Jak używać Google Workspace jako CRM dla swojej firmy?

Co by było, gdyby ktoś powiedział ci, że pełnowymiarowy system CRM może nie być najlepszym rozwiązaniem dla twojej firmy? Czy byłbyś sceptyczny, czy otwarty na ten pomysł z odpowiednim uzasadnieniem? Nie można zaprzeczyć, że CRM oferuje ogromne korzyści, od zarządzania kontaktami po automatyzację zadań. Jednak wiele firm, szczególnie tych mniejszych, nie zawsze potrzebuje tak rozbudowanych systemów do codziennej pracy. Narzędzia potrzebne do przyspieszenia i uproszczenia przepływu pracy są często dostępne na platformach takich jak Google Workspace, ale często są pomijane, mimo że są prostymi, opłacalnymi i wysoce wydajnymi alternatywami.

Czy potrzebuję systemu CRM dla moich potrzeb biznesowych?

Duże korporacje z rozległymi bazami klientów i złożonymi operacjami w dużym stopniu polegają na systemach CRM do zarządzania przepływem pracy. Narzędzia te pomagają zautomatyzować procesy, usprawnić komunikację i analizować dane, co czyni je niezbędnymi dla przedsiębiorstw zatrudniających setki pracowników i dysponujących nieskończonymi zasobami. Jednak w przypadku mniejszych firm decyzja o zainwestowaniu w system CRM nie jest tak prosta.

Podczas gdy systemy te oferują niezaprzeczalne korzyści, mniejsze firmy muszą dokładnie rozważyć za i przeciw, biorąc pod uwagę ich specyficzne potrzeby, wielkość firmy i dostępne zasoby. Czasami koszty, czas i wysiłek wymagane do przyjęcia CRM mogą przewyższać potencjalne korzyści.

Czy CRM jest wart swojej ceny?

Jednym z największych obciążeń dla mniejszych firm przy wdrażaniu CRM jest koszt. Znane platformy CRM, takie jak Salesforce, HubSpot lub Zoho, mogą pobierać opłaty w wysokości od $25 do $300 za użytkownika miesięcznie, w zależności od planu i funkcji. Nawet mniejsze, mniej znane rozwiązania mają wysoką cenę, szczególnie jeśli weźmie się pod uwagę koszty szkolenia pracowników i konfiguracji systemu. Nie obejmuje to dodatkowych wydatków na bieżącą konserwację, dostosowywanie i profesjonalne wdrażanie, które mogą dodatkowo nadwyrężyć budżet.

Dla wielu firm, zwłaszcza tych z małymi zespołami lub ograniczonymi bazami klientów, koszty te mogą nie uzasadniać inwestycji, gdy prostsze rozwiązania mogą wykonać to zadanie.

Nadmiar funkcji, których możesz nie potrzebować

Systemy CRM są często wyposażone w funkcje, z których małe firmy mogą nigdy nie skorzystać. Zaawansowana analityka, prognozowanie sprzedaży i szczegółowe śledzenie podróży klienta są doskonałe dla dużych przedsiębiorstw, ale często są zbędne dla zespołu, który po prostu próbuje organizować kontakty i komunikować się z klientami. Niezbędne funkcje, takie jak zarządzanie kontaktami i podstawowa automatyzacja zadań, są zwykle najbardziej potrzebne, ale wiele rozwiązań CRM zawiera rozbudowany zestaw narzędzi, które są rzadko używane.

Mniejsze firmy powinny skupić się na tym, czego naprawdę potrzebują - często prostej organizacji kontaktów i narzędziach komunikacyjnych. Zamiast inwestować w bogate w funkcje systemy CRM, warto rozważyć skorzystanie z platform takich jak Google Workspace, które zapewniają wystarczającą funkcjonalność bez przytłaczania użytkownika.

Złożoność CRM: Bariera dla wydajności

Kolejnym istotnym wyzwaniem związanym z systemami CRM jest ich złożoność. Konfiguracja CRM jest nie tylko czasochłonna, ale często wymaga specjalistycznej wiedzy. Wiele firm musi zatrudniać dedykowanych administratorów CRM lub konsultować się z ekspertami, co zwiększa zarówno koszty, jak i złożoność.

