Cara Menggunakan Google Workspace Sebagai CRM Untuk Bisnis Anda

Bagaimana jika seseorang mengatakan kepada Anda bahwa sistem CRM skala penuh mungkin bukan yang paling cocok untuk bisnis Anda? Apakah Anda akan skeptis atau terbuka terhadap ide tersebut dengan alasan yang tepat? Tidak dapat disangkal bahwa CRM menawarkan banyak manfaat, mulai dari mengelola kontak hingga mengotomatisasi tugas-tugas. Namun, banyak perusahaan, terutama yang lebih kecil, tidak selalu membutuhkan sistem yang begitu luas untuk operasi sehari-hari. Alat-alat yang dibutuhkan untuk mempercepat dan menyederhanakan alur kerja sering kali tersedia di platform seperti Google Workspace, namun sering kali diabaikan meskipun merupakan alternatif yang sederhana, hemat biaya, dan sangat efisien.

Apakah Saya Membutuhkan Sistem CRM untuk Kebutuhan Bisnis Saya?

Perusahaan besar dengan basis pelanggan yang luas dan operasi yang kompleks sangat bergantung pada sistem CRM untuk mengelola alur kerja mereka. Alat-alat ini membantu mengotomatisasi proses, merampingkan komunikasi, dan menganalisis data, sehingga sangat penting bagi perusahaan dengan ratusan karyawan dan sumber daya yang tak terbatas. Namun, untuk bisnis yang lebih kecil, keputusan untuk berinvestasi dalam sistem CRM tidaklah mudah.

Meskipun sistem ini menawarkan manfaat yang tidak dapat disangkal, perusahaan kecil harus mempertimbangkan pro dan kontra dengan hati-hati, dengan mempertimbangkan kebutuhan spesifik, ukuran perusahaan, dan sumber daya yang tersedia. Terkadang, biaya, waktu, dan usaha yang diperlukan untuk mengadopsi CRM mungkin lebih besar daripada manfaat potensial.

Apakah CRM Sepadan dengan Biaya yang Dikeluarkan?

Salah satu beban yang paling signifikan untuk bisnis kecil ketika mengadopsi CRM adalah biaya. Platform CRM terkenal seperti Salesforce, HubSpot, atau Zoho dapat mengenakan biaya antara $25 hingga $300 per pengguna per bulan, tergantung pada paket dan fiturnya. Solusi yang lebih kecil dan kurang dikenal pun memiliki harga yang mahal, terutama jika Anda memperhitungkan biaya pelatihan karyawan dan penyiapan sistem. Ini belum termasuk biaya tambahan untuk pemeliharaan berkelanjutan, kustomisasi, dan orientasi profesional, yang dapat semakin membebani anggaran.

Bagi banyak bisnis, terutama yang memiliki tim kecil atau basis pelanggan yang terbatas, biaya-biaya ini mungkin tidak sebanding dengan investasi yang dikeluarkan jika solusi yang lebih sederhana dapat melakukan pekerjaan tersebut.

Fitur Berlebihan yang Mungkin Tidak Anda Butuhkan

CRM sering kali dilengkapi dengan fitur-fitur yang mungkin tidak akan pernah digunakan oleh bisnis kecil. Analisis tingkat lanjut, peramalan penjualan, dan pelacakan perjalanan pelanggan yang terperinci sangat baik untuk perusahaan besar, tetapi sering kali tidak diperlukan untuk tim yang hanya mencoba mengatur kontak dan berkomunikasi dengan klien. Fitur-fitur penting seperti manajemen kontak dan otomatisasi tugas dasar biasanya merupakan fungsi yang paling dibutuhkan, tetapi banyak solusi CRM yang hadir dengan berbagai alat yang membengkak yang jarang disentuh.

Bisnis yang lebih kecil harus fokus pada apa yang benar-benar mereka butuhkan-sering kali berupa pengaturan kontak dan alat komunikasi yang sederhana. Daripada berinvestasi pada CRM yang kaya fitur, pertimbangkan untuk memanfaatkan platform seperti Google Workspace, yang menyediakan fungsionalitas yang cukup tanpa membebani pengguna.

Kompleksitas CRM: Penghalang untuk Efisiensi

Tantangan lain yang signifikan dengan CRM adalah kompleksitasnya. Menyiapkan CRM tidak hanya memakan waktu tetapi juga membutuhkan pengetahuan khusus. Banyak bisnis perlu mempekerjakan administrator CRM khusus atau berkonsultasi dengan para ahli, menambah biaya dan kerumitan.

