Sådan bruger du Google Workspace som CRM til din virksomhed

Hvad nu, hvis nogen fortalte dig, at et fuldt CRM-system måske ikke er det bedste valg for din virksomhed? Ville du være skeptisk eller åben over for ideen med en ordentlig begrundelse? Der er ingen tvivl om, at CRM-systemer giver store fordele, lige fra håndtering af kontakter til automatisering af opgaver. Men mange virksomheder, især de mindre, har ikke altid brug for så omfattende systemer til den daglige drift. De værktøjer, der er nødvendige for at fremskynde og forenkle arbejdsgange, er ofte tilgængelige på platforme som Google Workspace, men de bliver ofte overset, selvom de er enkle, omkostningseffektive og meget effektive alternativer.

Har jeg brug for et CRM-system til min virksomhed?

Store virksomheder med store kundebaser og komplekse operationer er stærkt afhængige af CRM-systemer til at styre deres arbejdsgange. Disse værktøjer hjælper med at automatisere processer, strømline kommunikation og analysere data, hvilket gør dem vigtige for virksomheder med hundredvis af medarbejdere og uendelige ressourcer. Men for mindre virksomheder er beslutningen om at investere i et CRM-system ikke så ligetil.

Selv om disse systemer giver ubestridelige fordele, skal mindre virksomheder nøje afveje fordele og ulemper i forhold til deres specifikke behov, virksomhedsstørrelse og tilgængelige ressourcer. Nogle gange kan de omkostninger, den tid og den indsats, der kræves for at indføre et CRM-system, opveje de potentielle fordele.

Er et CRM-system udgifterne værd?

En af de største byrder for mindre virksomheder, når de indfører CRM, er omkostningerne. Kendte CRM-platforme som Salesforce, HubSpot eller Zoho kan koste alt mellem $25 og $300 pr. bruger pr. måned, afhængigt af plan og funktioner. Selv mindre, mindre kendte løsninger har en høj pris, især når man medregner omkostningerne til uddannelse af medarbejdere og opsætning af systemet. Dette inkluderer ikke de ekstra udgifter til løbende vedligeholdelse, tilpasning og professionel onboarding, som kan belaste budgetterne yderligere.

For mange virksomheder, især dem med små teams eller begrænsede kundebaser, kan disse omkostninger måske ikke retfærdiggøre investeringen, når enklere løsninger kan gøre arbejdet.

Overdrevne funktioner, du måske ikke har brug for

CRM-systemer er ofte spækket med funktioner, som små virksomheder måske aldrig får brug for. Avancerede analyser, salgsprognoser og detaljeret sporing af kunderejser er fremragende til store virksomheder, men er ofte unødvendige for et team, der bare prøver at organisere kontakter og kommunikere med kunder. Væsentlige funktioner som kontaktstyring og grundlæggende opgaveautomatisering er normalt de mest nødvendige funktioner, men mange CRM-løsninger leveres med et overvældende udvalg af værktøjer, som sjældent bliver brugt.

Mindre virksomheder bør fokusere på det, de virkelig har brug for - ofte enkle kontaktorganisations- og kommunikationsværktøjer. I stedet for at investere i funktionsrige CRM'er kan man overveje at bruge platforme som Google Workspace, der giver lige præcis nok funktionalitet uden at overvælde brugeren.

CRM-kompleksitet: En barriere for effektivitet

En anden væsentlig udfordring med CRM er deres kompleksitet. Det er ikke kun tidskrævende at sætte et CRM-system op, det kræver også ofte specialiseret viden. Mange virksomheder er nødt til at ansætte dedikerede CRM-administratorer eller rådføre sig med eksperter, hvilket øger både omkostninger og kompleksitet.

Google Workspace er på den anden side intuitivt og velkendt for de fleste brugere. Dens evne til at integrere med eksisterende arbejdsgange gør den til et tiltalende alternativ. Ved at bruge værktøjer som Gmail, Google Kontakterog Google Drev kan små virksomheder administrere deres kontakter, planlægge opgaver og kommunikere problemfrit uden at skulle navigere i kompleksiteten i et fuldt udbygget CRM-system.

For at hjælpe dig med at træffe en informeret beslutning har vi lavet en simpel sammenligningstabel, der skitserer de vigtigste faktorer, du skal overveje, når du beslutter, om din virksomhed virkelig har brug for et fuldt CRM-system, eller om en mere forenklet løsning kan dække alle behov.

Hvordan bruger man Google som CRM?

Essensen af CRM-systemer ligger i at styre kunderelationer og -interaktioner, især gennem effektiv kontaktstyring. Google Workspace tilbyder med sin pakke af værktøjer en praktisk og overkommelig løsning på mange af de funktioner, der traditionelt håndteres af større kunderelationssystemer. Lad os undersøge, hvordan Google Workspace kan bruges som et godt CRM-alternativ.

Administrer kontakter med gratis Google-løsning

Google Contacts er et stærkt, men enkelt værktøj, der gør det muligt for virksomheder at administrere deres kundedata uden at have brug for en separat CRM-platform. Det giver brugerne alt, hvad de har brug for til korrekt kundestyring.

