Wie Sie Google Workspace als CRM für Ihr Unternehmen nutzen

Was wäre, wenn Ihnen jemand sagen würde, dass ein umfassendes CRM-System nicht die beste Lösung für Ihr Unternehmen ist? Wären Sie skeptisch oder offen für die Idee, wenn Sie die richtigen Argumente hätten? Es ist unbestreitbar, dass CRM große Vorteile bietet, von der Verwaltung von Kontakten bis zur Automatisierung von Aufgaben. Viele Unternehmen, vor allem kleinere, benötigen jedoch nicht immer so umfangreiche Systeme für die tägliche Arbeit. Die Tools, die zur Beschleunigung und Vereinfachung von Arbeitsabläufen benötigt werden, sind oft auf Plattformen wie Google Workspace verfügbar, werden aber häufig übersehen, obwohl sie einfache, kostengünstige und hocheffiziente Alternativen darstellen.

Brauche ich ein CRM-System für meine Geschäftsanforderungen?

Große Unternehmen mit einem umfangreichen Kundenstamm und komplexen Abläufen verlassen sich bei der Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe in hohem Maße auf CRM-Systeme. Diese Tools helfen dabei, Prozesse zu automatisieren, die Kommunikation zu rationalisieren und Daten zu analysieren, was sie für Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitern und endlosen Ressourcen unverzichtbar macht. Für kleinere Unternehmen ist die Entscheidung, in ein CRM-System zu investieren, jedoch nicht so leicht zu treffen.

Obwohl diese Systeme unbestreitbare Vorteile bieten, müssen kleinere Unternehmen die Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen und dabei ihre spezifischen Bedürfnisse, die Unternehmensgröße und die verfügbaren Ressourcen berücksichtigen. Manchmal überwiegen die Kosten, die Zeit und der Aufwand, die für die Einführung eines CRM-Systems erforderlich sind, die potenziellen Vorteile.

Ist ein CRM die Kosten wert?

Eine der größten Belastungen für kleinere Unternehmen bei der Einführung eines CRM sind die Kosten. Bekannte CRM-Plattformen wie Salesforce, HubSpot oder Zoho können je nach Tarif und Funktionen zwischen $25 und $300 pro Benutzer und Monat kosten. Selbst kleinere, weniger bekannte Lösungen haben einen hohen Preis, vor allem wenn man die Kosten für die Schulung der Mitarbeiter und die Einrichtung des Systems mit einbezieht. Dabei sind die zusätzlichen Ausgaben für die laufende Wartung, die Anpassung und die professionelle Einarbeitung noch gar nicht berücksichtigt, was das Budget zusätzlich belasten kann.

Für viele Unternehmen, insbesondere solche mit kleinen Teams oder begrenztem Kundenstamm, rechtfertigen diese Kosten möglicherweise nicht die Investition, wenn einfachere Lösungen die Aufgabe erfüllen können.

Überschüssige Funktionen, die Sie vielleicht nicht brauchen

CRMs sind oft mit Funktionen vollgepackt, die kleine Unternehmen vielleicht nie nutzen werden. Erweiterte Analysen, Verkaufsprognosen und eine detaillierte Verfolgung der Customer Journey sind für große Unternehmen hervorragend geeignet, aber für ein Team, das lediglich versucht, Kontakte zu organisieren und mit Kunden zu kommunizieren, oft unnötig. Wesentliche Funktionen wie Kontaktmanagement und grundlegende Aufgabenautomatisierung sind in der Regel die am meisten benötigten Funktionen, aber viele CRM-Lösungen sind mit einer Vielzahl von Tools ausgestattet, die kaum genutzt werden.

Kleinere Unternehmen sollten sich auf das konzentrieren, was sie wirklich brauchen - oft einfache Tools zur Kontaktorganisation und Kommunikation. Anstatt in funktionsreiche CRMs zu investieren, sollten sie Plattformen wie Google Workspace nutzen, die gerade genug Funktionalität bieten, ohne den Benutzer zu überfordern.

CRM-Komplexität: Ein Hindernis für die Effizienz

Eine weitere große Herausforderung bei CRMs ist ihre Komplexität. Die Einrichtung eines CRM ist nicht nur zeitaufwändig, sondern erfordert oft auch spezielle Kenntnisse. Viele Unternehmen müssen spezielle CRM-Administratoren einstellen oder sich von Experten beraten lassen, was sowohl die Kosten als auch die Komplexität erhöht.