Di sisi lain, Google Workspace sangat intuitif dan akrab bagi sebagian besar pengguna. Kemampuannya untuk berintegrasi dengan alur kerja yang ada membuatnya menjadi alternatif yang menarik. Dengan menggunakan alat bantu seperti Gmail, Kontak Googledan Google Drive, bisnis kecil dapat mengelola kontak, menjadwalkan tugas, dan berkomunikasi dengan lancar tanpa perlu menavigasi kerumitan sistem CRM yang lengkap.

Untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat, kami telah membuat tabel perbandingan sederhana yang menguraikan faktor-faktor utama yang perlu dipertimbangkan saat memutuskan apakah bisnis Anda benar-benar membutuhkan sistem CRM yang lengkap atau jika solusi yang lebih sederhana dapat memenuhi semua kebutuhan.

Bagaimana Cara Menggunakan Google sebagai CRM?

Inti dari sistem CRM terletak pada pengelolaan hubungan dan interaksi dengan pelanggan, terutama melalui manajemen kontak yang efisien. Google Workspace, dengan serangkaian alatnya, menawarkan solusi praktis dan terjangkau untuk banyak fungsi yang biasanya ditangani oleh sistem hubungan pelanggan yang lebih besar. Mari kita telusuri bagaimana Google Workspace dapat digunakan sebagai alternatif CRM yang mumpuni.

Kelola Kontak Dengan Solusi Google Gratis

Google Contacts adalah alat yang kuat namun sederhana yang memungkinkan bisnis untuk mengelola data klien mereka tanpa memerlukan platform CRM yang terpisah. Alat ini menawarkan semua yang dibutuhkan pengguna untuk manajemen pelanggan yang tepat.

Semua Kontak di Satu Tempat: Dengan Google Kontak, Anda dapat mengkonsolidasikan semua kontak bisnis Anda di lokasi berbasis cloud yang terpusat. Apa pun alat yang Anda gunakan-Gmail, Google Drive, atau Kalender-kontak Anda akan selalu disinkronkan di semua perangkat dan aplikasi, sehingga Anda dapat mengakses detail klien yang penting di mana pun Anda berada. Fitur ini menyederhanakan manajemen dengan menghilangkan kebutuhan untuk menggunakan beberapa platform atau memperbarui kontak secara manual di sistem yang berbeda.

Label untuk Organisasi: Salah satu keunggulan Google Kontak adalah kemampuannya untuk mengelompokkan kontak menggunakan label. Anda dapat mengelompokkan kontak berdasarkan kriteria yang berbeda-seperti klien, mitra, prospek, atau tim proyek tertentu-memungkinkan pengelolaan yang lebih terorganisir dan sederhana. Hal ini sangat berguna bagi bisnis yang ingin menyegmentasikan basis klien mereka untuk komunikasi atau pemasaran yang ditargetkan. Selain itu, kontak dapat dipindahkan di antara label dengan mudah, sehingga memudahkan untuk menetapkan kembali atau memperbarui kategori kontak seiring dengan perkembangan hubungan.

Penambahan Kontak Baru Secara Manual: Google Kontak menawarkan opsi yang intuitif dan fleksibel untuk menambahkan kontak baru secara manual, baik saat Anda memasukkan prospek baru atau memperbarui informasi klien yang sudah ada. Hal ini membantu bisnis untuk mendapatkan detail penting secara real-time, misalnya saat acara jaringan atau rapat. Dengan menjaga daftar kontak Anda tetap mutakhir dan terkini, Anda akan dapat mengakses informasi penting untuk keperluan tindak lanjut atau penjangkauan.

Tautkan Individu Terkait: Fitur ini memberikan Anda kesempatan untuk menghubungkan individu yang memiliki hubungan, seperti kolega yang bekerja untuk klien yang sama atau anggota keluarga yang sama. Menautkan kontak memberikan pandangan yang lebih jelas tentang hubungan dan hierarki organisasi, yang dapat bermanfaat bagi bisnis yang mengelola beberapa titik kontak dalam satu organisasi. Hal ini secara signifikan meningkatkan komunikasi dengan memungkinkan pengguna untuk mengidentifikasi hubungan utama dan menghindari redundansi dalam hitungan menit.