Alle kontakter på ét sted: Med Google Kontakter kan du samle alle dine forretningskontakter på et centralt, skybaseret sted. Uanset hvilket værktøj du bruger - Google Mail, Google Drev eller Kalender - vil dine kontakter altid være synkroniseret på tværs af enheder og programmer, så du får øjeblikkelig adgang til vigtige kundeoplysninger, uanset hvor du er. Denne funktion forenkler administrationen ved at eliminere behovet for at bruge flere platforme eller manuelt opdatere kontakter i forskellige systemer.

Etiketter til organisering: En af fordelene ved Google Kontakter er muligheden for at kategorisere kontakter ved hjælp af etiketter. Du kan gruppere kontakter efter forskellige kriterier - f.eks. kunder, partnere, kundeemner eller specifikke projektteams - hvilket giver mulighed for en mere organiseret og enkel administration. Det er især nyttigt for virksomheder, der ønsker at segmentere deres kundebase med henblik på målrettet kommunikation eller markedsføring. Kontakter kan også let flyttes mellem etiketter, hvilket gør det nemt at omfordele eller opdatere kontaktkategorier, efterhånden som relationerne udvikler sig.

Manuel tilføjelse af nye kontakter: Google Kontakter tilbyder intuitive og fleksible muligheder for manuelt at tilføje nye kontakter, uanset om du indtaster en ny kundeemne eller opdaterer en eksisterende kundes oplysninger. Det hjælper virksomheder med at indfange vigtige detaljer i realtid, f.eks. under netværksarrangementer eller møder. Ved at holde din kontaktliste aktuel og opdateret kan du få adgang til vigtige oplysninger til opfølgning eller opsøgende arbejde.

Link til relaterede personer: Denne funktion giver dig mulighed for at forbinde personer, der deler en relation, f.eks. kolleger, der arbejder for den samme kunde, eller medlemmer af den samme familie. Sammenkædning af kontakter giver et klarere billede af relationer og organisatoriske hierarkier, hvilket kan være en fordel for virksomheder, der administrerer flere kontaktpunkter inden for en enkelt organisation. Det forbedrer kommunikationen betydeligt, fordi brugerne kan identificere nøglerelationer og undgå redundans i løbet af få minutter.

Brugerdefinerede felter: Brugerdefinerede felter giver et personligt præg, og det er altid godt at have denne funktion. Google begrænser ikke sine brugere med hensyn til, hvilke oplysninger de kan indtaste. Du kan oprette brugerdefinerede felter til kontakter, så du kan gemme specifikke oplysninger ud over standardindstillingerne (f.eks. yderligere telefonnumre, projektnoter eller loyalitetsstatus). En sådan fleksibilitet gør det muligt for virksomheder at justere deres kontaktoplysninger, så de opfylder specifikke behov. Det kan være værdifuldt for virksomheder med unikke krav til kundedata.

Del dine kundekontakter med Shared Contacts Manager-værktøjet

Det er vigtigt at håndtere kontakter internt, men virksomheder har også brug for at dele kontaktoplysninger effektivt på tværs af teams og afdelinger. Google Workspace's app Shared Contacts Manager tilbyder en praktisk løsning på denne udfordring og imødekommer kundernes mest efterspurgte behov. 

Del kontakter med Gmail-brugere: En af de største fordele ved Shared Contacts Manager er muligheden for at dele kontakter med alle, der bruger en Gmail-konto. Det er en praktisk funktion for virksomheder, der arbejder med eksterne kunder, freelancere eller partnere. Teammedlemmerne kan samarbejde effektivt, fordi de ved, at de alle har adgang til de mest opdaterede kontaktoplysninger. Delte kontakter kan synkroniseres på tværs af Gmail, Google Kalender og Google Drev, hvilket gør det nemmere at holde forbindelsen med fælles ressourcer.

Det er vigtigt at administrere kontakter internt, men virksomheder har også brug for at dele kontaktoplysninger effektivt på tværs af teams og afdelinger. Google Workspaces app Shared Contacts Manager tilbyder en praktisk løsning på denne udfordring og imødekommer kundernes mest efterspurgte behov. 

Del kontakter med Gmail-brugere: En af de største fordele ved Shared Contacts Manager er muligheden for at dele kontakter med alle, der bruger en Gmail-konto. Det er en praktisk funktion for virksomheder, der arbejder med eksterne kunder, freelancere eller partnere. Teammedlemmerne kan samarbejde effektivt, fordi de ved, at de alle har adgang til de mest opdaterede kontaktoplysninger. Delte kontakter kan synkroniseres på tværs af Gmail, Google Kalender og Google Drev, hvilket gør det nemmere at holde forbindelsen med fælles ressourcer.

Deling på tværs af domæner: For virksomheder, der arbejder med Google Workspace, er kontaktdeling nu problemfri på tværs af en organisation. Du kan dele kontaktlister med kolleger inden for dit domæne og være sikker på, at alle teammedlemmer har øjeblikkelig adgang til de samme oplysninger. Det fremmer ensartet kommunikation, reducerer fejlkommunikation og forbedrer arbejdsgange på tværs af afdelinger, hvilket gør det nemmere at håndtere interne kontakter som kolleger eller afdelingsledere.

