Google WorkspaceをCRMとして活用する方法

もし誰かが、本格的なCRMシステムはあなたのビジネスに最適ではないかもしれないと言ったらどうしますか？あなたは懐疑的になるでしょうか、それとも適切な理由があればその考えを受け入れるでしょうか？CRMが、連絡先の管理からタスクの自動化まで、大きなメリットを提供することは否定しません。しかし、多くの企業、特に小規模な企業では、日常業務に必ずしもそのような大規模なシステムが必要とは限りません。ワークフローのスピードアップと簡素化に必要なツールは、Google Workspaceのようなプラットフォームで利用できることが多いが、シンプルで費用対効果が高く、非常に効率的な代替手段であるにもかかわらず、見落とされがちだ。

ビジネスニーズにCRMシステムは必要か？

膨大な顧客基盤と複雑なオペレーションを持つ大企業は、ワークフローを管理するためにCRMシステムに大きく依存しています。これらのツールは、プロセスの自動化、コミュニケーションの合理化、データの分析を支援し、数百人の従業員と無限のリソースを持つ企業にとって不可欠なものとなっています。しかし、中小企業にとっては、CRMシステムに投資するかどうかの決断は、それほど簡単ではありません。

これらのシステムは紛れもない利点を提供する一方で、中小企業 は、自社の特定のニーズ、企業規模、利用可能なリソースを考慮 し、長所と短所を慎重に検討する必要があります。時には、CRMの導入に必要なコスト、時間、労力が、潜在的なメリットを上回る場合もあります。

CRMはコストに見合うか？

中小企業がCRMを導入する際に最も大きな負担となるのがコストです。Salesforce、HubSpot、またはZohoのようなよく知られたCRMプラットフォームは、プランと機能によって異なりますが、1ユーザーあたり月額$25～$300かかります。小規模であまり知られていないソリューションであっても、特に従業員のトレーニングやシステムのセットアップにかかるコストを考慮すると、高額な価格タグが付きます。これには、継続的なメンテナンス、カスタマイズ、専門家によるオンボーディングのための追加費用は含まれておらず、予算をさらに圧迫する可能性がある。

多くの企業、特に小規模なチームや限られた顧客基盤を持つ企業にとって、よりシンプルなソリューションで仕事ができる場合、こうしたコストは投資を正当化できないかもしれない。

不要と思われる過剰な機能

CRMには、中小企業では決して使わないような機能が満載されていることが多い。高度な分析、売上予測、詳細なカスタマージャーニーのトラッキングなどは、大企業にとっては優れた機能ですが、連絡先を整理して顧客とコミュニケーションを取ろうとするだけのチームには不要な場合が多いのです。連絡先管理や基本的なタスクの自動化といった必要不可欠な機能こそ、通常最も必要とされる機能だが、多くのCRMソリューションには、ほとんど触れることのないツールの肥大化した配列が付属している。

中小企業は、本当に必要なもの-多くの場合、シンプルな連絡先整理とコミュニケーションツール-に集中すべきです。機能豊富なCRMに投資する代わりに、Google Workspaceのようなプラットフォームを活用することを検討してみてください。

CRMの複雑さ：効率化への障壁

CRMのもう一つの大きな課題は、その複雑さである。CRMのセットアップには時間がかかるだけでなく、専門的な知識が必要になることも多い。多くの企業はCRM専任の管理者を雇うか、専門家に相談する必要があり、コストと複雑さの両方を増大させています。

一方、Google Workspaceは直感的で、ほとんどのユーザーになじみがある。既存のワークフローと統合できるため、魅力的な選択肢となる。Gmailのようなツールを使うことで グーグル連絡先やGoogle Driveを利用することで、中小企業は本格的なCRMシステムの複雑な操作に煩わされることなく、連絡先の管理、タスクのスケジュール管理、シームレスなコミュニケーションを行うことができる。

十分な情報に基づいた意思決定を支援するために、私たちは、あなたのビジネスが本当に完全なCRMシステムを必要とするか、またはより簡素化されたソリューションがすべてのボックスをチェックすることができるかどうかを決定する際に考慮すべき主要な要因を概説する簡単な比較表を作成しました。

グーグルをCRMとして使うには？

CRMシステムの本質は、特に効率的なコンタクト管理を通じて、顧客との関係ややり取りを管理することにある。Google Workspaceは、そのツール群によって、従来大規模な顧客管理システムが担ってきた機能の多くを、実用的かつ手頃な価格で実現するソリューションを提供している。ここでは、Google WorkspaceをCRMの代替手段としてどのように活用できるかを探ってみよう。

