Så här använder du Google Workspace som CRM-system för ditt företag

Tänk om någon sa till dig att ett fullskaligt CRM-system kanske inte är det som passar ditt företag bäst? Skulle du vara skeptisk eller öppen för idén med ett korrekt resonemang? Det går inte att förneka att CRM-system erbjuder stora fördelar, från hantering av kontakter till automatisering av uppgifter. Men många företag, särskilt mindre företag, behöver inte alltid så omfattande system för den dagliga verksamheten. De verktyg som behövs för att snabba upp och förenkla arbetsflöden finns ofta tillgängliga på plattformar som Google Workspace, men de förbises ofta trots att de är enkla, kostnadseffektiva och mycket effektiva alternativ.

Behöver jag ett CRM-system för mina affärsbehov?

Stora företag med omfattande kundbaser och komplexa verksamheter förlitar sig i hög grad på CRM-system för att hantera sina arbetsflöden. Dessa verktyg hjälper till att automatisera processer, effektivisera kommunikationen och analysera data, vilket gör dem viktiga för företag med hundratals anställda och oändliga resurser. För mindre företag är beslutet att investera i ett CRM-system dock inte lika enkelt.

Även om dessa system erbjuder obestridliga fördelar måste mindre företag noga väga för- och nackdelar med hänsyn till sina specifika behov, företagets storlek och tillgängliga resurser. Ibland kan den kostnad, tid och ansträngning som krävs för att införa ett CRM-system överväga de potentiella fördelarna.

Är ett CRM-system värt utgiften?

En av de största bördorna för mindre företag när de inför ett CRM-system är kostnaden. Välkända CRM-plattformar som Salesforce, HubSpot eller Zoho kan ta mellan $25 och $300 per användare och månad, beroende på plan och funktioner. Även mindre, mindre kända lösningar kommer med en rejäl prislapp, särskilt när man räknar in kostnaderna för att utbilda anställda och installera systemet. Detta inkluderar inte de extra kostnaderna för löpande underhåll, anpassning och professionell onboarding, vilket kan belasta budgetarna ytterligare.

För många företag, särskilt de med små team eller begränsade kundbaser, är det inte säkert att dessa kostnader motiverar investeringen när enklare lösningar kan göra jobbet.

Överdrivna funktioner som du kanske inte behöver

CRM-system är ofta fulla av funktioner som småföretag kanske aldrig kommer att använda. Avancerade analyser, försäljningsprognoser och detaljerad spårning av kundresor är utmärkta för stora företag, men är ofta onödiga för ett team som bara försöker organisera kontakter och kommunicera med kunder. Viktiga funktioner som kontakthantering och grundläggande uppgiftsautomatisering är vanligtvis de mest nödvändiga funktionerna, men många CRM-lösningar levereras med en uppsvälld mängd verktyg som sällan berörs.

Mindre företag bör fokusera på vad de verkligen behöver - ofta enkla verktyg för att organisera kontakter och kommunikation. Istället för att investera i funktionsrika CRM-system kan du överväga att använda plattformar som Google Workspace, som ger precis tillräckligt med funktionalitet utan att överväldiga användaren.

CRM-komplexitet: Ett hinder för effektivitet

En annan viktig utmaning med CRM-system är deras komplexitet. Att konfigurera ett CRM-system är inte bara tidskrävande utan kräver ofta specialkunskaper. Många företag måste anställa särskilda CRM-administratörer eller rådfråga experter, vilket ökar både kostnaderna och komplexiteten.

Google Workspace är å andra sidan intuitivt och bekant för de flesta användare. Dess förmåga att integreras med befintliga arbetsflöden gör det till ett tilltalande alternativ. Genom att använda verktyg som Gmail, Google Kontakteroch Google Drive kan småföretag hantera sina kontakter, schemalägga uppgifter och kommunicera sömlöst utan att behöva navigera i komplexiteten hos ett fullfjädrat CRM-system.

För att hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut har vi skapat en enkel jämförelsetabell som beskriver viktiga faktorer att ta hänsyn till när du bestämmer om ditt företag verkligen behöver ett komplett CRM-system eller om en mer förenklad lösning kan uppfylla alla krav.

Hur använder man Google som CRM?

Kärnan i CRM-system ligger i att hantera kundrelationer och interaktioner, särskilt genom effektiv kontakthantering. Google Workspace, med sin uppsättning verktyg, erbjuder en praktisk och prisvärd lösning på många av de funktioner som traditionellt hanteras av större kundrelationssystem. Låt oss utforska hur Google Workspace kan användas som ett kapabelt CRM-alternativ.

Hantera kontakter med gratis Google-lösning

Google Contacts är ett kraftfullt men enkelt verktyg som gör det möjligt för företag att hantera sina kunddata utan att behöva en separat CRM-plattform. Det erbjuder användarna allt de behöver för korrekt kundhantering.

