Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google Workspace ως CRM για την επιχείρησή σας

Τι θα γινόταν αν κάποιος σας έλεγε ότι ένα σύστημα CRM πλήρους κλίμακας μπορεί να μην είναι το καλύτερο για την επιχείρησή σας; Θα ήσασταν επιφυλακτικοί ή θα ήσασταν ανοιχτοί στην ιδέα με την κατάλληλη επιχειρηματολογία; Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι τα CRM προσφέρουν μεγάλα πλεονεκτήματα, από τη διαχείριση των επαφών έως την αυτοματοποίηση των εργασιών. Ωστόσο, πολλές εταιρείες, ιδίως οι μικρότερες, δεν χρειάζονται πάντα τόσο εκτεταμένα συστήματα για τις καθημερινές λειτουργίες. Τα εργαλεία που απαιτούνται για την επιτάχυνση και την απλούστευση των ροών εργασίας είναι συχνά διαθέσιμα σε πλατφόρμες όπως το Google Workspace, αλλά συχνά παραβλέπονται παρά το γεγονός ότι αποτελούν απλές, οικονομικά αποδοτικές και εξαιρετικά αποτελεσματικές εναλλακτικές λύσεις.

Χρειάζομαι ένα σύστημα CRM για τις ανάγκες της επιχείρησής μου;

Οι μεγάλες εταιρείες με τεράστια πελατειακή βάση και πολύπλοκες λειτουργίες βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στα συστήματα CRM για τη διαχείριση των ροών εργασίας τους. Αυτά τα εργαλεία βοηθούν στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών, στον εξορθολογισμό της επικοινωνίας και στην ανάλυση δεδομένων, καθιστώντας τα απαραίτητα για επιχειρήσεις με εκατοντάδες υπαλλήλους και ατελείωτους πόρους. Ωστόσο, για τις μικρότερες επιχειρήσεις, η απόφαση να επενδύσουν σε ένα σύστημα CRM δεν είναι τόσο απλή.

Ενώ τα συστήματα αυτά προσφέρουν αναμφισβήτητα οφέλη, οι μικρότερες εταιρείες πρέπει να σταθμίσουν προσεκτικά τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα, λαμβάνοντας υπόψη τις συγκεκριμένες ανάγκες τους, το μέγεθος της εταιρείας και τους διαθέσιμους πόρους. Μερικές φορές, το κόστος, ο χρόνος και η προσπάθεια που απαιτούνται για την υιοθέτηση ενός CRM μπορεί να υπερτερούν των πιθανών οφελών.

Αξίζει ένα CRM τα έξοδα;

Ένα από τα πιο σημαντικά βάρη για τις μικρότερες επιχειρήσεις κατά την υιοθέτηση ενός CRM είναι το κόστος. Οι γνωστές πλατφόρμες CRM, όπως το Salesforce, το HubSpot ή το Zoho, μπορούν να χρεώνουν από $25 έως $300 ανά χρήστη μηνιαίως, ανάλογα με το πρόγραμμα και τα χαρακτηριστικά. Ακόμα και μικρότερες, λιγότερο γνωστές λύσεις συνοδεύονται από ένα βαρύ τίμημα, ιδίως αν συνυπολογίσετε το κόστος της εκπαίδευσης των εργαζομένων και της εγκατάστασης του συστήματος. Αυτό δεν περιλαμβάνει τα πρόσθετα έξοδα για τη συνεχή συντήρηση, την προσαρμογή και την επαγγελματική ένταξη, τα οποία μπορεί να επιβαρύνουν περαιτέρω τον προϋπολογισμό.

Για πολλές επιχειρήσεις, ιδίως για εκείνες με μικρές ομάδες ή περιορισμένη πελατειακή βάση, το κόστος αυτό μπορεί να μην δικαιολογεί την επένδυση, όταν απλούστερες λύσεις μπορούν να κάνουν τη δουλειά.

