비즈니스를 위한 CRM으로 구글 워크스페이스를 사용하는 방법

누군가 본격적인 CRM 시스템이 여러분의 비즈니스에 가장 적합하지 않을 수 있다고 말한다면 어떻게 하시겠습니까? 그 말에 회의적인 반응을 보이시겠습니까, 아니면 적절한 근거를 가지고 열린 마음으로 받아들이시겠습니까? 연락처 관리부터 작업 자동화에 이르기까지 CRM이 큰 이점을 제공한다는 사실은 부인할 수 없습니다. 하지만 많은 회사, 특히 소규모 회사에서는 일상적인 업무에 이러한 광범위한 시스템이 항상 필요한 것은 아닙니다. 워크플로우의 속도를 높이고 간소화하는 데 필요한 도구는 Google Workspace와 같은 플랫폼에서 사용할 수 있는 경우가 많지만, 간단하고 비용 효율적이며 매우 효율적인 대안임에도 불구하고 간과되는 경우가 많습니다.

비즈니스 요구에 맞는 CRM 시스템이 필요한가요?

방대한 고객 기반과 복잡한 운영을 가진 대기업은 워크플로우를 관리하기 위해 CRM 시스템에 크게 의존합니다. 이러한 도구는 프로세스를 자동화하고, 커뮤니케이션을 간소화하고, 데이터를 분석하는 데 도움이 되므로 수백 명의 직원과 무한한 리소스를 보유한 기업에게 필수적입니다. 하지만 소규모 비즈니스의 경우 CRM 시스템에 대한 투자 결정이 그리 간단하지 않습니다.

이러한 시스템은 부인할 수 없는 이점을 제공하지만, 소규모 기업은 특정 요구 사항, 회사 규모 및 가용 리소스를 고려하여 장단점을 신중하게 검토해야 합니다. 때로는 CRM을 도입하는 데 필요한 비용, 시간, 노력이 잠재적인 이점보다 더 클 수도 있습니다.

CRM은 비용 대비 가치가 있을까요?

소규모 비즈니스에서 CRM을 도입할 때 가장 큰 부담 중 하나는 비용입니다. Salesforce, HubSpot 또는 Zoho와 같이 잘 알려진 CRM 플랫폼은 플랜과 기능에 따라 사용자당 월 $25~$300의 비용이 청구될 수 있습니다. 특히 직원 교육 및 시스템 설정 비용을 고려하면 잘 알려지지 않은 소규모 솔루션의 경우에도 상당한 가격대가 책정됩니다. 여기에는 지속적인 유지 관리, 사용자 지정 및 전문가 온보딩에 대한 추가 비용은 포함되지 않으므로 예산이 더욱 부담스러울 수 있습니다.

특히 소규모 팀이나 제한된 고객 기반을 가진 많은 비즈니스의 경우, 더 간단한 솔루션으로도 충분히 해결할 수 있는데도 이러한 비용을 투자하는 것이 정당화되지 않을 수 있습니다.

필요하지 않을 수 있는 과도한 기능

CRM에는 소규모 기업에서는 절대 사용할 수 없는 기능이 포함되어 있는 경우가 많습니다. 고급 분석, 판매 예측, 상세한 고객 여정 추적 기능은 대기업에는 유용하지만 연락처를 정리하고 고객과 소통하는 팀에게는 불필요한 기능인 경우가 많습니다. 연락처 관리 및 기본 작업 자동화와 같은 필수 기능은 일반적으로 가장 필요한 기능이지만, 많은 CRM 솔루션에는 거의 손을 대지 않는 방대한 도구가 포함되어 있습니다.

소규모 비즈니스는 정말 필요한 기능, 즉 간단한 연락처 관리 및 커뮤니케이션 도구에 집중해야 합니다. 기능이 풍부한 CRM에 투자하는 대신 사용자에게 부담을 주지 않으면서도 충분한 기능을 제공하는 Google Workspace와 같은 플랫폼을 활용하는 것이 좋습니다.

CRM 복잡성: 효율성을 가로막는 장애물

CRM의 또 다른 중요한 과제는 복잡성입니다. CRM을 설정하는 데는 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 전문 지식이 필요한 경우가 많습니다. 많은 비즈니스에서 CRM 전담 관리자를 고용하거나 전문가와 상담해야 하므로 비용과 복잡성이 모두 증가합니다.