Deling på tværs af domæner: Shared Contacts Manager giver også mulighed for at dele kontakter på tværs af forskellige domæner. Det er et stærkt værktøj for organisationer, der samarbejder med eksterne virksomheder eller kunder. Denne funktion garanterer, at dine forretningspartnere, leverandører eller tjenesteudbydere arbejder med de samme kontaktdata som dit interne team, hvilket forbedrer koordineringen og øger driftseffektiviteten.

Hurtig synkronisering: Kontaktnøjagtighed og relevans på tværs af brugere er afgørende for den samlede forretningseffektivitet. Shared Contacts Manager tilbyder hurtige synkroniseringsfunktioner, så alle delte kontaktopdateringer straks afspejles på tværs af brugerne. Når appen først er startet, kan brugerne manuelt udløse synkronisering for at dele de nyeste kontaktdata med det samme. Alternativt synkroniserer appen automatisk med få timers mellemrum og holder alle brugere opdateret med de seneste ændringer i delte etiketter. På den måde har medlemmer, der arbejder på de samme projekter eller konti, altid adgang til de nyeste kontaktoplysninger.

Oprethold sikkerheden for kontaktdata

Sikkerhed er et stort problem, når man håndterer følsomme kundedata, og Google Workspace tilbyder sammen med Shared Contacts Manager robuste løsninger til at prioritere sikkerheden og fortroligheden af dine kontakter.

Sikkerhed på virksomhedsniveau: Google Workspace tilbyder sikkerhedsfunktioner på virksomhedsniveau, herunder kryptering, to-faktor-godkendelse og regelmæssige sikkerhedsopdateringer. Disse foranstaltninger hjælper med at beskytte dine kontaktdata mod uautoriseret adgang og sikrer, at kun autoriseret personale har adgang til følsomme oplysninger. Med Googles globale sikkerhedsinfrastruktur kan virksomheder trygt gemme og dele kontakter uden at bekymre sig om databrud eller lækager.
Tilladelser på brugerniveau: Shared Contacts Manager giver administratorer mulighed for at indstille specifikke tilladelser på brugerniveau. Du kan styre, om en bruger kan se, redigere eller dele kontakter, og dermed tilføje et lag af kontrol over, hvordan kontaktdata håndteres i din organisation eller af enkeltpersoner. Virksomheder med forskellige teams eller afdelinger, der kræver forskellige niveauer af adgang til kundedata, vil helt sikkert have gavn af at anvende forskellige tilladelser.

Tilladelser på gruppeniveau: Ud over tilladelser på brugerniveau kan du indstille adgangsrettigheder på gruppeniveau for hele teams eller afdelinger. Det forenkler administrationen, når du skal give eller begrænse adgang for større grupper. I dette tilfælde vil teams, der arbejder på specifikke projekter eller konti, have de oplysninger, de har brug for, uden at eksponere unødvendige data.

Kontakt overdragelse af ejerskab: Når rollerne skifter i din organisation, er det nemt at overføre ejerskabet af kontakter fra et teammedlem til et andet. Kunderelationer vil altid blive vedligeholdt korrekt, selv når der sker personaleændringer. Det er en god funktion for virksomheder, der ønsker at sikre kontinuitet i kundehåndteringen uden at miste overblikket over vigtige kundedetaljer.

Kontaktadgang på tværs af platforme er let med Google CRM-software

Google Workspace giver dig adgang til kontakter på tværs af alle programmer og enheder uden problemer. Når du bruger Gmail, Google Drev eller Kalender, er dine kontakter let tilgængelige uden besværligt skift mellem platforme. Denne skybaserede synkronisering betyder, at opdateringer af kontaktoplysninger afspejles øjeblikkeligt på alle enheder, uanset om du arbejder fra en stationær, bærbar eller mobil enhed. 

I modsætning hertil begrænser traditionelle CRM-systemer ofte adgangen til specifikke applikationer og kræver separate logins og integrationer, hvilket kan hæmme produktiviteten. Denne sammenkobling af Google Workspace fremmer større effektivitet og gør det lettere at administrere kunderelationer, uanset hvor du er, eller hvilken enhed du bruger.

Afsluttende tanker om G Suite som CRM for Google-brugere 

Konklusionen er, at mens traditionelle CRM-systemer måske passer til store virksomheder, er Google Workspace et effektivt og prisbilligt alternativ til mindre virksomheder. Mange af de vigtige CRM-funktioner - f.eks. kontaktstyring og -deling - kan håndteres direkte i det velkendte Google-økosystem uden dyr software eller stejle indlæringskurver. Shared Contacts Manager forbedrer denne oplevelse ved at forenkle kontaktorganisering, deling og samarbejde på tværs af teams, så alle får relevante og tilgængelige oplysninger. Med Google Workspace og Shared Contacts Managerkan virksomheder håndtere kunderelationer effektivt og til en overkommelig pris. Prøv det gratis i dag!