Υπερβολικά χαρακτηριστικά που μπορεί να μην χρειάζεστε

Τα CRM είναι συχνά γεμάτα με λειτουργίες που οι μικρές επιχειρήσεις μπορεί να μην χρησιμοποιήσουν ποτέ. Οι προηγμένες αναλύσεις, οι προβλέψεις πωλήσεων και η λεπτομερής παρακολούθηση της διαδρομής των πελατών είναι εξαιρετικές για μεγάλες επιχειρήσεις, αλλά συχνά είναι περιττές για μια ομάδα που προσπαθεί απλώς να οργανώσει τις επαφές και να επικοινωνήσει με τους πελάτες. Βασικά χαρακτηριστικά όπως η διαχείριση επαφών και η βασική αυτοματοποίηση εργασιών είναι συνήθως οι πιο απαραίτητες λειτουργίες, αλλά πολλές λύσεις CRM έρχονται με μια διογκωμένη σειρά εργαλείων που σπάνια αγγίζονται.

Οι μικρότερες επιχειρήσεις θα πρέπει να επικεντρωθούν σε αυτό που πραγματικά χρειάζονται - συχνά απλά εργαλεία οργάνωσης επαφών και επικοινωνίας. Αντί να επενδύσετε σε CRM με πολλές δυνατότητες, σκεφτείτε να αξιοποιήσετε πλατφόρμες όπως το Google Workspace, οι οποίες παρέχουν ακριβώς αρκετή λειτουργικότητα χωρίς να υπερφορτώνουν τον χρήστη.

Πολυπλοκότητα CRM: CRM: Ένα εμπόδιο στην αποτελεσματικότητα

Μια άλλη σημαντική πρόκληση με τα CRM είναι η πολυπλοκότητά τους. Η δημιουργία ενός CRM δεν είναι μόνο χρονοβόρα, αλλά συχνά απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις. Πολλές επιχειρήσεις πρέπει να προσλάβουν ειδικούς διαχειριστές CRM ή να συμβουλευτούν ειδικούς, αυξάνοντας τόσο το κόστος όσο και την πολυπλοκότητα.

Το Google Workspace, από την άλλη πλευρά, είναι διαισθητικό και οικείο στους περισσότερους χρήστες. Η ικανότητά του να ενσωματώνεται στις υπάρχουσες ροές εργασίας το καθιστά μια ελκυστική εναλλακτική λύση. Με τη χρήση εργαλείων όπως το Gmail, Επαφές Google, και Google Drive, οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να διαχειρίζονται τις επαφές τους, να προγραμματίζουν εργασίες και να επικοινωνούν απρόσκοπτα χωρίς να χρειάζεται να περιηγηθούν στην πολυπλοκότητα ενός ολοκληρωμένου συστήματος CRM.

Για να σας βοηθήσουμε να λάβετε μια τεκμηριωμένη απόφαση, δημιουργήσαμε έναν απλό συγκριτικό πίνακα που περιγράφει τους βασικούς παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη σας όταν αποφασίζετε αν η επιχείρησή σας χρειάζεται πραγματικά ένα πλήρες σύστημα CRM ή αν μια πιο απλοποιημένη λύση μπορεί να καλύψει όλες τις ανάγκες.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google ως CRM;

Η ουσία των συστημάτων CRM έγκειται στη διαχείριση των σχέσεων και των αλληλεπιδράσεων με τους πελάτες, ιδίως μέσω της αποτελεσματικής διαχείρισης των επαφών. Το Google Workspace, με τη σουίτα εργαλείων που διαθέτει, προσφέρει μια πρακτική και προσιτή λύση για πολλές από τις λειτουργίες που παραδοσιακά διαχειρίζονται τα μεγαλύτερα συστήματα σχέσεων με τους πελάτες. Ας εξερευνήσουμε πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί το Google Workspace ως μια ικανή εναλλακτική λύση CRM.

Διαχείριση επαφών με δωρεάν λύση Google

Το Google Contacts είναι ένα ισχυρό αλλά απλό εργαλείο που επιτρέπει στις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται τα δεδομένα των πελατών τους χωρίς να χρειάζονται ξεχωριστή πλατφόρμα CRM. Προσφέρει στους χρήστες όλα όσα χρειάζονται για τη σωστή διαχείριση των πελατών.