Z drugiej strony Google Workspace jest intuicyjny i znany większości użytkowników. Jego zdolność do integracji z istniejącymi przepływami pracy czyni go atrakcyjną alternatywą. Korzystając z narzędzi takich jak Gmail, Kontakty Googlei Google Drive, małe firmy mogą zarządzać swoimi kontaktami, planować zadania i płynnie komunikować się bez konieczności poruszania się po zawiłościach pełnego systemu CRM.

Aby pomóc Ci w podjęciu świadomej decyzji, stworzyliśmy prostą tabelę porównawczą przedstawiającą kluczowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, czy Twoja firma naprawdę potrzebuje pełnego systemu CRM, czy też bardziej uproszczone rozwiązanie może spełnić wszystkie wymagania.

Jak wykorzystać Google jako CRM?

Istotą systemów CRM jest zarządzanie relacjami i interakcjami z klientami, w szczególności poprzez efektywne zarządzanie kontaktami. Google Workspace, ze swoim pakietem narzędzi, oferuje praktyczne i niedrogie rozwiązanie dla wielu funkcji tradycyjnie obsługiwanych przez większe systemy relacji z klientami. Zbadajmy, w jaki sposób Google Workspace może być wykorzystywany jako skuteczna alternatywa CRM.

Zarządzanie kontaktami za pomocą darmowego rozwiązania Google

Kontakty Google to potężne, ale proste narzędzie, które umożliwia firmom zarządzanie danymi klientów bez konieczności korzystania z oddzielnej platformy CRM. Oferuje użytkownikom wszystko, czego potrzebują do właściwego zarządzania klientami.

Wszystkie kontakty w jednym miejscu: Dzięki Kontaktom Google możesz skonsolidować wszystkie swoje kontakty biznesowe w scentralizowanej, opartej na chmurze lokalizacji. Bez względu na to, z jakiego narzędzia korzystasz - Gmaila, Dysku Google czy Kalendarza - Twoje kontakty będą zawsze zsynchronizowane między urządzeniami i aplikacjami, zapewniając natychmiastowy dostęp do ważnych informacji o klientach, gdziekolwiek jesteś. Funkcja ta upraszcza zarządzanie, eliminując potrzebę korzystania z wielu platform lub ręcznego aktualizowania kontaktów w różnych systemach.

Etykiety dla organizacji: Jedną z zalet Kontaktów Google jest możliwość kategoryzowania kontaktów za pomocą etykiet. Kontakty można grupować według różnych kryteriów - takich jak klienci, partnerzy, potencjalni klienci lub określone zespoły projektowe - co pozwala na bardziej zorganizowane i proste zarządzanie. Jest to szczególnie przydatne dla firm, które chcą podzielić swoją bazę klientów na segmenty w celu ukierunkowanej komunikacji lub marketingu. Kontakty można również z łatwością przenosić między etykietami, co ułatwia ponowne przypisywanie lub aktualizowanie kategorii kontaktów w miarę rozwoju relacji.

Ręczne dodawanie nowych kontaktów: Kontakty Google oferują intuicyjne i elastyczne opcje ręcznego dodawania nowych kontaktów, niezależnie od tego, czy wprowadzasz nowego potencjalnego klienta, czy aktualizujesz informacje o istniejącym kliencie. Pomaga to firmom rejestrować ważne szczegóły w czasie rzeczywistym, na przykład podczas wydarzeń networkingowych lub spotkań. Utrzymując aktualną listę kontaktów, będziesz mógł uzyskać dostęp do krytycznych informacji w celu podjęcia dalszych działań lub nawiązania kontaktu.

Link Powiązane jednostki: Ta funkcja daje możliwość łączenia osób, które mają wspólne relacje, takie jak współpracownicy pracujący dla tego samego klienta lub członkowie tej samej rodziny. Łączenie kontaktów zapewnia bardziej przejrzysty widok relacji i hierarchii organizacyjnych, co może być korzystne dla firm zarządzających wieloma punktami kontaktowymi w ramach jednej organizacji. Znacznie poprawia to komunikację, umożliwiając użytkownikom identyfikację kluczowych relacji i uniknięcie nadmiarowości w ciągu kilku minut.