Bidang Khusus: Kolom khusus memberikan sentuhan yang dipersonalisasi, dan memiliki fungsi ini selalu bagus. Google tidak membatasi penggunanya dalam hal informasi yang dapat mereka masukkan. Anda bisa membuat kolom khusus untuk kontak, memungkinkan Anda menyimpan informasi spesifik di luar opsi default (misalnya, nomor telepon tambahan, catatan proyek, atau status loyalitas). Fleksibilitas tersebut memungkinkan bisnis untuk menyesuaikan catatan kontak mereka untuk memenuhi kebutuhan spesifik. Hal ini dapat bermanfaat bagi perusahaan dengan kebutuhan data klien yang unik.

Bagikan Kontak Pelanggan Anda dengan Alat Shared Contacts Manager

Mengelola kontak secara internal memang penting, namun bisnis juga perlu berbagi informasi kontak secara efisien di seluruh tim dan departemen. Aplikasi Google Workspace Shared Contacts Manager menawarkan solusi praktis untuk tantangan ini, menanggapi kebutuhan yang paling diinginkan pelanggan. 

Berbagi Kontak dengan Pengguna Gmail: Salah satu keuntungan terbesar dari Shared Contacts Manager adalah kemampuan untuk berbagi kontak dengan siapa saja yang menggunakan akun Gmail. Ini adalah fitur praktis untuk bisnis yang bekerja dengan klien eksternal, pekerja lepas, atau mitra. Anggota tim bisa berkolaborasi secara efektif, dengan mengetahui bahwa mereka semua memiliki akses ke informasi kontak yang paling mutakhir. Kontak bersama dapat disinkronkan di Gmail, Google Kalender, dan Google Drive, sehingga memudahkan untuk tetap terhubung dengan sumber daya bersama.

Mengelola kontak secara internal memang penting, namun bisnis juga perlu berbagi informasi kontak secara efisien di seluruh tim dan departemen. Aplikasi Google Workspace Shared Contacts Manager menawarkan solusi praktis untuk tantangan ini, yang menjawab kebutuhan yang paling diinginkan pelanggan. 

Berbagi Kontak dengan Pengguna Gmail: Salah satu keuntungan terbesar dari Shared Contacts Manager adalah kemampuan untuk berbagi kontak dengan siapa saja yang menggunakan akun Gmail. Ini adalah fitur praktis untuk bisnis yang bekerja dengan klien eksternal, pekerja lepas, atau mitra. Anggota tim bisa berkolaborasi secara efektif, dengan mengetahui bahwa mereka semua memiliki akses ke informasi kontak yang paling mutakhir. Kontak bersama dapat disinkronkan di Gmail, Google Kalender, dan Google Drive, sehingga memudahkan untuk tetap terhubung dengan sumber daya bersama.

Berbagi di Seluruh Domain: Untuk bisnis yang beroperasi di Google Workspace, berbagi kontak kini bebas masalah di seluruh organisasi. Anda dapat berbagi daftar kontak dengan rekan kerja di dalam domain Anda, dan memastikan bahwa semua anggota tim memiliki akses instan ke informasi yang sama. Hal ini mendorong komunikasi yang konsisten, mengurangi miskomunikasi, dan meningkatkan alur kerja di seluruh departemen, sehingga lebih mudah mengelola kontak internal seperti rekan kerja atau kepala unit.

Berbagi Lintas Domain: Shared Contacts Manager juga memungkinkan berbagi kontak di berbagai domain. Ini adalah alat yang ampuh untuk organisasi yang berkolaborasi dengan perusahaan atau klien eksternal. Fitur ini menjamin bahwa mitra bisnis, vendor, atau penyedia layanan Anda bekerja dengan data kontak yang sama dengan tim internal Anda, yang meningkatkan koordinasi dan meningkatkan efisiensi operasional.

Sinkronisasi cepat: Keakuratan dan relevansi kontak di seluruh pengguna sangat penting dalam memberikan efektivitas bisnis secara keseluruhan. Shared Contacts Manager menawarkan kemampuan sinkronisasi cepat, membuat semua pembaruan kontak yang dibagikan tercermin di seluruh pengguna dengan segera. Setelah aplikasi pertama kali diluncurkan, pengguna dapat secara manual memicu sinkronisasi untuk berbagi data kontak terbaru dengan segera. Atau, aplikasi ini secara otomatis melakukan sinkronisasi setiap beberapa jam, sehingga semua pengguna selalu mengetahui perubahan terbaru pada label bersama. Dengan cara ini, anggota yang mengerjakan proyek atau akun yang sama selalu memiliki akses ke informasi kontak terbaru.