반면에 구글 워크스페이스는 직관적이고 대부분의 사용자에게 친숙합니다. 기존 워크플로와 통합할 수 있는 기능도 매력적인 대안입니다. Gmail과 같은 도구를 사용하세요, Google 연락처및 Google 드라이브를 통해 소규모 기업은 복잡한 CRM 시스템을 탐색할 필요 없이 연락처를 관리하고, 작업을 예약하고, 원활하게 소통할 수 있습니다.

정보에 입각한 결정을 내릴 수 있도록, 비즈니스에 완전한 CRM 시스템이 정말로 필요한지 아니면 보다 간소화된 솔루션으로 모든 사항을 충족할 수 있는지 결정할 때 고려해야 할 주요 요소를 요약한 간단한 비교표를 만들었습니다.

Google을 CRM으로 사용하는 방법은 무엇인가요?

CRM 시스템의 핵심은 효율적인 연락처 관리를 통해 고객 관계와 상호작용을 관리하는 데 있습니다. 도구 모음을 갖춘 Google Workspace는 기존 대형 고객 관계 시스템에서 처리하던 많은 기능을 실용적이고 경제적인 가격으로 제공합니다. Google Workspace를 유능한 CRM 대안으로 사용하는 방법을 살펴보세요.

무료 Google 솔루션으로 연락처 관리

Google 주소록은 기업이 별도의 CRM 플랫폼 없이도 고객 데이터를 관리할 수 있는 강력하면서도 간단한 도구입니다. 사용자에게 적절한 고객 관리에 필요한 모든 것을 제공합니다.

모든 연락처를 한 곳에: Google 주소록을 사용하면 모든 비즈니스 연락처를 클라우드 기반의 중앙 집중식 위치에 통합할 수 있습니다. 어떤 도구를 사용하든(메일, Google 드라이브, 캘린더) 연락처가 항상 모든 기기와 애플리케이션에서 동기화되므로 어디서든 중요한 고객 정보에 즉시 액세스할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 여러 플랫폼을 사용하거나 여러 시스템에서 연락처를 수동으로 업데이트할 필요가 없어 관리가 간편해집니다.

조직용 레이블: Google 주소록의 장점 중 하나는 레이블을 사용하여 연락처를 분류할 수 있다는 점입니다. 고객, 파트너, 리드 또는 특정 프로젝트 팀 등 다양한 기준에 따라 연락처를 그룹화할 수 있어 보다 체계적이고 간편하게 관리할 수 있습니다. 이는 타깃 커뮤니케이션이나 마케팅을 위해 고객층을 세분화하려는 비즈니스에 특히 유용합니다. 또한, 연락처를 레이블 간에 쉽게 이동할 수 있어 관계 변화에 따라 연락처 카테고리를 쉽게 재할당하거나 업데이트할 수 있습니다.

새 연락처 수동 추가: Google 주소록은 새 연락처를 수동으로 추가할 수 있는 직관적이고 유연한 옵션을 제공하여 새로운 리드를 입력하거나 기존 고객의 정보를 업데이트할 때 유용합니다. 이를 통해 비즈니스는 네트워킹 이벤트나 회의 중에 중요한 세부 정보를 실시간으로 캡처할 수 있습니다. 연락처 목록을 최신 상태로 유지하면 후속 조치나 홍보를 위해 중요한 정보에 액세스할 수 있습니다.

관련 개인을 연결합니다: 이 기능을 사용하면 같은 고객을 위해 일하는 동료나 같은 가족 구성원 등 관계를 공유하는 개인을 연결할 수 있습니다. 연락처를 연결하면 관계와 조직 계층 구조를 보다 명확하게 파악할 수 있어 단일 조직 내에서 여러 연락 창구를 관리하는 비즈니스에 유용할 수 있습니다. 이를 통해 사용자는 몇 분 만에 주요 관계를 파악하고 중복을 피할 수 있어 커뮤니케이션이 크게 개선됩니다.