Alla kontakter på ett ställe: Med Google Kontakter kan du samla alla dina företagskontakter på en centraliserad, molnbaserad plats. Oavsett vilket verktyg du använder - e-post, Google Drive eller Kalender - synkroniseras dina kontakter alltid mellan olika enheter och program, vilket ger dig omedelbar tillgång till viktiga kunduppgifter var du än befinner dig. Den här funktionen förenklar hanteringen genom att eliminera behovet av att använda flera plattformar eller manuellt uppdatera kontakter i olika system.

Etiketter för organisation: En av fördelarna med Google Kontakter är möjligheten att kategorisera kontakter med hjälp av etiketter. Du kan gruppera kontakter efter olika kriterier - t.ex. kunder, partners, leads eller specifika projektteam - vilket gör hanteringen mer organiserad och enkel. Detta är särskilt användbart för företag som vill segmentera sin kundbas för riktad kommunikation eller marknadsföring. Dessutom kan kontakter enkelt flyttas mellan etiketter, vilket gör det enkelt att omfördela eller uppdatera kontaktkategorier när relationerna utvecklas.

Manuellt tillägg av nya kontakter: Google Kontakter erbjuder intuitiva och flexibla alternativ för att manuellt lägga till nya kontakter, oavsett om du anger en ny lead eller uppdaterar en befintlig kunds information. Detta hjälper företag att fånga viktiga detaljer i realtid, till exempel under nätverksevenemang eller möten. Genom att hålla din kontaktlista aktuell och uppdaterad kan du få tillgång till viktig information för uppföljning eller uppsökande verksamhet.

Länk Relaterade individer: Den här funktionen ger dig möjlighet att koppla samman personer som delar en relation, t.ex. kollegor som arbetar för samma kund eller medlemmar i samma familj. Att länka kontakter ger en tydligare bild av relationer och organisationshierarkier, vilket kan vara till nytta för företag som hanterar flera kontaktpunkter inom en och samma organisation. Detta förbättrar kommunikationen avsevärt genom att användarna kan identifiera viktiga relationer och undvika redundans på bara några minuter.

Anpassade fält: Anpassade fält ger en personlig touch, och att ha den här funktionen är alltid bra. Google begränsar inte sina användare när det gäller vilken information de kan ange. Du kan skapa anpassade fält för kontakter, vilket gör att du kan lagra specifik information utöver standardalternativen (t.ex. ytterligare telefonnummer, projektanteckningar eller lojalitetsstatus). En sådan flexibilitet gör det möjligt för företag att anpassa sina kontaktregister efter specifika behov. Detta kan vara värdefullt för företag med unika krav på kunddata.

Dela dina kundkontakter med verktyget Shared Contacts Manager

Det är viktigt att hantera kontakter internt, men företag behöver också dela kontaktinformation effektivt mellan team och avdelningar. Google Workspaces app Shared Contacts Manager erbjuder en praktisk lösning på denna utmaning och svarar mot kundernas mest efterfrågade behov. 

Dela kontakter med Gmail-användare: En av de största fördelarna med Shared Contacts Manager är möjligheten att dela kontakter med alla som använder ett Gmail-konto. Det här är en praktisk funktion för företag som arbetar med externa kunder, frilansare eller partners. Teammedlemmarna kan samarbeta effektivt när de vet att de alla har tillgång till den mest aktuella kontaktinformationen. Delade kontakter kan synkroniseras mellan Gmail, Google Kalender och Google Drive, vilket gör det enklare att hålla kontakten med delade resurser.

Det är viktigt att hantera kontakter internt, men företag behöver också dela kontaktinformation effektivt mellan team och avdelningar. Google Workspace-appen Shared Contacts Manager erbjuder en praktisk lösning på den här utmaningen och svarar mot kundernas mest efterfrågade behov. 

Dela kontakter med Gmail-användare: En av de största fördelarna med Shared Contacts Manager är möjligheten att dela kontakter med alla som använder ett Gmail-konto. Det här är en praktisk funktion för företag som arbetar med externa kunder, frilansare eller partners. Teammedlemmarna kan samarbeta effektivt när de vet att de alla har tillgång till den mest aktuella kontaktinformationen. Delade kontakter kan synkroniseras mellan Gmail, Google Kalender och Google Drive, vilket gör det enklare att hålla kontakten med delade resurser.

Domänövergripande delning: För företag som arbetar inom Google Workspace är kontaktdelning nu problemfri inom hela organisationen. Du kan dela kontaktlistor med kollegor inom din domän och vara säker på att alla teammedlemmar har omedelbar tillgång till samma information. Detta främjar konsekvent kommunikation, minskar missförstånd och förbättrar arbetsflöden mellan avdelningar, vilket gör det enklare att hantera interna kontakter som medarbetare eller enhetschefer.