Menjaga Keamanan Data Kontak

Keamanan merupakan perhatian utama saat menangani data pelanggan yang sensitif, dan Google Workspace bersama dengan Shared Contacts Manager, menawarkan solusi yang tangguh untuk memprioritaskan keamanan dan kerahasiaan kontak Anda.

Keamanan Tingkat Perusahaan: Google Workspace menyediakan fitur keamanan tingkat perusahaan, termasuk enkripsi, autentikasi dua faktor, dan pembaruan keamanan rutin. Langkah-langkah ini membantu melindungi data kontak Anda dari akses yang tidak sah, sehingga memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang dapat mengakses informasi sensitif. Dengan infrastruktur keamanan global Google, bisnis dapat menyimpan dan membagikan kontak dengan aman tanpa khawatir akan adanya pelanggaran atau kebocoran data.
Izin Tingkat Pengguna: Shared Contacts Manager memberi administrator kemampuan untuk mengatur izin tingkat pengguna tertentu. Anda bisa mengontrol apakah pengguna bisa melihat, mengedit, atau berbagi kontak, menambahkan lapisan kontrol atas bagaimana data kontak ditangani di dalam organisasi Anda atau individu-individu yang terpisah. Bisnis dengan tim atau departemen yang berbeda yang membutuhkan berbagai tingkat akses ke data pelanggan pasti akan mendapat manfaat dari penerapan berbagai izin.

Izin Tingkat Grup: Selain izin tingkat pengguna, Anda dapat mengatur hak akses tingkat grup untuk seluruh tim atau departemen. Hal ini menyederhanakan manajemen ketika Anda perlu memberikan atau membatasi akses untuk grup yang lebih besar. Dalam hal ini, tim yang bekerja pada proyek atau akun tertentu akan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tanpa mengekspos data yang tidak perlu.

Hubungi Pengalihan Kepemilikan: Seiring dengan pergeseran peran dalam organisasi Anda, mudah untuk memindahkan kepemilikan kontak dari satu anggota tim ke anggota tim lainnya. Hubungan dengan klien akan selalu terjaga dengan baik, bahkan ketika terjadi pergantian personel. Ini adalah fungsi yang bagus untuk bisnis yang ingin memberikan kesinambungan dalam manajemen klien tanpa kehilangan jejak detail pelanggan yang penting.

Akses Kontak Lintas Platform Menjadi Mudah Dengan Perangkat Lunak CRM Google

Google Workspace memungkinkan Anda mengakses kontak di semua aplikasi dan perangkat dengan lancar. Saat menggunakan Gmail, Google Drive, atau Kalender, kontak Anda sudah tersedia tanpa perlu berpindah antar platform. Sinkronisasi berbasis awan ini berarti bahwa pembaruan pada detail kontak tercermin di semua perangkat secara instan, baik saat Anda bekerja dari desktop, laptop, atau perangkat seluler. 

Sebaliknya, CRM tradisional sering kali membatasi akses ke aplikasi tertentu, membutuhkan login dan integrasi terpisah, yang dapat menghambat produktivitas. Keterhubungan Google Workspace ini mendorong efisiensi yang lebih besar, sehingga lebih mudah untuk mengelola hubungan dengan klien, di mana pun Anda berada atau perangkat apa pun yang Anda gunakan.

Pemikiran Akhir tentang G Suite sebagai CRM untuk Pengguna Google 

Kesimpulannya, meskipun CRM tradisional mungkin cocok untuk perusahaan besar, Google Workspace menawarkan alternatif yang efektif dan terjangkau untuk bisnis yang lebih kecil. Banyak fungsi CRM yang penting - seperti manajemen kontak dan berbagi, dapat ditangani secara langsung dalam ekosistem Google yang sudah dikenal tanpa perangkat lunak yang mahal atau kurva pembelajaran yang curam. Shared Contacts Manager meningkatkan pengalaman ini dengan menyederhanakan pengaturan kontak, berbagi, dan kolaborasi di seluruh tim, memberikan informasi yang relevan dan dapat diakses oleh semua orang. Dengan Google Workspace dan Shared Contacts Managerbisnis dapat mengelola hubungan dengan pelanggan secara efisien dan terjangkau. Coba gratis hari ini!