Kuinka käyttää Google Workspacea yrityksesi CRM:nä?

Entä jos joku kertoisi sinulle, että täysimittainen CRM-järjestelmä ei ehkä sovi yrityksellesi parhaiten? Olisitko epäileväinen vai suhtautuisitko ajatukseen avoimesti asianmukaisin perusteluin? On kiistatonta, että CRM-järjestelmät tarjoavat suuria etuja aina yhteyksien hallinnasta tehtävien automatisointiin. Monet yritykset, erityisesti pienemmät, eivät kuitenkaan aina tarvitse näin laajoja järjestelmiä päivittäiseen toimintaan. Työnkulkujen nopeuttamiseen ja yksinkertaistamiseen tarvittavat työkalut ovat usein saatavilla Google Workspacen kaltaisilla alustoilla, mutta ne jätetään usein huomiotta, vaikka ne ovat yksinkertaisia, kustannustehokkaita ja erittäin tehokkaita vaihtoehtoja.

Tarvitsenko CRM-järjestelmän yritykseni tarpeisiin?

Suuryritykset, joilla on laaja asiakaskunta ja monimutkaiset toiminnot, luottavat työnkulkujensa hallinnassa voimakkaasti CRM-järjestelmiin. Nämä työkalut auttavat automatisoimaan prosesseja, virtaviivaistamaan viestintää ja analysoimaan tietoja, joten ne ovat välttämättömiä yrityksille, joilla on satoja työntekijöitä ja loputtomasti resursseja. Pienemmille yrityksille päätös investoida CRM-järjestelmään ei kuitenkaan ole yhtä suoraviivainen.

Vaikka nämä järjestelmät tarjoavat kiistattomia etuja, pienten yritysten on punnittava edut ja haitat huolellisesti ottaen huomioon erityistarpeet, yrityksen koko ja käytettävissä olevat resurssit. Joskus CRM-järjestelmän käyttöönoton vaatimat kustannukset, aika ja vaivannäkö saattavat olla suuremmat kuin mahdolliset hyödyt.

Onko CRM kustannusten arvoinen?

Yksi pienempien yritysten suurimmista rasitteista CRM:n käyttöönotossa ovat kustannukset. Tunnetut CRM-alustat, kuten Salesforce, HubSpot tai Zoho, voivat veloittaa $25-$300 käyttäjää kohti kuukaudessa suunnitelmasta ja ominaisuuksista riippuen. Jopa pienemmät, vähemmän tunnetut ratkaisut ovat kalliita, varsinkin kun otetaan huomioon työntekijöiden koulutuksesta ja järjestelmän käyttöönotosta aiheutuvat kustannukset. Tähän eivät sisälly jatkuvasta ylläpidosta, räätälöinnistä ja ammattilaisten käyttöönotosta aiheutuvat lisäkustannukset, jotka voivat rasittaa budjettia entisestään.

Monille yrityksille, erityisesti niille, joilla on pienet tiimit tai rajallinen asiakaskunta, nämä kustannukset eivät välttämättä oikeuta investointeja, kun yksinkertaisemmatkin ratkaisut voisivat hoitaa homman.

Liialliset ominaisuudet, joita et ehkä tarvitse

CRM-ohjelmat sisältävät usein ominaisuuksia, joita pienet yritykset eivät ehkä koskaan käytä. Kehittynyt analytiikka, myynnin ennustaminen ja yksityiskohtainen asiakaspolun seuranta ovat erinomaisia suuryrityksille, mutta usein tarpeettomia tiimille, joka yrittää vain järjestää yhteystietoja ja viestiä asiakkaiden kanssa. Keskeiset ominaisuudet, kuten yhteyksien hallinta ja perustehtävien automatisointi, ovat yleensä kaikkein tarpeellisimpia toimintoja, mutta monissa CRM-ratkaisuissa on runsaasti työkaluja, joihin harvoin kosketaan.