Googleの無料ソリューションで連絡先を管理

Google Contactsは、CRMプラットフォームを別途用意することなく顧客データを管理できる、パワフルかつシンプルなツールです。適切な顧客管理に必要なすべてを提供します。

すべての連絡先を一箇所に:Googleコンタクトを使えば、ビジネス上のすべての連絡先をクラウドベースで一元管理できます。メール、Googleドライブ、カレンダーなど、どのツールを使っていても、連絡先はデバイスやアプリケーション間で常に同期され、どこにいても重要な顧客情報にすぐにアクセスできます。この機能により、複数のプラットフォームを使用したり、異なるシステムの連絡先を手動で更新したりする必要がなくなり、管理が簡素化されます。

整理整頓のためのラベル： Googleコンタクトの利点の一つは、ラベルを使用して連絡先を分類する機能です。顧客、パートナー、リード、特定のプロジェクトチームなど、さまざまな基準で連絡先をグループ分けできるため、より整理されたシンプルな管理が可能になる。これは、ターゲットを絞ったコミュニケーションやマーケティングのために顧客ベースをセグメント化したいビジネスには特に便利です。また、連絡先はラベル間で簡単に移動できるため、関係の変化に応じて連絡先のカテゴリを割り当てたり更新したりするのも簡単です。

新しい連絡先の手動追加： Google Contactsには、新規リードの入力や既存顧客の情報更新など、新しい連絡先を手動で追加するための直感的で柔軟なオプションが用意されています。これにより、ネットワークイベントや会議中など、重要な詳細をリアルタイムで把握することができます。連絡先リストを常に最新の状態に保つことで、フォローアップやアウトリーチの目的で重要な情報にアクセスできるようになります。

リンク関連個人： この機能により、同じクライアントのために働く同僚や同じ家族のメンバーなど、関係を共有する個人を結びつける機会が得られます。連絡先をリンクすることで、関係や組織階層がより明確になり、1つの組織内で複数の連絡先を管理する企業にとって有益です。これにより、ユーザーは重要な関係を特定し、数分で重複を避けることができるため、コミュニケーションが大幅に改善されます。

カスタムフィールド： カスタムフィールドはパーソナライズされたタッチを提供し、この機能を持つことは常に素晴らしいことです。Googleは、ユーザーが入力できる情報を制限していません。連絡先のカスタムフィールドを作成し、デフォルトのオプション以外の特定の情報を保存することができます（追加の電話番号、プロジェクトのメモ、ロイヤリティのステータスなど）。このような柔軟性は、企業が特定のニーズを満たすために連絡先レコードを調整することができます。これは、ユニークな顧客データを必要とする企業にとって価値があります。

Shared Contacts Managerツールで顧客連絡先を共有する

社内で連絡先を管理することは重要ですが、企業ではチームや部署間で効率的に連絡先情報を共有する必要もあります。Google Workspaceのアプリ Shared Contacts Manager は、この課題に対する手軽な解決策を提供し、顧客が最も望んでいるニーズに応えている。 

Gmailユーザーと連絡先を共有： Shared Contacts Managerの最大の利点の一つは、Gmailアカウントを使用している誰とでも連絡先を共有できることです。これは、外部のクライアントやフリーランサー、パートナーと仕事をする企業にとって実用的な機能です。チームメンバー全員が最新の連絡先情報にアクセスできるため、効率的なコラボレーションが可能になります。共有した連絡先は、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ間で同期できるため、共有リソースとのつながりを維持しやすくなります。

社内で連絡先を管理することは重要ですが、企業ではチームや部署を超えて連絡先情報を効率的に共有する必要もあります。Google WorkspaceのアプリShared Contacts Managerは、この課題に対する便利なソリューションを提供し、顧客が最も望んでいるニーズに応えます。 

Gmailユーザーと連絡先を共有： Shared Contacts Managerの最大の利点の一つは、Gmailアカウントを使用している誰とでも連絡先を共有できることです。これは、外部のクライアントやフリーランサー、パートナーと仕事をする企業にとって実用的な機能です。チームメンバー全員が最新の連絡先情報にアクセスできるため、効率的なコラボレーションが可能になります。共有した連絡先は、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ間で同期できるため、共有リソースとのつながりを維持しやすくなります。

ドメイン全体の共有： Google Workspace内でビジネスを行っている場合、連絡先の共有は組織全体で問題なく行えるようになりました。ドメイン内の同僚と連絡先リストを共有し、チームメンバー全員が同じ情報にすぐにアクセスできるようになります。これにより、一貫性のあるコミュニケーションが促進され、ミスコミュニケーションが減り、部門を超えたワークフローが強化され、同僚やユニット長などの社内連絡先の管理が容易になります。