Google Workspace hingegen ist intuitiv und den meisten Nutzern vertraut. Seine Fähigkeit, sich in bestehende Arbeitsabläufe zu integrieren, macht es zu einer attraktiven Alternative. Durch die Verwendung von Tools wie Gmail, Google-Kontakteund Google Drive können kleine Unternehmen ihre Kontakte verwalten, Aufgaben planen und nahtlos kommunizieren, ohne sich mit der Komplexität eines vollwertigen CRM-Systems auseinandersetzen zu müssen.

Damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, haben wir eine einfache Vergleichstabelle erstellt, in der die wichtigsten Faktoren aufgeführt sind, die Sie bei der Entscheidung berücksichtigen sollten, ob Ihr Unternehmen wirklich ein vollständiges CRM-System benötigt oder ob eine einfachere Lösung alle Anforderungen erfüllen kann.

Wie kann man Google als CRM nutzen?

Der Kern von CRM-Systemen liegt in der Verwaltung von Kundenbeziehungen und -interaktionen, insbesondere durch effizientes Kontaktmanagement. Google Workspace bietet mit seiner Tool-Suite eine praktische und erschwingliche Lösung für viele der Funktionen, die traditionell von größeren Kundenbeziehungssystemen übernommen werden. Lassen Sie uns erkunden, wie Google Workspace als leistungsfähige CRM-Alternative eingesetzt werden kann.

Verwalten von Kontakten mit der kostenlosen Google-Lösung

Google Contacts ist ein leistungsstarkes, aber einfaches Tool, mit dem Unternehmen ihre Kundendaten verwalten können, ohne eine separate CRM-Plattform zu benötigen. Es bietet den Nutzern alles, was sie für ein gutes Kundenmanagement benötigen.

Alle Kontakte an einem Ort: Mit Google Contacts können Sie alle Ihre Geschäftskontakte an einem zentralen, cloudbasierten Ort zusammenfassen. Unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden - Google Mail, Google Drive oder Kalender - werden Ihre Kontakte immer über alle Geräte und Anwendungen hinweg synchronisiert, sodass Sie überall sofortigen Zugriff auf wichtige Kundendaten haben. Diese Funktion vereinfacht die Verwaltung, da Sie nicht mehr mehrere Plattformen verwenden oder Kontakte in verschiedenen Systemen manuell aktualisieren müssen.

Etiketten für die Organisation: Einer der Vorteile von Google Contacts ist die Möglichkeit, Kontakte mithilfe von Etiketten zu kategorisieren. Sie können Kontakte nach verschiedenen Kriterien gruppieren, z. B. nach Kunden, Partnern, Leads oder bestimmten Projektteams, was eine bessere Organisation und einfachere Verwaltung ermöglicht. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die ihren Kundenstamm für gezielte Kommunikation oder Marketing segmentieren möchten. Außerdem lassen sich Kontakte mühelos zwischen Labels hin- und herschieben, so dass es einfach ist, Kontaktkategorien neu zuzuordnen oder zu aktualisieren, wenn sich die Beziehungen weiterentwickeln.

Manuelles Hinzufügen von neuen Kontakten: Google Contacts bietet intuitive und flexible Optionen für das manuelle Hinzufügen neuer Kontakte, egal ob Sie einen neuen Lead eingeben oder die Informationen eines bestehenden Kunden aktualisieren. Dies hilft Unternehmen, wichtige Details in Echtzeit zu erfassen, z. B. bei Networking-Veranstaltungen oder Meetings. Wenn Sie Ihre Kontaktliste auf dem neuesten Stand halten, können Sie für Nachfassaktionen oder Kontaktaufnahmen auf wichtige Informationen zugreifen.

Link Verwandte Personen: Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, Personen zu verbinden, die in einer Beziehung zueinander stehen, z. B. Kollegen, die für denselben Kunden arbeiten, oder Mitglieder der gleichen Familie. Die Verknüpfung von Kontakten bietet einen klareren Überblick über Beziehungen und Organisationshierarchien, was für Unternehmen, die mehrere Kontaktstellen innerhalb einer einzigen Organisation verwalten, von Vorteil sein kann. Dies verbessert die Kommunikation erheblich, da die Benutzer innerhalb weniger Minuten wichtige Beziehungen erkennen und Redundanzen vermeiden können.