Pienempien yritysten tulisi keskittyä siihen, mitä ne todella tarvitsevat - usein yksinkertaisiin yhteydenpidon organisointi- ja viestintävälineisiin. Sen sijaan, että investoisit ominaisuuksiltaan rikkaisiin CRM-ohjelmiin, kannattaa harkita Google Workspacen kaltaisten alustojen hyödyntämistä, jotka tarjoavat juuri riittävästi toimintoja hukuttamatta käyttäjää.

CRM:n monimutkaisuus: Tehokkuuden esteenä

Toinen CRM-järjestelmien merkittävä haaste on niiden monimutkaisuus. CRM:n perustaminen on aikaa vievää ja vaatii usein myös erityisosaamista. Monet yritykset joutuvat palkkaamaan CRM:n ylläpitäjiä tai konsultoimaan asiantuntijoita, mikä lisää sekä kustannuksia että monimutkaisuutta.

Google Workspace taas on intuitiivinen ja tuttu useimmille käyttäjille. Sen kyky integroitua olemassa oleviin työnkulkuihin tekee siitä houkuttelevan vaihtoehdon. Käyttämällä työkaluja, kuten Gmail, Google Yhteystiedotja Google Driven avulla pienyritykset voivat hallita yhteystietojaan, aikatauluttaa tehtäviä ja viestiä saumattomasti ilman, että niiden tarvitsee selata täysimittaisen CRM-järjestelmän monimutkaisuutta.

Jotta voisit tehdä tietoon perustuvan päätöksen, olemme laatineet yksinkertaisen vertailutaulukon, jossa esitetään keskeiset tekijät, jotka on otettava huomioon päätettäessä, tarvitseeko yrityksesi todella täydellisen CRM-järjestelmän vai voisiko yksinkertaisempi ratkaisu täyttää kaikki vaatimukset.

Kuinka käyttää Googlea CRM:nä?

CRM-järjestelmien ydin on asiakassuhteiden ja vuorovaikutuksen hallinnassa, erityisesti tehokkaan yhteydenpidon hallinnan avulla. Google Workspace tarjoaa työkalupakettinsa avulla käytännöllisen ja edullisen ratkaisun moniin toimintoihin, joita perinteisesti hoidetaan suuremmissa asiakassuhdejärjestelmissä. Tutkitaanpa, miten Google Workspacea voidaan käyttää kyvykkäänä CRM-vaihtoehtona.

Hallitse yhteystietoja ilmaisella Google-ratkaisulla

Google Contacts on tehokas mutta yksinkertainen työkalu, jonka avulla yritykset voivat hallita asiakastietojaan ilman erillistä CRM-alustaa. Se tarjoaa käyttäjille kaiken, mitä he tarvitsevat asianmukaiseen asiakashallintaan.

Kaikki yhteystiedot yhdessä paikassa: Google Contactsin avulla voit koota kaikki yrityskontaktisi keskitettyyn, pilvipohjaiseen paikkaan. Riippumatta siitä, mitä työkalua käytät - Gmailia, Google Drivea tai kalenteria - yhteystietosi synkronoidaan aina eri laitteissa ja sovelluksissa, jolloin saat tärkeät asiakastiedot heti käyttöön, missä tahansa oletkin. Tämä ominaisuus yksinkertaistaa hallintaa, sillä sinun ei tarvitse käyttää useita alustoja tai päivittää yhteystietoja manuaalisesti eri järjestelmissä.

Organisaation etiketit: Yksi Google Contactsin eduista on sen kyky luokitella yhteystietoja tarrojen avulla. Voit ryhmitellä yhteystietoja eri kriteerien mukaan, kuten asiakkaat, yhteistyökumppanit, liidit tai tietyt projektiryhmät, mikä mahdollistaa organisoidumman ja yksinkertaisemman hallinnan. Tämä on erityisen hyödyllistä yrityksille, jotka haluavat segmentoida asiakaskuntansa kohdennettua viestintää tai markkinointia varten. Yhteystietoja voidaan myös siirtää helposti eri tunnisteiden välillä, jolloin yhteystietoluokkia on helppo määrittää tai päivittää uudelleen suhteiden kehittyessä.

