Comment utiliser Google Workspace comme CRM pour votre entreprise

Et si quelqu'un vous disait qu'un système CRM complet n'est peut-être pas la meilleure solution pour votre entreprise ? Seriez-vous sceptique ou ouvert à l'idée avec un raisonnement approprié ? Il est indéniable que les systèmes de gestion de la relation client offrent de grands avantages, qu'il s'agisse de la gestion des contacts ou de l'automatisation des tâches. Toutefois, de nombreuses entreprises, en particulier les plus petites, n'ont pas toujours besoin de systèmes aussi étendus pour leurs activités quotidiennes. Les outils nécessaires pour accélérer et simplifier les flux de travail sont souvent disponibles sur des plateformes telles que Google Workspace, mais ils sont souvent négligés alors qu'il s'agit d'alternatives simples, rentables et très efficaces.

Ai-je besoin d'un système de gestion de la relation client pour mon entreprise ?

Les grandes entreprises disposant d'une vaste clientèle et d'opérations complexes s'appuient fortement sur les systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour gérer leurs flux de travail. Ces outils permettent d'automatiser les processus, de rationaliser la communication et d'analyser les données, ce qui les rend essentiels pour les entreprises comptant des centaines d'employés et des ressources illimitées. Toutefois, pour les petites entreprises, la décision d'investir dans un système CRM n'est pas aussi simple à prendre.

Bien que ces systèmes offrent des avantages indéniables, les petites entreprises doivent peser soigneusement le pour et le contre, en tenant compte de leurs besoins spécifiques, de la taille de leur entreprise et des ressources dont elles disposent. Parfois, le coût, le temps et les efforts nécessaires à l'adoption d'un système de gestion de la relation client peuvent l'emporter sur les avantages potentiels.

Un CRM en vaut-il la peine ?

L'une des principales contraintes auxquelles sont confrontées les petites entreprises lorsqu'elles adoptent un système de gestion de la relation client (CRM) est le coût. Les plateformes CRM bien connues telles que Salesforce, HubSpot ou Zoho peuvent facturer entre $25 et $300 par utilisateur et par mois, en fonction du plan et des fonctionnalités. Même les solutions plus petites et moins connues ont un prix élevé, en particulier si l'on tient compte des coûts de formation des employés et de mise en place du système. C'est sans compter les dépenses supplémentaires liées à la maintenance, à la personnalisation et à l'intégration professionnelle, qui peuvent grever encore davantage les budgets.

Pour de nombreuses entreprises, en particulier celles qui ont de petites équipes ou une clientèle limitée, ces coûts peuvent ne pas justifier l'investissement alors que des solutions plus simples pourraient faire l'affaire.

Des fonctionnalités excessives dont vous n'avez peut-être pas besoin

Les CRM sont souvent dotés de fonctionnalités que les petites entreprises n'utiliseront peut-être jamais. Les analyses avancées, les prévisions de ventes et le suivi détaillé du parcours client sont excellents pour les grandes entreprises, mais sont souvent inutiles pour une équipe qui essaie simplement d'organiser ses contacts et de communiquer avec ses clients. Les fonctions essentielles telles que la gestion des contacts et l'automatisation des tâches de base sont généralement les plus nécessaires, mais de nombreuses solutions de CRM sont livrées avec un ensemble d'outils qui ne sont que rarement utilisés.

Les petites entreprises devraient se concentrer sur ce dont elles ont réellement besoin - souvent des outils simples d'organisation des contacts et de communication. Au lieu d'investir dans des systèmes de gestion de la relation client riches en fonctionnalités, elles devraient envisager d'utiliser des plateformes telles que Google Workspace, qui offrent juste assez de fonctionnalités sans pour autant submerger l'utilisateur.

La complexité du CRM : Un obstacle à l'efficacité

La complexité des systèmes de gestion de la relation client constitue un autre défi de taille. La mise en place d'un CRM prend non seulement du temps, mais nécessite souvent des connaissances spécialisées. De nombreuses entreprises doivent embaucher des administrateurs spécialisés dans la gestion de la relation client ou consulter des experts, ce qui augmente les coûts et la complexité.

