Delegoinnin määrittäminen ja hallinta Gmailissa

Riippumatta siitä, käytätkö ilmaista sähköpostitiliä vai maksullista Google Workspace -palvelua, voit määrittää Gmailissa delegoinnin ja antaa toiselle henkilölle oikeuden lukea, vastata tai poistaa viestejäsi. 

Tätä ominaisuutta käytetään luonnollisesti enemmän yritystarkoituksiin, sillä yksityiset Gmail-tilit sisältävät yleensä arkaluonteisia tietoja, jotka ihmiset haluavat pitää itsellään.

Liiketoiminnassa on suuri kysyntä sille, että muut ihmiset voivat vastata jonkun puolesta. Useimmiten sitä käytetään myynti- ja tukiosastoilla sekä joidenkin rutiininomaisten kirjeenvaihtotehtävien siirtämiseen ylimmän johtajan henkilökohtaiselle avustajalle. 

Zippian mukaan on lähes 40,8 tuhatta henkilökohtaista avustajaa pelkästään Yhdysvalloissa. Ei ole harvinaista, että esimies odottaa avustajansa vastaavan rutiinisähköposteihin, käsittelevän roskapostia, varaavan tapaamisia kalentereihinsa ja lisäävän Gmailiin delegaatin, joka mahdollistaa näiden toimintojen siirtämisen.

Myyjillä on perinteisesti oma henkilökohtainen tili ja yhteinen pääsy yleiseen sales@companyXYZ.com tili. Kun otetaan huomioon, että keskiverto myyjä käyttää noin viidenneksen [21%] työajastaan sähköpostien kirjoittamiseen, tämä ominaisuus mahdollistaa saapuvien liidien oikea-aikaisen käsittelyn yksilöllisistä aikatauluista, lepopäivistä ja lomista riippumatta. 

Inside Sales -tutkimuksen mukaan muut myyntitilastot osoittavat, kuinka tärkeää nopea vastausaika on, 35-50% myynnistä päätyy yritykselle, joka vastasi ensin kaupalliseen kyselyyn.

Mikä on delegoitu käyttöoikeus Gmailissa?

Delegoitu pääsy Gmailiin on joukko teknisiä toimintoja Gmail-tililläsi, jotka antavat toiselle Gmail-tilille luvan käyttää postilaatikkoasi ja suorittaa rajoitettuja toimintoja puolestasi. 

Gmailin valtuuskunta lukuina:

• Yhdellä Gmail-tilillä voi olla jopa 1000 määritettyä tiliä joilla on valtuutettu käyttöoikeus.
• Yleinen suositus on kuitenkin, että vain enintään 40 käyttäjää voi olla käyttää samanaikaisesti delegoitu postilaatikko kerrallaan.

Mitä Gmail-valtuutettu voi tehdä ja mitä ei voi tehdä valtuuttajan puolesta:

✅ Gmailin delegoitu käyttöoikeus antaa valtuutetulle mahdollisuuden suorittaa nämä toiminnot valtuutetun puolesta:

• Lue sähköpostit
• Kirjoita viestejä
• Sähköpostien poistaminen
• Arkistoi viestit
• Käytä merkintöjä viestien segmentointiin
• Lajittele sähköpostit sääntöjen ja suodattimien avulla

❌ Sähköpostin delegointi ei kuitenkaan mahdollista näitä toimintoja:

• Chat-toimintojen käyttäminen chat-viestien vaihtamiseen toisen tilin puolesta
• Poista tili 
• Vaihda salasana tilille, jolla on valtuutettu käyttöoikeus.

Tietääkö vastaanottaja, kuka sähköpostin lähetti, Gmailin edustaja vai tilin omistaja?

Jos yrityksesi käyttää Google Workspacea, yritystilin ylläpitäjä voi hallita, miten alkuperäisen postilaatikon omistajan puolesta lähetetty viesti näkyy vastaanottajan postilaatikossa: molempien osoitteiden tai vain tilin omistajan osoitteen avulla.

Jos siis vastaat jaetusta myynti-/info-/tukipostilaatikosta ja vastausrivillä mainitaan:

From: john@example.com seuraavien puolesta mary@example.com 

Voit pyytää Google Workspacen ylläpitäjää muuttamaan asetuksia ja olemaan määrittelemättä valtuutetun sähköpostia lainkaan.

Gmailin delegoinnin määrittäminen: Gmail Gmail: Vaiheittainen opas

1. Avaa Gmail tietokoneella. Gmail-sovelluksen mobiiliversio ei salli tätä toimintoa.
2. Napauta Vaihde kuvake oikeassa yläkulmassa nähdäksesi pudotusvalikon.
3. Valitse Asetukset pudotusvalikossa
4. Valitse Tilit välilehti Asetukset-sovelluksen käyttöliittymän yläreunassa olevan välilehtien nauhan joukossa.
5. Etsi näytön vasemmasta reunasta Tilin käyttöoikeuden myöntäminen rivillä ja napsauta oikeassa sarakkeessa olevaa sinistä linkkiä, joka on vastapäätä Lisää toinen tili.
   
6. Tässä vaiheessa avautuu ponnahdusikkuna, jossa voit syöttää sen henkilön sähköpostiosoitteen, jolle haluat siirtää käyttöoikeuden.
7. Napsauta Seuraava nappi.
   