Όλες οι επαφές σε ένα μέρος: Με τις Επαφές Google, μπορείτε να συγκεντρώσετε όλες τις επαγγελματικές σας επαφές σε μια κεντρική τοποθεσία στο σύννεφο. Ανεξάρτητα από το εργαλείο που χρησιμοποιείτε - Gmail, Google Drive ή Ημερολόγιο - οι επαφές σας θα είναι πάντα συγχρονισμένες σε όλες τις συσκευές και εφαρμογές, παρέχοντάς σας άμεση πρόσβαση σε σημαντικά στοιχεία πελατών, όπου κι αν βρίσκεστε. Αυτή η λειτουργία απλοποιεί τη διαχείριση, εξαλείφοντας την ανάγκη να χρησιμοποιείτε πολλαπλές πλατφόρμες ή να ενημερώνετε χειροκίνητα τις επαφές σε διαφορετικά συστήματα.

Ετικέτες για οργάνωση: Ένα από τα πλεονεκτήματα του Google Contacts είναι η δυνατότητα κατηγοριοποίησης των επαφών με τη χρήση ετικετών. Μπορείτε να ομαδοποιήσετε τις επαφές με διαφορετικά κριτήρια -όπως πελάτες, συνεργάτες, επικεφαλής ή συγκεκριμένες ομάδες έργου- επιτρέποντας μια πιο οργανωμένη και απλή διαχείριση. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τις επιχειρήσεις που επιθυμούν να τμηματοποιήσουν την πελατειακή τους βάση για στοχευμένη επικοινωνία ή μάρκετινγκ. Επίσης, οι επαφές μπορούν να μετακινούνται μεταξύ ετικετών με ευκολία, καθιστώντας απλή την εκ νέου ανάθεση ή την ενημέρωση των κατηγοριών επαφών καθώς εξελίσσονται οι σχέσεις.

Χειροκίνητη προσθήκη νέων επαφών: Το Google Contacts προσφέρει διαισθητικές και ευέλικτες επιλογές για τη χειροκίνητη προσθήκη νέων επαφών, είτε πρόκειται για την εισαγωγή ενός νέου lead είτε για την ενημέρωση των πληροφοριών ενός υπάρχοντος πελάτη. Αυτό βοηθά τις επιχειρήσεις να καταγράφουν σημαντικές λεπτομέρειες σε πραγματικό χρόνο, όπως κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων δικτύωσης ή συναντήσεων. Διατηρώντας τη λίστα επαφών σας ενημερωμένη και επικαιροποιημένη, θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε κρίσιμες πληροφορίες για επακόλουθες ενέργειες ή για σκοπούς προσέγγισης.

Σύνδεσμος Σχετικά άτομα: Αυτή η λειτουργία σας δίνει τη δυνατότητα να συνδέσετε άτομα που έχουν κοινή σχέση, όπως συναδέλφους που εργάζονται για τον ίδιο πελάτη ή μέλη της ίδιας οικογένειας. Η σύνδεση επαφών παρέχει μια σαφέστερη εικόνα των σχέσεων και των οργανωτικών ιεραρχιών, η οποία μπορεί να είναι επωφελής για τις επιχειρήσεις που διαχειρίζονται πολλαπλά σημεία επαφής εντός ενός οργανισμού. Αυτό βελτιώνει σημαντικά την επικοινωνία, επιτρέποντας στους χρήστες να εντοπίζουν τις βασικές σχέσεις και να αποφεύγουν τον πλεονασμό μέσα σε λίγα λεπτά.

Προσαρμοσμένα πεδία: Τα προσαρμοσμένα πεδία παρέχουν μια εξατομικευμένη πινελιά και η λειτουργία αυτή είναι πάντα εξαιρετική. Η Google δεν περιορίζει τους χρήστες της όσον αφορά τις πληροφορίες που μπορούν να εισάγουν. Μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πεδία για τις επαφές, επιτρέποντάς σας να αποθηκεύσετε συγκεκριμένες πληροφορίες πέρα από τις προεπιλεγμένες επιλογές (π.χ. πρόσθετους αριθμούς τηλεφώνου, σημειώσεις έργου ή κατάσταση αφοσίωσης). Αυτή η ευελιξία επιτρέπει στις επιχειρήσεις να προσαρμόζουν τα αρχεία επαφών τους ώστε να ανταποκρίνονται σε συγκεκριμένες ανάγκες. Αυτό μπορεί να είναι πολύτιμο για εταιρείες με μοναδικές απαιτήσεις δεδομένων πελατών.