Google Workspace, quant à lui, est intuitif et familier à la plupart des utilisateurs. Sa capacité à s'intégrer aux flux de travail existants en fait une alternative attrayante. En utilisant des outils tels que Gmail, Contacts Googleet Google Drive, les petites entreprises peuvent gérer leurs contacts, planifier des tâches et communiquer de manière transparente sans avoir à s'aventurer dans les méandres d'un système de CRM complet.

Pour vous aider à prendre une décision en connaissance de cause, nous avons créé un tableau comparatif simple présentant les facteurs clés à prendre en compte pour déterminer si votre entreprise a réellement besoin d'un système CRM complet ou si une solution plus simplifiée peut faire l'affaire.

Comment utiliser Google comme CRM ?

L'essence même des systèmes de gestion de la relation client (CRM) réside dans la gestion des relations et des interactions avec les clients, notamment par le biais d'une gestion efficace des contacts. Google Workspace, avec sa suite d'outils, offre une solution pratique et abordable à de nombreuses fonctions traditionnellement prises en charge par les grands systèmes de gestion de la relation client. Voyons comment Google Workspace peut être utilisé comme une alternative efficace aux systèmes de gestion de la relation client.

Gérer les contacts avec la solution Google gratuite

Google Contacts est un outil puissant mais simple qui permet aux entreprises de gérer leurs données clients sans avoir besoin d'une plateforme CRM distincte. Il offre aux utilisateurs tout ce dont ils ont besoin pour une bonne gestion des clients.

Tous les contacts en un seul endroit: Avec Google Contacts, vous pouvez regrouper tous vos contacts professionnels dans un emplacement centralisé, basé sur le cloud. Quel que soit l'outil que vous utilisez (mail, Google Drive ou Agenda), vos contacts seront toujours synchronisés entre les appareils et les applications, ce qui vous permettra d'accéder instantanément aux informations importantes concernant vos clients, où que vous soyez. Cette fonctionnalité simplifie la gestion en éliminant la nécessité d'utiliser plusieurs plateformes ou de mettre à jour manuellement les contacts dans différents systèmes.

Étiquettes pour l'organisation : L'un des avantages de Google Contacts est sa capacité à classer les contacts à l'aide d'étiquettes. Vous pouvez regrouper les contacts en fonction de différents critères, tels que les clients, les partenaires, les prospects ou les équipes de projet spécifiques, ce qui permet une gestion plus organisée et plus simple. Cette fonction est particulièrement utile pour les entreprises qui cherchent à segmenter leur base de clients en vue d'une communication ou d'un marketing ciblés. En outre, les contacts peuvent être déplacés facilement entre les étiquettes, ce qui facilite la réaffectation ou la mise à jour des catégories de contacts au fur et à mesure de l'évolution des relations.

Ajout manuel de nouveaux contacts : Google Contacts offre des options intuitives et flexibles pour l'ajout manuel de nouveaux contacts, qu'il s'agisse de saisir une nouvelle piste ou de mettre à jour les informations d'un client existant. Les entreprises peuvent ainsi saisir des informations importantes en temps réel, par exemple lors d'événements de réseautage ou de réunions. En gardant votre liste de contacts à jour, vous serez en mesure d'accéder à des informations essentielles pour le suivi ou la prospection.

Lien vers les personnes concernées : Cette fonction vous permet de relier des personnes qui partagent une relation, comme des collègues travaillant pour le même client ou des membres d'une même famille. La mise en relation des contacts offre une vision plus claire des relations et des hiérarchies organisationnelles, ce qui peut être bénéfique pour les entreprises qui gèrent plusieurs points de contact au sein d'une même organisation. Cela améliore considérablement la communication en permettant aux utilisateurs d'identifier les relations clés et d'éviter les redondances en quelques minutes.