Pola niestandardowe: Pola niestandardowe zapewniają spersonalizowany charakter, a posiadanie tej funkcji jest zawsze świetne. Google nie ogranicza swoich użytkowników pod względem informacji, które mogą wprowadzać. Możesz tworzyć niestandardowe pola dla kontaktów, pozwalając na przechowywanie określonych informacji poza domyślnymi opcjami (np. dodatkowe numery telefonów, notatki dotyczące projektów lub status lojalnościowy). Taka elastyczność umożliwia firmom dostosowanie rekordów kontaktów do konkretnych potrzeb. Może to być cenne dla firm z unikalnymi wymaganiami dotyczącymi danych klientów.

Udostępniaj kontakty z klientami za pomocą narzędzia Shared Contacts Manager

Zarządzanie kontaktami wewnętrznymi jest ważne, ale firmy muszą również skutecznie udostępniać informacje kontaktowe między zespołami i działami. Aplikacja Google Workspace Shared Contacts Manager oferuje poręczne rozwiązanie tego wyzwania, odpowiadając na najbardziej pożądane potrzeby klientów. 

Udostępnianie kontaktów użytkownikom Gmaila: Jedną z największych zalet Shared Contacts Manager jest możliwość udostępniania kontaktów każdemu, kto korzysta z konta Gmail. Jest to praktyczna funkcja dla firm współpracujących z klientami zewnętrznymi, freelancerami lub partnerami. Członkowie zespołu mogą efektywnie współpracować, wiedząc, że wszyscy mają dostęp do najbardziej aktualnych informacji kontaktowych. Udostępnione kontakty można synchronizować w Gmailu, Kalendarzu Google i na Dysku Google, co ułatwia pozostawanie w kontakcie z udostępnionymi zasobami.

Zarządzanie kontaktami wewnętrznymi jest ważne, ale firmy muszą również skutecznie udostępniać informacje kontaktowe między zespołami i działami. Aplikacja Google Workspace Shared Contacts Manager oferuje poręczne rozwiązanie tego wyzwania, odpowiadając na najbardziej pożądane potrzeby klientów. 

Udostępnianie kontaktów użytkownikom Gmaila: Jedną z największych zalet Shared Contacts Manager jest możliwość udostępniania kontaktów każdemu, kto korzysta z konta Gmail. Jest to praktyczna funkcja dla firm współpracujących z klientami zewnętrznymi, freelancerami lub partnerami. Członkowie zespołu mogą efektywnie współpracować, wiedząc, że wszyscy mają dostęp do najbardziej aktualnych informacji kontaktowych. Udostępnione kontakty można synchronizować w Gmailu, Kalendarzu Google i na Dysku Google, co ułatwia pozostawanie w kontakcie z udostępnionymi zasobami.

Udostępnianie w całej domenie: Dla firm działających w Google Workspace, udostępnianie kontaktów jest teraz bezproblemowe w całej organizacji. Możesz udostępniać listy kontaktów współpracownikom w swojej domenie i mieć pewność, że wszyscy członkowie zespołu mają natychmiastowy dostęp do tych samych informacji. Promuje to spójną komunikację, zmniejsza liczbę nieporozumień i usprawnia przepływ pracy między działami, ułatwiając zarządzanie kontaktami wewnętrznymi, takimi jak współpracownicy lub szefowie jednostek.

Współdzielenie między domenami: Shared Contacts Manager umożliwia również udostępnianie kontaktów w różnych domenach. Jest to potężne narzędzie dla organizacji współpracujących z zewnętrznymi firmami lub klientami. Funkcja ta gwarantuje, że partnerzy biznesowi, sprzedawcy lub usługodawcy pracują z tymi samymi danymi kontaktowymi, co zespół wewnętrzny, co poprawia koordynację i zwiększa wydajność operacyjną.

Szybka synchronizacja: Dokładność i trafność kontaktów między użytkownikami ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia ogólnej efektywności biznesowej. Shared Contacts Manager oferuje funkcje szybkiej synchronizacji, dzięki czemu wszystkie udostępnione aktualizacje kontaktów są natychmiast odzwierciedlane przez użytkowników. Po pierwszym uruchomieniu aplikacji użytkownicy mogą ręcznie uruchomić synchronizację, aby natychmiast udostępnić najnowsze dane kontaktowe. Alternatywnie, aplikacja automatycznie synchronizuje się co kilka godzin, dzięki czemu wszyscy użytkownicy są na bieżąco z ostatnimi zmianami w udostępnionych etykietach. W ten sposób członkowie pracujący nad tymi samymi projektami lub kontami zawsze mają dostęp do najbardziej aktualnych informacji kontaktowych.