Benutzerdefinierte Felder: Benutzerdefinierte Felder bieten eine persönliche Note, und eine solche Funktion ist immer gut. Google schränkt seine Nutzer nicht in Bezug auf die Informationen ein, die sie eingeben können. Sie können benutzerdefinierte Felder für Kontakte erstellen, in denen Sie über die Standardoptionen hinaus spezifische Informationen speichern können (z. B. zusätzliche Telefonnummern, Projektnotizen oder Treuestatus). Dank dieser Flexibilität können Unternehmen ihre Kontaktdatensätze an spezifische Anforderungen anpassen. Dies kann für Unternehmen mit besonderen Anforderungen an die Kundendaten sehr nützlich sein.

Teilen Sie Ihre Kundenkontakte mit dem Shared Contacts Manager-Tool

Die interne Verwaltung von Kontakten ist wichtig, aber Unternehmen müssen auch Kontaktinformationen effizient zwischen Teams und Abteilungen austauschen. Die App von Google Workspace Shared Contacts Manager bietet eine praktische Lösung für diese Herausforderung, die den wichtigsten Bedürfnissen der Kunden entspricht. 

Kontakte mit Gmail-Benutzern teilen: Einer der größten Vorteile von Shared Contacts Manager ist die Möglichkeit, Kontakte mit jedem zu teilen, der ein Gmail-Konto verwendet. Dies ist eine praktische Funktion für Unternehmen, die mit externen Kunden, Freiberuflern oder Partnern zusammenarbeiten. Teammitglieder können effektiv zusammenarbeiten, da sie wissen, dass sie alle Zugriff auf die aktuellsten Kontaktdaten haben. Freigegebene Kontakte können mit Google Mail, Google Kalender und Google Drive synchronisiert werden, so dass es einfacher ist, mit gemeinsamen Ressourcen in Verbindung zu bleiben.

Die interne Verwaltung von Kontakten ist wichtig, aber Unternehmen müssen auch Kontaktinformationen effizient zwischen Teams und Abteilungen austauschen. Die App Shared Contacts Manager von Google Workspace bietet eine praktische Lösung für diese Herausforderung und erfüllt die wichtigsten Kundenwünsche. 

Kontakte mit Gmail-Benutzern teilen: Einer der größten Vorteile von Shared Contacts Manager ist die Möglichkeit, Kontakte mit jedem zu teilen, der ein Gmail-Konto verwendet. Dies ist eine praktische Funktion für Unternehmen, die mit externen Kunden, Freiberuflern oder Partnern zusammenarbeiten. Teammitglieder können effektiv zusammenarbeiten, da sie wissen, dass sie alle Zugriff auf die aktuellsten Kontaktdaten haben. Freigegebene Kontakte können mit Google Mail, Google Kalender und Google Drive synchronisiert werden, so dass es einfacher ist, mit gemeinsamen Ressourcen in Verbindung zu bleiben.

Domänenweite Freigabe: Für Unternehmen, die mit Google Workspace arbeiten, ist die gemeinsame Nutzung von Kontakten innerhalb einer Organisation jetzt problemlos möglich. Sie können Kontaktlisten mit Kollegen innerhalb Ihrer Domäne teilen und sicherstellen, dass alle Teammitglieder sofortigen Zugriff auf dieselben Informationen haben. Dies fördert eine konsistente Kommunikation, reduziert Missverständnisse und verbessert abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe, wodurch die Verwaltung interner Kontakte wie Mitarbeiter oder Abteilungsleiter erleichtert wird.

Domänenübergreifende gemeinsame Nutzung: Shared Contacts Manager ermöglicht auch die gemeinsame Nutzung von Kontakten über verschiedene Domänen hinweg. Dies ist ein leistungsstarkes Tool für Organisationen, die mit externen Unternehmen oder Kunden zusammenarbeiten. Diese Funktion garantiert, dass Ihre Geschäftspartner, Lieferanten oder Dienstleister mit denselben Kontaktdaten arbeiten wie Ihr internes Team, was die Koordination verbessert und die betriebliche Effizienz steigert.

Schnelle Synchronisierung: Die Genauigkeit und Relevanz von Kontakten zwischen verschiedenen Benutzern ist entscheidend für die Effektivität des gesamten Unternehmens. Shared Contacts Manager bietet schnelle Synchronisierungsfunktionen, so dass alle Aktualisierungen der gemeinsam genutzten Kontakte sofort für alle Benutzer sichtbar sind. Nach dem ersten Start der App können Benutzer die Synchronisierung manuell auslösen, um die neuesten Kontaktdaten sofort zu teilen. Alternativ dazu synchronisiert die App alle paar Stunden automatisch, so dass alle Benutzer über die neuesten Änderungen in den freigegebenen Etiketten auf dem Laufenden sind. Auf diese Weise haben Mitglieder, die an denselben Projekten oder Konten arbeiten, immer Zugriff auf die aktuellsten Kontaktinformationen.