Champs personnalisés : Les champs personnalisés apportent une touche de personnalisation et cette fonction est toujours appréciée. Google ne limite pas les informations que les utilisateurs peuvent saisir. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les contacts, ce qui vous permet de stocker des informations spécifiques en plus des options par défaut (par exemple, des numéros de téléphone supplémentaires, des notes de projet ou un statut de fidélité). Cette flexibilité permet aux entreprises d'adapter leurs enregistrements de contacts à des besoins spécifiques. Cela peut s'avérer très utile pour les entreprises qui ont des besoins uniques en matière de données clients.

Partagez vos contacts clients avec l'outil Shared Contacts Manager

La gestion des contacts en interne est importante, mais les entreprises ont également besoin de partager efficacement les informations de contact entre les équipes et les services. L'application Google Workspace Shared Contacts Manager offre une solution pratique à ce défi, en répondant aux besoins les plus urgents des clients. 

Partager des contacts avec des utilisateurs de Gmail : L'un des principaux avantages de Shared Contacts Manager est la possibilité de partager des contacts avec toute personne utilisant un compte Gmail. Cette fonctionnalité est très pratique pour les entreprises qui travaillent avec des clients externes, des indépendants ou des partenaires. Les membres de l'équipe peuvent collaborer efficacement, sachant qu'ils ont tous accès aux informations de contact les plus récentes. Les contacts partagés peuvent être synchronisés entre Gmail, Google Agenda et Google Drive, ce qui permet de rester plus facilement en contact avec les ressources partagées.

La gestion des contacts en interne est importante, mais les entreprises ont également besoin de partager efficacement les informations de contact entre les équipes et les services. L'application Shared Contacts Manager de Google Workspace offre une solution pratique pour relever ce défi, en répondant aux besoins les plus pressants des clients. 

Partager des contacts avec des utilisateurs de Gmail : L'un des principaux avantages de Shared Contacts Manager est la possibilité de partager des contacts avec toute personne utilisant un compte Gmail. Cette fonctionnalité est très pratique pour les entreprises qui travaillent avec des clients externes, des indépendants ou des partenaires. Les membres de l'équipe peuvent collaborer efficacement, sachant qu'ils ont tous accès aux informations de contact les plus récentes. Les contacts partagés peuvent être synchronisés entre Gmail, Google Agenda et Google Drive, ce qui permet de rester plus facilement en contact avec les ressources partagées.

Partage à l'échelle du domaine : Pour les entreprises qui utilisent Google Workspace, le partage des contacts se fait désormais sans problème à l'échelle de l'organisation. Vous pouvez partager des listes de contacts avec vos collègues au sein de votre domaine et vous assurer que tous les membres de l'équipe ont un accès instantané aux mêmes informations. Cela favorise une communication cohérente, réduit les erreurs de communication et améliore les flux de travail entre les services, en facilitant la gestion des contacts internes tels que les collègues ou les chefs d'unité.

Partage entre domaines : Shared Contacts Manager permet également de partager des contacts entre différents domaines. Il s'agit d'un outil puissant pour les organisations qui collaborent avec des entreprises ou des clients externes. Cette fonctionnalité garantit que vos partenaires commerciaux, fournisseurs ou prestataires de services travaillent avec les mêmes données de contact que votre équipe interne, ce qui améliore la coordination et stimule l'efficacité opérationnelle.

Synchronisation rapide : L'exactitude et la pertinence des contacts entre les utilisateurs sont essentielles pour assurer l'efficacité globale de l'entreprise. Shared Contacts Manager offre des capacités de synchronisation rapide, de sorte que toutes les mises à jour des contacts partagés se répercutent rapidement sur les utilisateurs. Après le lancement de l'application, les utilisateurs peuvent déclencher manuellement la synchronisation pour partager immédiatement les données de contact les plus récentes. Sinon, l'application se synchronise automatiquement toutes les quelques heures, ce qui permet à tous les utilisateurs d'être au courant des dernières modifications apportées aux étiquettes partagées. Ainsi, les membres travaillant sur les mêmes projets ou comptes ont toujours accès aux informations de contact les plus récentes.