Utrzymanie bezpieczeństwa danych kontaktowych

Bezpieczeństwo jest głównym problemem przy przetwarzaniu wrażliwych danych klientów, a Google Workspace wraz z Shared Contacts Manager oferuje solidne rozwiązania, które priorytetowo traktują bezpieczeństwo i poufność kontaktów.

Bezpieczeństwo klasy korporacyjnej: Google Workspace zapewnia funkcje bezpieczeństwa na poziomie korporacyjnym, w tym szyfrowanie, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i regularne aktualizacje zabezpieczeń. Środki te pomagają chronić dane kontaktowe przed nieautoryzowanym dostępem, zapewniając, że tylko upoważniony personel ma dostęp do poufnych informacji. Dzięki globalnej infrastrukturze bezpieczeństwa Google firmy mogą bezpiecznie przechowywać i udostępniać kontakty bez obawy o naruszenie lub wyciek danych.
Uprawnienia na poziomie użytkownika: Shared Contacts Manager daje administratorom możliwość ustawienia określonych uprawnień na poziomie użytkownika. Możesz kontrolować, czy użytkownik może przeglądać, edytować lub udostępniać kontakty, dodając warstwę kontroli nad sposobem obsługi danych kontaktowych w organizacji lub poszczególnych osobach. Firmy z różnymi zespołami lub działami wymagającymi różnych poziomów dostępu do danych klientów z pewnością skorzystają z zastosowania różnych uprawnień.

Uprawnienia na poziomie grupy: Oprócz uprawnień na poziomie użytkownika można ustawić prawa dostępu na poziomie grupy dla całych zespołów lub działów. Upraszcza to zarządzanie, gdy trzeba przyznać lub ograniczyć dostęp dla większych grup. W takim przypadku zespoły pracujące nad określonymi projektami lub kontami będą miały dostęp do potrzebnych informacji bez ujawniania niepotrzebnych danych.

Kontakt w sprawie przeniesienia własności: Wraz ze zmianą ról w organizacji, łatwo jest przenieść własność kontaktów z jednego członka zespołu na drugiego. Relacje z klientami będą zawsze prawidłowo utrzymywane, nawet w przypadku zmian personalnych. Jest to doskonała funkcja dla firm, które chcą zapewnić ciągłość w zarządzaniu klientami bez utraty ważnych szczegółów dotyczących klientów.

Wieloplatformowy dostęp do kontaktów jest łatwy dzięki oprogramowaniu Google CRM

Google Workspace umożliwia płynny dostęp do kontaktów we wszystkich aplikacjach i urządzeniach. Podczas korzystania z Gmaila, Dysku Google lub Kalendarza kontakty są łatwo dostępne bez uciążliwego przełączania się między platformami. Ta oparta na chmurze synchronizacja oznacza, że aktualizacje danych kontaktowych są natychmiast odzwierciedlane na wszystkich urządzeniach, niezależnie od tego, czy pracujesz na komputerze stacjonarnym, laptopie czy urządzeniu mobilnym. 

Z kolei tradycyjne CRM-y często ograniczają dostęp do konkretnych aplikacji, wymagając osobnych loginów i integracji, co może utrudniać produktywność. Ta wzajemna łączność Google Workspace sprzyja większej wydajności, ułatwiając zarządzanie relacjami z klientami, niezależnie od tego, gdzie jesteś i z jakiego urządzenia korzystasz.

Końcowe przemyślenia na temat G Suite jako CRM dla użytkowników Google 

Podsumowując, podczas gdy tradycyjne CRM mogą być odpowiednie dla dużych przedsiębiorstw, Google Workspace oferuje skuteczną i niedrogą alternatywę dla mniejszych firm. Wiele podstawowych funkcji CRM, takich jak zarządzanie kontaktami i ich udostępnianie, można obsługiwać bezpośrednio w znanym ekosystemie Google, bez kosztownego oprogramowania lub stromych krzywych uczenia się. Shared Contacts Manager poprawia to doświadczenie, upraszczając organizację kontaktów, udostępnianie i współpracę między zespołami, zapewniając wszystkim odpowiednie i dostępne informacje. Dzięki Google Workspace i Shared Contacts Managerfirmy mogą efektywnie i niedrogo zarządzać relacjami z klientami. Wypróbuj za darmo już dziś!