Uusien yhteystietojen lisääminen manuaalisesti: Google Contacts tarjoaa intuitiiviset ja joustavat vaihtoehdot uusien yhteystietojen manuaaliseen lisäämiseen, olipa kyse sitten uuden kontaktin syöttämisestä tai olemassa olevan asiakkaan tietojen päivittämisestä. Tämä auttaa yrityksiä tallentamaan tärkeitä tietoja reaaliaikaisesti, esimerkiksi verkostoitumistapahtumien tai kokousten aikana. Kun pidät yhteystietoluettelosi ajan tasalla, voit käyttää kriittisiä tietoja jatkotoimia tai yhteydenottoja varten.

Linkki Liittyvät yksilöt: Tämä ominaisuus antaa sinulle mahdollisuuden yhdistää henkilöitä, joilla on yhteinen suhde, kuten saman asiakkaan palveluksessa työskentelevät kollegat tai saman perheen jäsenet. Yhteystietojen yhdistäminen antaa selkeämmän kuvan suhteista ja organisaatiohierarkioista, mikä voi olla hyödyllistä yrityksille, jotka hallinnoivat useita yhteyspisteitä yhden organisaation sisällä. Tämä parantaa viestintää merkittävästi, koska käyttäjät voivat tunnistaa keskeiset suhteet ja välttää päällekkäisyyksiä muutamassa minuutissa.

Mukautetut kentät: Mukautetut kentät tarjoavat yksilöllisen kosketuksen, ja tämän toiminnon käyttäminen on aina hienoa. Google ei rajoita käyttäjiään siinä, mitä tietoja he voivat syöttää. Voit luoda yhteystiedoille mukautettuja kenttiä, joiden avulla voit tallentaa erityisiä tietoja oletusvaihtoehtojen lisäksi (esim. ylimääräisiä puhelinnumeroita, projektimuistiinpanoja tai uskollisuuden tilaa). Tällainen joustavuus antaa yrityksille mahdollisuuden mukauttaa yhteystietojaan vastaamaan erityistarpeita. Tämä voi olla arvokasta yrityksille, joilla on ainutlaatuisia asiakastietovaatimuksia.

Jaa asiakaskontaktisi Shared Contacts Manager-työkalun avulla

Yhteystietojen hallinta sisäisesti on tärkeää, mutta yritysten on myös jaettava yhteystietoja tehokkaasti tiimien ja osastojen välillä. Google Workspacen sovellus Shared Contacts Manager tarjoaa tähän haasteeseen kätevän ratkaisun, joka vastaa asiakkaiden halutuimpiin tarpeisiin. 

Jaa yhteystietoja Gmailin käyttäjien kanssa: Yksi Shared Contacts Manager:n suurimmista eduista on mahdollisuus jakaa yhteystietoja kenen tahansa Gmail-tiliä käyttävän henkilön kanssa. Tämä on käytännöllinen ominaisuus yrityksille, jotka työskentelevät ulkoisten asiakkaiden, freelancereiden tai kumppaneiden kanssa. Tiimin jäsenet voivat tehdä tehokasta yhteistyötä tietäen, että heillä kaikilla on käytössään ajantasaisimmat yhteystiedot. Jaetut yhteystiedot voidaan synkronoida Gmailin, Google-kalenterin ja Google Driven välillä, mikä helpottaa yhteyksien ylläpitämistä jaettuihin resursseihin.

Yhteystietojen hallinta sisäisesti on tärkeää, mutta yritysten on myös jaettava yhteystietoja tehokkaasti tiimien ja osastojen välillä. Google Workspacen sovellus Shared Contacts Manager tarjoaa tähän haasteeseen kätevän ratkaisun, joka vastaa asiakkaiden halutuimpiin tarpeisiin. 