Μοιραστείτε τις επαφές των πελατών σας με το εργαλείο Shared Contacts Manager

Η εσωτερική διαχείριση των επαφών είναι σημαντική, αλλά οι επιχειρήσεις πρέπει επίσης να μοιράζονται αποτελεσματικά τις πληροφορίες επαφών μεταξύ ομάδων και τμημάτων. Η εφαρμογή του Google Workspace Shared Contacts Manager προσφέρει μια εύχρηστη λύση σε αυτή την πρόκληση, ανταποκρινόμενη στις πιο επιθυμητές ανάγκες των πελατών. 

Κοινή χρήση επαφών με χρήστες του Gmail: Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα του Shared Contacts Manager είναι η δυνατότητα κοινής χρήσης επαφών με οποιονδήποτε χρησιμοποιεί λογαριασμό Gmail. Αυτό είναι ένα πρακτικό χαρακτηριστικό για επιχειρήσεις που εργάζονται με εξωτερικούς πελάτες, ελεύθερους επαγγελματίες ή συνεργάτες. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να συνεργάζονται αποτελεσματικά, γνωρίζοντας ότι όλοι έχουν πρόσβαση στις πιο ενημερωμένες πληροφορίες επαφών. Οι κοινόχρηστες επαφές μπορούν να συγχρονιστούν στο Gmail, το Ημερολόγιο Google και το Google Drive, διευκολύνοντας τη σύνδεση με τους κοινούς πόρους.

Η εσωτερική διαχείριση των επαφών είναι σημαντική, αλλά οι επιχειρήσεις πρέπει επίσης να μοιράζονται αποτελεσματικά τις πληροφορίες επαφών μεταξύ ομάδων και τμημάτων. Η εφαρμογή Shared Contacts Manager του Google Workspace προσφέρει μια εύχρηστη λύση σε αυτή την πρόκληση, ανταποκρινόμενη στις πιο επιθυμητές ανάγκες των πελατών. 

Κοινή χρήση επαφών με χρήστες του Gmail: Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα του Shared Contacts Manager είναι η δυνατότητα κοινής χρήσης επαφών με οποιονδήποτε χρησιμοποιεί λογαριασμό Gmail. Αυτό είναι ένα πρακτικό χαρακτηριστικό για επιχειρήσεις που εργάζονται με εξωτερικούς πελάτες, ελεύθερους επαγγελματίες ή συνεργάτες. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να συνεργάζονται αποτελεσματικά, γνωρίζοντας ότι όλοι έχουν πρόσβαση στις πιο ενημερωμένες πληροφορίες επαφών. Οι κοινόχρηστες επαφές μπορούν να συγχρονιστούν στο Gmail, το Ημερολόγιο Google και το Google Drive, διευκολύνοντας τη σύνδεση με τους κοινούς πόρους.

Κοινή χρήση σε όλο τον τομέα: Για τις επιχειρήσεις που λειτουργούν στο πλαίσιο του Google Workspace, η κοινή χρήση επαφών είναι πλέον απρόσκοπτη σε ολόκληρο τον οργανισμό. Μπορείτε να μοιράζεστε λίστες επαφών με συναδέλφους εντός του τομέα σας και να είστε βέβαιοι ότι όλα τα μέλη της ομάδας έχουν άμεση πρόσβαση στις ίδιες πληροφορίες. Αυτό προάγει τη συνεπή επικοινωνία, μειώνει τις παρεξηγήσεις και βελτιώνει τις ροές εργασίας μεταξύ των τμημάτων, διευκολύνοντας τη διαχείριση εσωτερικών επαφών, όπως οι συνάδελφοι ή οι επικεφαλής των μονάδων.

Διαδικτυακός διαμοιρασμός: Το Shared Contacts Manager επιτρέπει επίσης την κοινή χρήση επαφών σε διαφορετικούς τομείς. Είναι ένα ισχυρό εργαλείο για οργανισμούς που συνεργάζονται με εξωτερικές εταιρείες ή πελάτες. Αυτό το χαρακτηριστικό εγγυάται ότι οι επιχειρηματικοί σας εταίροι, οι προμηθευτές ή οι πάροχοι υπηρεσιών εργάζονται με τα ίδια δεδομένα επαφών με την εσωτερική σας ομάδα, γεγονός που βελτιώνει τον συντονισμό και ενισχύει τη λειτουργική αποδοτικότητα.