クロスドメイン共有： Shared Contacts Managerは、異なるドメイン間で連絡先を共有することもできます。これは、外部の企業やクライアントとコラボレーションする組織にとって強力なツールです。この機能により、ビジネスパートナー、ベンダー、サービスプロバイダーが社内チームと同じ連絡先データで作業することが保証され、連携が向上し、業務効率が高まります。

迅速な同期：ユーザー間の連絡先の正確性と関連性は、全体的なビジネス効率を提供する上で非常に重要です。Shared Contacts Managerは迅速な同期機能を提供し、すべての共有連絡先の更新をユーザー間で迅速に反映させます。アプリの初回起動後、ユーザーは手動で同期をトリガーし、最新の連絡先データをすぐに共有することができます。また、アプリは数時間ごとに自動的に同期し、共有ラベルの最新の変更をすべてのユーザーに反映させます。こうすることで、同じプロジェクトやアカウントで働くメンバーは、常に最新の連絡先情報にアクセスすることができます。

連絡先データのセキュリティ維持

Google WorkspaceとShared Contacts Managerは、連絡先の安全性と機密性を優先するための堅牢なソリューションを提供しています。

エンタープライズグレードのセキュリティ： Google Workspace は、暗号化、2 要素認証、定期的なセキュリティ更新など、エンタープライズレベルのセキュリティ機能を提供しています。これらの対策により、連絡先データを不正アクセスから保護し、権限のある担当者のみが機密情報にアクセスできるようにします。Googleのグローバルなセキュリティインフラにより、企業はデータ漏洩や漏えいを心配することなく、安心して連絡先を保存、共有することができます。
ユーザーレベルのパーミッション： Shared Contacts Managerは、管理者に特定のユーザーレベルの権限を設定する機能を提供します。ユーザが連絡先を閲覧、編集、共有できるかどうかを制御することができ、組織内または個別の個人で連絡先データがどのように扱われるかを制御するレイヤーを追加することができます。顧客データへの様々なレベルのアクセスを必要とする異なるチームや部門を持つ企業は、様々なアクセス許可を適用することで間違いなく恩恵を受けるでしょう。

グループレベルのパーミッション： ユーザーレベルのアクセス権だけでなく、チームや部署全体のグループレベルのアクセス権も設定できます。これにより、より大きなグループに対してアクセス権を与えたり制限したりする必要がある場合の管理が簡素化されます。この場合、特定のプロジェクトやアカウントに取り組んでいるチームは、不要なデータを公開することなく、必要な情報を得ることができます。

所有権移転の連絡先 組織内での役割の変化に伴い、連絡先の所有権をチームメンバーから別のメンバーに移すことも簡単です。人事異動があっても、顧客との関係は常に適切に維持されます。重要な顧客の詳細を見失うことなく、顧客管理に継続性を持たせたい企業にとって、これは素晴らしい機能です。

Google CRMソフトウェアでクロスプラットフォームでのコンタクトアクセスが容易に

Google Workspaceを使えば、あらゆるアプリケーションやデバイスから連絡先にシームレスにアクセスできます。Gmail、Googleドライブ、カレンダーを使用しているときは、プラットフォーム間で面倒な切り替えをすることなく、連絡先をすぐに利用できます。このクラウドベースの同期は、デスクトップ、ラップトップ、モバイルデバイスのいずれで作業していても、連絡先の詳細の更新がすべてのデバイスに即座に反映されることを意味します。 

一方、従来の CRM では、特定のアプリケーションへのアクセスが制限され、個別のログインや統合が必要な場合が多く、生産性の妨げとなっていました。Google Workspaceのこの相互接続性は、より高い効率を促進し、どこにいても、どのデバイスを使用していても、顧客との関係をより簡単に管理することができます。

グーグルユーザーのためのCRMとしてのG Suiteについての最終的な考察 

結論として、従来のCRMは大企業に適しているかもしれないが、Google Workspaceは中小企業に効果的で手頃な代替手段を提供する。連絡先の管理や共有など、CRM に不可欠な機能の多くは、高価なソフトウェアや急な学習カーブを経ずに、使い慣れた Google のエコシステム内で直接処理することができます。Shared Contacts Managerは、連絡先の整理、共有、チーム間のコラボレーションを簡素化し、適切でアクセスしやすい情報を全員に提供することで、このエクスペリエンスを向上させます。Google Workspaceと Shared Contacts Manager顧客との関係を効率的かつ手頃な価格で管理できます。今すぐ無料でお試しください！