Jaa yhteystietoja Gmailin käyttäjien kanssa: Yksi Shared Contacts Manager:n suurimmista eduista on mahdollisuus jakaa yhteystietoja kenen tahansa Gmail-tiliä käyttävän henkilön kanssa. Tämä on käytännöllinen ominaisuus yrityksille, jotka työskentelevät ulkoisten asiakkaiden, freelancereiden tai kumppaneiden kanssa. Tiimin jäsenet voivat tehdä tehokasta yhteistyötä tietäen, että heillä kaikilla on käytössään ajantasaisimmat yhteystiedot. Jaetut yhteystiedot voidaan synkronoida Gmailin, Google-kalenterin ja Google Driven välillä, mikä helpottaa yhteyksien ylläpitämistä jaettuihin resursseihin.

Toimialueen laajuinen jakaminen: Google Workspacessa toimiville yrityksille yhteystietojen jakaminen on nyt ongelmatonta koko organisaatiossa. Voit jakaa yhteystietoluetteloita toimialueesi kollegoiden kanssa ja olla varma, että kaikilla tiimin jäsenillä on välitön pääsy samoihin tietoihin. Tämä edistää johdonmukaista viestintää, vähentää väärinkäytöksiä ja parantaa työnkulkuja osastojen välillä, mikä helpottaa sisäisten kontaktien, kuten työtovereiden tai yksikönjohtajien, hallintaa.

Toimialarajat ylittävä jakaminen: Shared Contacts Manager mahdollistaa myös yhteyksien jakamisen eri toimialueiden välillä. Se on tehokas työkalu organisaatioille, jotka tekevät yhteistyötä ulkopuolisten yritysten tai asiakkaiden kanssa. Tämä ominaisuus takaa, että liikekumppanisi, myyjäsi tai palveluntarjoajasi työskentelevät samojen yhteystietojen parissa kuin sisäinen tiimisi, mikä parantaa koordinointia ja lisää toiminnan tehokkuutta.

Nopea synkronointi: Yhteydenottojen tarkkuus ja relevanssi eri käyttäjien välillä ovat kriittisiä liiketoiminnan yleisen tehokkuuden kannalta. Shared Contacts Manager tarjoaa nopeat synkronointiominaisuudet, joiden ansiosta kaikki yhteiset yhteystietojen päivitykset näkyvät käyttäjissä nopeasti. Kun sovellus on käynnistetty ensimmäisen kerran, käyttäjät voivat käynnistää synkronoinnin manuaalisesti ja jakaa uusimmat yhteystietonsa välittömästi. Vaihtoehtoisesti sovellus synkronoi automaattisesti muutaman tunnin välein, jolloin kaikki käyttäjät pysyvät ajan tasalla jaettujen tunnisteiden viimeisimmistä muutoksista. Näin samojen projektien tai tilien parissa työskentelevät jäsenet saavat aina käyttöönsä uusimmat yhteystiedot.

Ylläpidä yhteystietojen turvallisuutta

Tietoturva on suuri huolenaihe, kun käsitellään arkaluonteisia asiakastietoja, ja Google Workspace sekä Shared Contacts Manager tarjoavat vankkoja ratkaisuja, joilla yhteystietojesi turvallisuus ja luottamuksellisuus asetetaan etusijalle.