Sicherheit der Kontaktdaten aufrechterhalten

Sicherheit ist ein wichtiges Anliegen beim Umgang mit sensiblen Kundendaten, und Google Workspace bietet zusammen mit Shared Contacts Manager robuste Lösungen, die die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Kontakte in den Vordergrund stellen.

Sicherheit auf Unternehmensniveau: Google Workspace bietet Sicherheitsfunktionen auf Unternehmensniveau, darunter Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsupdates. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, Ihre Kontaktdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben. Dank der globalen Sicherheitsinfrastruktur von Google können Unternehmen ihre Kontakte ohne Bedenken speichern und freigeben, ohne sich Gedanken über Datenschutzverletzungen oder Datenlecks machen zu müssen.
Berechtigungen auf Benutzerebene: Shared Contacts Manager bietet Administratoren die Möglichkeit, spezifische Berechtigungen auf Benutzerebene festzulegen. Sie können festlegen, ob ein Benutzer Kontakte anzeigen, bearbeiten oder freigeben darf, und so den Umgang mit Kontaktdaten innerhalb Ihres Unternehmens oder einzelner Personen kontrollieren. Unternehmen mit verschiedenen Teams oder Abteilungen, die unterschiedliche Zugriffsrechte auf Kundendaten benötigen, werden definitiv von der Anwendung verschiedener Berechtigungen profitieren.

Berechtigungen auf Gruppenebene: Zusätzlich zu den Zugriffsrechten auf Benutzerebene können Sie auch Zugriffsrechte auf Gruppenebene für ganze Teams oder Abteilungen festlegen. Dies vereinfacht die Verwaltung, wenn Sie den Zugriff für größere Gruppen gewähren oder einschränken müssen. In diesem Fall erhalten die Teams, die an bestimmten Projekten oder Konten arbeiten, die Informationen, die sie benötigen, ohne unnötige Daten preiszugeben.

Kontakt Eigentumsübertragung: Wenn sich die Rollen innerhalb Ihres Unternehmens ändern, ist es einfach, die Verantwortung für die Kontakte von einem Teammitglied auf ein anderes zu übertragen. Die Kundenbeziehungen werden immer ordnungsgemäß gepflegt, auch wenn es personelle Veränderungen gibt. Dies ist eine gute Funktion für Unternehmen, die Kontinuität in der Kundenverwaltung gewährleisten möchten, ohne den Überblick über wichtige Kundendaten zu verlieren.

Der plattformübergreifende Zugriff auf Kontakte ist mit der Google CRM-Software ganz einfach

Mit Google Workspace können Sie über alle Anwendungen und Geräte hinweg nahtlos auf Ihre Kontakte zugreifen. Wenn Sie Google Mail, Google Drive oder den Kalender verwenden, sind Ihre Kontakte sofort verfügbar, ohne dass Sie umständlich zwischen den Plattformen wechseln müssen. Diese Cloud-basierte Synchronisierung bedeutet, dass Aktualisierungen von Kontaktdaten sofort auf allen Geräten angezeigt werden, unabhängig davon, ob Sie mit einem Desktop, einem Laptop oder einem mobilen Gerät arbeiten. 

Im Gegensatz dazu beschränken herkömmliche CRMs oft den Zugriff auf bestimmte Anwendungen und erfordern separate Anmeldungen und Integrationen, was die Produktivität behindern kann. Die Vernetzung von Google Workspace fördert die Effizienz und erleichtert die Verwaltung von Kundenbeziehungen, unabhängig davon, wo Sie sich befinden oder welches Gerät Sie verwenden.

Abschließende Überlegungen zu G Suite als CRM für Google-Nutzer 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass herkömmliche CRM-Systeme zwar für große Unternehmen geeignet sind, Google Workspace jedoch eine effektive und kostengünstige Alternative für kleinere Unternehmen darstellt. Viele der wesentlichen CRM-Funktionen, wie Kontaktmanagement und -freigabe, können direkt im vertrauten Google-Ökosystem gehandhabt werden, ohne teure Software oder steile Lernkurven. Shared Contacts Manager verbessert diese Erfahrung, indem es die Organisation von Kontakten, die gemeinsame Nutzung und die teamübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht und allen Beteiligten relevante und zugängliche Informationen zur Verfügung stellt. Mit Google Workspace und Shared Contacts Managerkönnen Unternehmen ihre Kundenbeziehungen effizient und kostengünstig verwalten. Testen Sie es noch heute kostenlos!