게 사서함에 대한 액세스 권한을 위임할 수 있도록 합니다. 저장.

관리자 콘솔에서 위임 기능을 비활성화하면 회사 사용자는 공유 받은 편지함에는 액세스할 수 없고 개별적인 Gmail 계정 사용으로만 제한됩니다.

Gmail에서 대리인 관리하기 일반적인 문제 및 기술

'Gmail 대리인 추가' 기능을 다룰 때는 몇 가지 기술적 조언을 기억하세요:

1. 대리인이 계정에 액세스하는 데 문제가 있습니다.

계정 설정에 "다음 로그인 시 사용자가 비밀번호를 변경해야 함"이라는 필드가 있습니다. 새 계정을 가진 사람에게 메일 액세스 권한을 위임했거나 그 사이에 비밀번호가 재설정된 경우 이 설정으로 인해 다른 사람이 내 계정에 로그인하려고 할 때 오류가 발생할 수 있습니다. 액세스 문제를 방지하려면 이 기능을 비활성화해야 합니다.

2. 여러 사용자에게 액세스 권한을 위임한 경우 계정에 액세스할 수 없습니다.

하나의 공유 받은 편지함에 동시에 액세스할 수 있는 최대 사용자 수는 40명입니다. 그러나 이러한 위임자의 위치, 작업 유형, 받은 편지함에서 작업하는 동안 필요한 컴퓨팅 용량에 따라 시스템에서 이 계정에 대한 액세스를 일시적으로 거부하여 일정 기간 동안 잠글 수 있습니다.
Gmail에서 이메일을 위임하는 방법에 대한 간단한 팁을 통해 기업은 영업, 고객 지원 및 관리 팀의 비즈니스 서신으로 중단 없는 업무를 보장할 수 있습니다.