Yritysluokan turvallisuus: Google Workspace tarjoaa yritystason tietoturvaominaisuuksia, kuten salauksen, kaksitekijätodennuksen ja säännölliset tietoturvapäivitykset. Nämä toimenpiteet auttavat suojaamaan yhteystietojasi luvattomalta käytöltä ja varmistavat, että vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy arkaluonteisiin tietoihin. Googlen maailmanlaajuisen tietoturvainfrastruktuurin ansiosta yritykset voivat luottavaisin mielin tallentaa ja jakaa yhteystietoja ilman huolta tietomurroista tai -vuodoista.
Käyttäjätason oikeudet: Shared Contacts Manager antaa järjestelmänvalvojille mahdollisuuden asettaa erityisiä käyttäjätason käyttöoikeuksia. Voit määrittää, voiko käyttäjä tarkastella, muokata tai jakaa yhteystietoja, ja näin voit hallita sitä, miten yhteystietoja käsitellään organisaatiossasi tai yksittäisten henkilöiden kesken. Yritykset, joissa on eri tiimejä tai osastoja, jotka tarvitsevat eritasoista pääsyä asiakastietoihin, hyötyvät varmasti erilaisten käyttöoikeuksien soveltamisesta.

Ryhmätason oikeudet: Käyttäjätason käyttöoikeuksien lisäksi voit määrittää ryhmätason käyttöoikeudet kokonaisille tiimeille tai osastoille. Tämä helpottaa hallintaa, kun sinun on annettava tai rajoitettava suurempien ryhmien käyttöoikeuksia. Tällöin tiettyjen projektien tai tilien parissa työskentelevät tiimit saavat tarvitsemansa tiedot paljastamatta tarpeettomia tietoja.

Ota yhteyttä Omistuksen siirto: Kun roolit vaihtuvat organisaatiossasi, yhteystietojen omistajuus on helppo siirtää tiimin jäseneltä toiselle. Asiakassuhteet säilyvät aina kunnolla, vaikka henkilöstössä tapahtuisi muutoksia. Se on hieno toiminto yrityksille, jotka haluavat varmistaa jatkuvuuden asiakashallinnassa menettämättä tärkeiden asiakastietojen muistia.

Google CRM -ohjelmiston avulla yhteystietojen käyttö on helppoa eri alustojen välillä.

Google Workspacen avulla voit käyttää yhteystietoja saumattomasti kaikissa sovelluksissa ja laitteissa. Kun käytät Gmailia, Google Drivea tai kalenteria, yhteystietosi ovat helposti saatavilla ilman hankalaa vaihtamista alustojen välillä. Tämä pilvipohjainen synkronointi tarkoittaa, että yhteystietojen päivitykset näkyvät kaikissa laitteissa välittömästi, työskentelitpä sitten työpöydällä, kannettavalla tietokoneella tai mobiililaitteella. 

Sen sijaan perinteiset CRM-järjestelmät rajoittavat usein pääsyä tiettyihin sovelluksiin ja vaativat erillisiä kirjautumisia ja integraatioita, mikä voi haitata tuottavuutta. Google Workspacen yhteenkytkettävyys lisää tehokkuutta ja helpottaa asiakassuhteiden hallintaa riippumatta siitä, missä olet tai mitä laitetta käytät.

Loppuhuomioita G Suiten CRM:stä Googlen käyttäjille 

Yhteenvetona voidaan todeta, että vaikka perinteiset CRM-järjestelmät sopivat suurille yrityksille, Google Workspace tarjoaa tehokkaan ja edullisen vaihtoehdon pienemmille yrityksille. Monia keskeisiä CRM-toimintoja, kuten yhteystietojen hallintaa ja jakamista, voidaan hoitaa suoraan tutussa Google-ekosysteemissä ilman kalliita ohjelmistoja tai jyrkkiä oppimiskäyriä. Shared Contacts Manager parantaa tätä kokemusta yksinkertaistamalla yhteyksien järjestämistä, jakamista ja yhteistyötä tiimien välillä, jolloin kaikki saavat merkityksellistä ja helposti saatavilla olevaa tietoa. Google Workspacen ja Shared Contacts Manager, yritykset voivat hallita asiakassuhteita tehokkaasti ja edullisesti. Kokeile sitä ilmaiseksi jo tänään!