Delning över domängränser: Shared Contacts Manager gör det också möjligt att dela kontakter över olika domäner. Det är ett kraftfullt verktyg för organisationer som samarbetar med externa företag eller kunder. Den här funktionen garanterar att dina affärspartners, leverantörer eller tjänsteleverantörer arbetar med samma kontaktdata som ditt interna team, vilket förbättrar samordningen och ökar effektiviteten i verksamheten.

Snabb synkronisering: Korrekta och relevanta kontakter mellan olika användare är avgörande för den totala effektiviteten i verksamheten. Shared Contacts Manager erbjuder snabba synkroniseringsfunktioner, vilket gör att alla delade kontaktuppdateringar återspeglas snabbt mellan användarna. När appen först har lanserats kan användarna manuellt utlösa synkronisering för att dela de senaste kontaktuppgifterna omedelbart. Alternativt synkroniseras appen automatiskt med några timmars mellanrum, vilket håller alla användare uppdaterade med de senaste ändringarna i delade etiketter. På så sätt har medlemmar som arbetar med samma projekt eller konton alltid tillgång till den senaste kontaktinformationen.

Upprätthålla säkerheten för kontaktuppgifter

Säkerhet är ett stort problem när man hanterar känsliga kunddata, och Google Workspace tillsammans med Shared Contacts Manager erbjuder robusta lösningar för att prioritera säkerheten och sekretessen för dina kontakter.

Säkerhet i företagsklass: Google Workspace tillhandahåller säkerhetsfunktioner på företagsnivå, inklusive kryptering, tvåfaktorsautentisering och regelbundna säkerhetsuppdateringar. Dessa åtgärder hjälper till att skydda dina kontaktuppgifter från obehörig åtkomst och säkerställer att endast behörig personal har tillgång till känslig information. Med Googles globala säkerhetsinfrastruktur kan företag tryggt lagra och dela kontakter utan att behöva oroa sig för dataintrång eller läckor.
Behörigheter på användarnivå: Shared Contacts Manager ger administratörer möjlighet att ställa in specifika behörigheter på användarnivå. Du kan styra om en användare kan visa, redigera eller dela kontakter, vilket ger ett lager av kontroll över hur kontaktdata hanteras inom din organisation eller av enskilda individer. Företag med olika team eller avdelningar som kräver olika nivåer av åtkomst till kunddata kommer definitivt att dra nytta av att tillämpa olika behörigheter.

Behörigheter på gruppnivå: Förutom behörigheter på användarnivå kan du ange åtkomsträttigheter på gruppnivå för hela team eller avdelningar. Detta förenklar hanteringen när du behöver ge eller begränsa åtkomst för större grupper. I det här fallet får team som arbetar med specifika projekt eller konton den information de behöver utan att exponera onödiga data.

Kontakt Överföring av äganderätt: När rollerna skiftar inom organisationen är det enkelt att överföra ägandet av kontakter från en teammedlem till en annan. Kundrelationerna kommer alltid att upprätthållas på rätt sätt, även när det sker personalförändringar. Det är en bra funktion för företag som vill skapa kontinuitet i kundhanteringen utan att tappa bort viktiga kunddetaljer.

Kontaktåtkomst över plattformar är enkelt med Googles CRM-programvara

Med Google Workspace kan du enkelt komma åt dina kontakter i alla program och enheter. När du använder Gmail, Google Drive eller Kalender är dina kontakter lättillgängliga utan att du behöver växla mellan olika plattformar. Den molnbaserade synkroniseringen innebär att uppdateringar av kontaktuppgifter omedelbart återspeglas på alla enheter, oavsett om du arbetar från en stationär, bärbar eller mobil enhet. 

Traditionella CRM-system begränsar däremot ofta tillgängligheten till specifika applikationer och kräver separata inloggningar och integrationer, vilket kan hämma produktiviteten. Den här sammankopplingen av Google Workspace bidrar till ökad effektivitet och gör det enklare att hantera kundrelationer, oavsett var du befinner dig eller vilken enhet du använder.

Slutliga tankar om G Suite som CRM för Google-användare 

Sammanfattningsvis kan man säga att medan traditionella CRM-system passar stora företag, erbjuder Google Workspace ett effektivt och prisvärt alternativ för mindre företag. Många av de viktigaste CRM-funktionerna, till exempel kontakthantering och delning, kan hanteras direkt inom det välbekanta Google-ekosystemet utan kostsam programvara eller branta inlärningskurvor. Shared Contacts Manager förbättrar denna upplevelse genom att förenkla kontaktorganisation, delning och samarbete mellan team, vilket ger alla relevant och tillgänglig information. Med Google Workspace och Shared Contacts Managerkan företag hantera kundrelationer på ett effektivt och prisvärt sätt. Prova det gratis idag!