Maintenir la sécurité des données de contact

La sécurité est une préoccupation majeure lorsqu'il s'agit de traiter des données clients sensibles, et Google Workspace ainsi que Shared Contacts Manager offrent des solutions robustes pour donner la priorité à la sécurité et à la confidentialité de vos contacts.

Sécurité de niveau entreprise : Google Workspace offre des fonctions de sécurité de niveau professionnel, notamment le cryptage, l'authentification à deux facteurs et des mises à jour de sécurité régulières. Ces mesures permettent de protéger vos données de contact contre tout accès non autorisé, en veillant à ce que seul le personnel habilité ait accès aux informations sensibles. Grâce à l'infrastructure de sécurité globale de Google, les entreprises peuvent stocker et partager leurs contacts en toute confiance, sans se soucier des violations ou des fuites de données.
Permissions au niveau de l'utilisateur : Shared Contacts Manager permet aux administrateurs de définir des autorisations spécifiques au niveau de l'utilisateur. Vous pouvez déterminer si un utilisateur peut afficher, modifier ou partager des contacts, ce qui permet de contrôler la manière dont les données de contact sont traitées au sein de votre organisation ou par des individus distincts. Les entreprises dont les différentes équipes ou départements ont besoin de différents niveaux d'accès aux données clients bénéficieront certainement de l'application de différentes permissions.

Autorisations au niveau du groupe : Outre les autorisations au niveau de l'utilisateur, vous pouvez définir des droits d'accès au niveau du groupe pour des équipes ou des départements entiers. Cela simplifie la gestion lorsque vous devez donner ou restreindre l'accès à des groupes plus importants. Dans ce cas, les équipes travaillant sur des projets ou des comptes spécifiques disposeront des informations dont elles ont besoin sans exposer de données inutiles.

Contact Transfert de propriété : Lorsque les rôles changent au sein de votre organisation, il est facile de transférer la propriété des contacts d'un membre de l'équipe à un autre. Les relations avec les clients seront toujours correctement maintenues, même en cas de changement de personnel. Il s'agit d'une fonction idéale pour les entreprises qui souhaitent assurer la continuité de la gestion des clients sans perdre de vue les informations importantes les concernant.

L'accès multiplateforme aux contacts est facile avec le logiciel Google CRM

Google Workspace vous permet d'accéder à vos contacts dans toutes les applications et sur tous les appareils, en toute transparence. Lorsque vous utilisez Gmail, Google Drive ou Calendar, vos contacts sont facilement accessibles, sans qu'il soit nécessaire de passer d'une plateforme à l'autre. Cette synchronisation basée sur le cloud signifie que les mises à jour des coordonnées sont répercutées instantanément sur tous les appareils, que vous travailliez depuis un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un appareil mobile. 

En revanche, les CRM traditionnels limitent souvent l'accès à des applications spécifiques, nécessitant des connexions et des intégrations distinctes, ce qui peut nuire à la productivité. L'interconnexion de l'espace de travail Google favorise une plus grande efficacité et facilite la gestion des relations avec les clients, quel que soit l'endroit où l'on se trouve ou l'appareil que l'on utilise.

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En conclusion, si les CRM traditionnels conviennent aux grandes entreprises, Google Workspace constitue une alternative efficace et abordable pour les petites entreprises. La plupart des fonctions CRM essentielles, telles que la gestion et le partage des contacts, peuvent être gérées directement dans l'écosystème familier de Google, sans logiciel coûteux ni courbe d'apprentissage abrupte. Shared Contacts Manager améliore cette expérience en simplifiant l'organisation des contacts, le partage et la collaboration entre les équipes, en fournissant à chacun des informations pertinentes et accessibles. Avec Google Workspace et Shared Contacts ManagerLes entreprises peuvent gérer leurs relations avec leurs clients de manière efficace et abordable. Essayez-le gratuitement dès aujourd'hui !