사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 개인화된 터치를 제공하며, 이 기능은 언제나 유용합니다. Google은 사용자가 입력할 수 있는 정보를 제한하지 않습니다. 연락처에 사용자 지정 필드를 만들어 기본 옵션 외에 특정 정보(예: 추가 전화번호, 프로젝트 메모, 충성도 상태)를 저장할 수 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 기업은 특정 요구에 맞게 연락처 기록을 조정할 수 있습니다. 이는 고유한 고객 데이터 요구사항이 있는 기업에게 유용할 수 있습니다.

Shared Contacts Manager 도구로 고객 연락처 공유

내부적으로 연락처를 관리하는 것도 중요하지만, 기업에서는 팀과 부서 간에 연락처 정보를 효율적으로 공유해야 합니다. 구글 워크스페이스 앱 Shared Contacts Manager 는 이러한 문제에 대한 편리한 솔루션을 제공하여 고객이 가장 원하는 요구에 부응합니다. 

Gmail 사용자와 연락처 공유: Shared Contacts Manager의 가장 큰 장점 중 하나는 Gmail 계정을 사용하는 모든 사람과 연락처를 공유할 수 있다는 점입니다. 이는 외부 고객, 프리랜서 또는 파트너와 함께 일하는 비즈니스에 매우 유용한 기능입니다. 팀원 모두가 최신 연락처 정보에 액세스할 수 있으므로 효과적으로 협업할 수 있습니다. 공유 연락처는 Gmail, Google 캘린더, Google 드라이브에서 동기화할 수 있으므로 공유 리소스와 더 쉽게 연락할 수 있습니다.

내부적으로 연락처를 관리하는 것도 중요하지만, 기업에서는 팀과 부서 간에 연락처 정보를 효율적으로 공유해야 합니다. 구글 워크스페이스의 앱 Shared Contacts Manager는 이러한 문제에 대한 편리한 솔루션을 제공하여 고객이 가장 원하는 니즈에 부응합니다. 

Gmail 사용자와 연락처 공유: Shared Contacts Manager의 가장 큰 장점 중 하나는 Gmail 계정을 사용하는 모든 사람과 연락처를 공유할 수 있다는 점입니다. 이는 외부 고객, 프리랜서 또는 파트너와 함께 일하는 비즈니스에 매우 유용한 기능입니다. 팀원 모두가 최신 연락처 정보에 액세스할 수 있으므로 효과적으로 협업할 수 있습니다. 공유 연락처는 Gmail, Google 캘린더, Google 드라이브에서 동기화할 수 있으므로 공유 리소스와 더 쉽게 연락할 수 있습니다.

도메인 전체 공유: 이제 구글 워크스페이스 내에서 활동하는 비즈니스의 경우 조직 전체에서 연락처 공유를 문제없이 사용할 수 있습니다. 도메인 내 동료와 연락처 목록을 공유하고 모든 팀원이 동일한 정보에 즉시 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다. 이를 통해 일관된 커뮤니케이션을 촉진하고 잘못된 커뮤니케이션을 줄이며 부서 간 워크플로우를 개선하여 동료나 부서장 등 내부 연락처를 더 쉽게 관리할 수 있습니다.

도메인 간 공유: Shared Contacts Manager를 사용하면 여러 도메인에서 연락처를 공유할 수도 있습니다. 이는 외부 회사 또는 고객과 협업하는 조직을 위한 강력한 도구입니다. 이 기능을 사용하면 비즈니스 파트너, 공급업체 또는 서비스 제공업체가 내부 팀과 동일한 연락처 데이터로 작업할 수 있으므로 조정이 향상되고 운영 효율성이 높아집니다.

빠른 동기화: 사용자 간 연락처 정확도와 관련성은 전반적인 비즈니스 효율성을 제공하는 데 있어 매우 중요합니다. Shared Contacts Manager는 빠른 동기화 기능을 제공하여 모든 공유 연락처 업데이트가 사용자 전체에 즉시 반영되도록 합니다. 앱을 처음 실행한 후 사용자는 수동으로 동기화를 트리거하여 최신 연락처 데이터를 즉시 공유할 수 있습니다. 또는 앱이 몇 시간마다 자동으로 동기화하여 모든 사용자가 공유 라벨의 최근 변경 사항을 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 이렇게 하면 같은 프로젝트나 계정에서 작업하는 구성원들은 항상 최신 연락처 정보에 액세스할 수 있습니다.