8. Näyttöön tulee ponnahdusikkuna, jossa kysytään, haluatko todella myöntää Gmail-tilisi käyttöoikeuden määritetylle tilille. Napsauta Lähetä sähköpostia käyttöoikeuden myöntämiseksi.
9. Kutsutun valtuutetun on mentävä omaan postilaatikkoonsa ja hyväksyttävä kutsu jaettuun postilaatikkoon napsauttamalla linkkiä, joka on sähköpostiviestissä, joka lähetetään osoitteesta delegation-noreply@google.com. Sähköpostin aihe on samanlainen:

Käyttäjä XYZ on myöntänyt sinulle pääsyn XYZ-tililleen - hyväksy vai kiellä?

Kutsutulla on viikko aikaa hyväksyä kutsu ennen sen voimassaolon päättymistä. Käyttäjien on annettava 24 tuntia aikaa luvan voimaantuloon.

Sähköpostin delegoinnin ottaminen käyttöön toimialueellasi (työtilan ylläpitäjille)

Työtilan ylläpitäjien on mukautettava asetuksia hallintapaneelissa, jotta yrityskäyttäjät voivat delegoida Gmail-tiliensä käyttöoikeudet. He voivat myös asettaa parametreja niin, että vastaanottaja näkee vastauksessa molemmat sähköpostiosoitteet tai vain tilin omistajan sähköpostin.

Algoritmi, jonka avulla yrityskäyttäjät voivat delegoida sähköpostin käyttöoikeuksia.

Tämä opas on tarkoitettu henkilöille, joilla on Google Workspacen järjestelmänvalvojatason tilit:

1. Kirjaudu sisään Googlen hallintakonsoli tästä linkistä https://admin.google.com/.
2. Kun olet hallintakonsolin etusivulla, valitse Sovellukset.
3. Valitse Google Workspace.
4. Valitse Gmail.
5. Klikkaa Käyttäjän asetukset.
6. Valitse Postin valtuuskunta.
7. Tarkista merkintä ☑️ seuraavassa kohdassa Käyttäjien voi antaa delegoida sähköpostilaatikon käyttöoikeudet muille toimialueen käyttäjille..
   
8. Tässä vaiheessa ylläpitäjä voi valita, näkeekö vastaanottaja vain yhden osoitteen vai molemmat osoitteet - tilin omistajan ja valtuutetun - valitsemalla vastaavan vaihtoehdon kohdasta vastaanottajalle näytettävät lähettäjän tiedot.
9. Klikkaa Tallenna.
10. Anna synkronoinnin tapahtua enintään 24 tuntia.
    

Nyt toimialueesi yritystilit voivat delegoida käyttöoikeuksia ryhmille ja yksilöille, joten voit neuvoa kaikkia tästä muutoksesta yritysasetuksissa, kun olet suorittanut edellä mainitut 10 vaihetta. Voit myös jakaa tämän artikkelin ensimmäisessä osassa olevat ohjeet Gmail-tilin delegoinnista.

Poista Gmailin delegointioikeudet yrityskäyttäjiltä

Jos haluat poistaa Gmail-tilin delegointioikeudet yrityskäyttäjiltä, henkilön, jolla on Workspacen ylläpitäjän oikeudet, on tehtävä kaikki edellä mainitut vaiheet, mutta poistettava valintaruutu vaiheessa 7: 

Google Admin -konsoli - Sovellukset - Google Workspace - Gmail - Käyttäjäasetukset - Sähköpostin delegointi - UNCHECK Anna käyttäjien delegoida postilaatikkonsa käyttöoikeus muille toimialueen käyttäjille - Tallenna.

Muista, että jos poistat delegointitoiminnon käytöstä hallintakonsolista, yrityskäyttäjilläsi ei ole pääsyä jaettuihin postilaatikoihin, vaan heidän Gmail-tilinsä ovat vain yksilöllisessä käytössä.

Valtuutettujen hallinta Gmailissa: Gmail Gmail: Yleiset ongelmat ja tekniset seikat

Kun käsittelet Gmailin "Lisää valtuutettu" -toimintoa, muista joitakin teknisiä neuvoja:

1. Valtuutetulla on ongelmia tilisi käyttämisessä

Tilisi asetuksissa on kenttä, jossa lukee "Vaadi käyttäjää vaihtamaan salasana seuraavan kirjautumisen yhteydessä". Jos annat sähköpostin käyttöoikeuden jollekin, jolla on uusi tili, tai jos salasanasi on palautettu tällä välin, tämä asetus voi aiheuttaa virheen, kun hän yrittää päästä tilillesi. Varmista, että poistat tämän toiminnon käytöstä, jotta vältät pääsyongelmat.

2. Olet delegoinut käyttöoikeudet useille käyttäjille, etkä voi käyttää tiliä.

Yhteen jaettuun postilaatikkoon voi käyttää samanaikaisesti enintään 40 käyttäjää. Mutta riippuen näiden valtuutettujen sijainnista, heidän tekemänsä työn tyypistä ja laskentakapasiteetista, jota he tarvitsevat työskentelynsä aikana postilaatikossa, järjestelmä voi tilapäisesti evätä pääsyn tälle tilille ja lukita sen joksikin aikaa.
Nämä yksinkertaiset vinkit sähköpostin delegoimiseen Gmailissa antavat yrityksille mahdollisuuden varmistaa keskeytymättömän työn myynnin, asiakastuen ja hallintotiimien liikekirjeenvaihdon kanssa.