연락처 데이터 보안 유지

보안은 민감한 고객 데이터를 다룰 때 가장 큰 관심사이며, Shared Contacts Manager와 함께 Google Workspace는 연락처의 안전과 기밀성을 우선시하는 강력한 솔루션을 제공합니다.

엔터프라이즈급 보안: Google Workspace는 암호화, 2단계 인증, 정기적인 보안 업데이트 등 엔터프라이즈급 보안 기능을 제공합니다. 이러한 조치는 무단 액세스로부터 연락처 데이터를 보호하여 권한이 있는 직원만 중요한 정보에 액세스할 수 있도록 합니다. Google의 글로벌 보안 인프라를 통해 기업은 데이터 침해나 유출에 대한 걱정 없이 안심하고 연락처를 저장하고 공유할 수 있습니다.
사용자 수준 권한: Shared Contacts Manager는 관리자가 특정 사용자 수준의 권한을 설정할 수 있는 기능을 제공합니다. 사용자가 연락처를 보거나 편집하거나 공유할 수 있는지 여부를 제어하여 조직 내 또는 개인별로 연락처 데이터를 처리하는 방식을 한층 더 세밀하게 제어할 수 있습니다. 여러 팀이나 부서에서 고객 데이터에 대한 다양한 수준의 액세스가 필요한 기업이라면 다양한 권한을 적용하는 것이 유용할 것입니다.

그룹 수준 권한: 사용자 수준의 권한 외에도 전체 팀 또는 부서에 대한 그룹 수준의 액세스 권한을 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 대규모 그룹에 액세스 권한을 부여하거나 제한해야 할 때 관리가 간편해집니다. 이 경우 특정 프로젝트나 계정에서 작업하는 팀은 불필요한 데이터를 노출하지 않고도 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.

소유권 이전 문의: 조직 내에서 역할이 바뀌면 연락처의 소유권을 한 팀원에게서 다른 팀원에게 쉽게 이전할 수 있습니다. 인사이동이 있더라도 고객 관계는 항상 적절하게 유지됩니다. 중요한 고객 세부 정보를 놓치지 않고 고객 관리의 연속성을 제공하고자 하는 기업에게 유용한 기능입니다.

Google CRM 소프트웨어로 크로스 플랫폼 연락처 액세스가 쉬워집니다.

Google Workspace를 사용하면 모든 애플리케이션과 기기에서 연락처에 원활하게 액세스할 수 있습니다. Gmail, Google 드라이브 또는 캘린더를 사용하는 경우 플랫폼 간에 번거롭게 전환할 필요 없이 연락처를 바로 사용할 수 있습니다. 클라우드 기반 동기화를 통해 데스크톱, 노트북, 모바일 장치 등 어떤 기기에서 작업하든 연락처 세부 정보에 대한 업데이트가 모든 장치에 즉시 반영됩니다. 

반면, 기존 CRM은 특정 애플리케이션에 대한 접근성을 제한하고 별도의 로그인과 통합을 요구하는 경우가 많아 생산성을 저해할 수 있습니다. 구글 워크스페이스의 이러한 상호 연결성은 효율성을 높여주므로 장소나 사용 중인 기기에 관계없이 고객 관계를 더 쉽게 관리할 수 있습니다.

Google 사용자를 위한 CRM으로서의 G Suite에 대한 최종 생각 

결론적으로, 기존 CRM은 대기업에 적합할 수 있지만 Google Workspace는 소규모 비즈니스에 효과적이고 경제적인 대안을 제공합니다. 연락처 관리 및 공유와 같은 많은 필수 CRM 기능을 값비싼 소프트웨어나 가파른 학습 곡선 없이 친숙한 Google 에코시스템 내에서 직접 처리할 수 있습니다. Shared Contacts Manager는 연락처 구성, 공유, 팀 간 협업을 간소화하여 모든 사람에게 관련성 있고 액세스 가능한 정보를 제공함으로써 이러한 경험을 향상시킵니다. 구글 워크스페이스와 Shared Contacts Manager를 통해 기업은 효율적이고 경제적으로 고객 관계를 관리할 수 있습니다. 지금 무료로 사용해 보세요!