Γρήγορος συγχρονισμός: Η ακρίβεια και η συνάφεια των επαφών μεταξύ των χρηστών είναι ζωτικής σημασίας για την παροχή συνολικής επιχειρηματικής αποτελεσματικότητας. Το Shared Contacts Manager προσφέρει δυνατότητες γρήγορου συγχρονισμού, κάνοντας όλες τις ενημερώσεις των κοινών επαφών να αντικατοπτρίζονται αμέσως σε όλους τους χρήστες. Μετά την πρώτη εκκίνηση της εφαρμογής, οι χρήστες μπορούν να ενεργοποιήσουν χειροκίνητα το συγχρονισμό για να μοιραστούν αμέσως τα πιο πρόσφατα δεδομένα επαφών. Εναλλακτικά, η εφαρμογή συγχρονίζει αυτόματα κάθε λίγες ώρες, διατηρώντας όλους τους χρήστες ενήμερους για τις πρόσφατες αλλαγές στις κοινόχρηστες ετικέτες. Με αυτόν τον τρόπο, τα μέλη που εργάζονται στα ίδια έργα ή λογαριασμούς έχουν πάντα πρόσβαση στις πιο πρόσφατες πληροφορίες επαφών.

Διατήρηση της ασφάλειας των δεδομένων επικοινωνίας

Η ασφάλεια αποτελεί μείζον ζήτημα όταν χειρίζεστε ευαίσθητα δεδομένα πελατών και το Google Workspace μαζί με το Shared Contacts Manager προσφέρουν αξιόπιστες λύσεις για να δώσετε προτεραιότητα στην ασφάλεια και την εμπιστευτικότητα των επαφών σας.

Ασφάλεια επιχειρηματικού επιπέδου: Το Google Workspace παρέχει χαρακτηριστικά ασφαλείας επιχειρηματικού επιπέδου, όπως κρυπτογράφηση, έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων και τακτικές ενημερώσεις ασφαλείας. Αυτά τα μέτρα συμβάλλουν στην προστασία των δεδομένων επαφών σας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, διασφαλίζοντας ότι μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό έχει πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες. Με την παγκόσμια υποδομή ασφαλείας της Google, οι επιχειρήσεις μπορούν να αποθηκεύουν και να μοιράζονται επαφές με αυτοπεποίθηση χωρίς να ανησυχούν για παραβιάσεις ή διαρροές δεδομένων.
Δικαιώματα επιπέδου χρήστη: Το Shared Contacts Manager παρέχει στους διαχειριστές τη δυνατότητα να ορίζουν συγκεκριμένα δικαιώματα σε επίπεδο χρήστη. Μπορείτε να ελέγχετε αν ένας χρήστης μπορεί να προβάλλει, να επεξεργάζεται ή να μοιράζεται επαφές, προσθέτοντας ένα επίπεδο ελέγχου στον τρόπο με τον οποίο γίνεται ο χειρισμός των δεδομένων επαφών εντός του οργανισμού σας ή σε ξεχωριστά άτομα. Οι επιχειρήσεις με διαφορετικές ομάδες ή τμήματα που απαιτούν διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης σε δεδομένα πελατών θα επωφεληθούν σίγουρα από την εφαρμογή διαφόρων δικαιωμάτων.

Δικαιώματα επιπέδου ομάδας: Εκτός από τα δικαιώματα σε επίπεδο χρήστη, μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα πρόσβασης σε επίπεδο ομάδας για ολόκληρες ομάδες ή τμήματα. Αυτό απλοποιεί τη διαχείριση όταν πρέπει να δώσετε ή να περιορίσετε την πρόσβαση για μεγαλύτερες ομάδες. Σε αυτή την περίπτωση, οι ομάδες που εργάζονται σε συγκεκριμένα έργα ή λογαριασμούς θα έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς να εκθέτουν περιττά δεδομένα.

Επικοινωνία Μεταφορά ιδιοκτησίας: Καθώς οι ρόλοι αλλάζουν μέσα στον οργανισμό σας, είναι εύκολο να μεταφέρετε την κυριότητα των επαφών από το ένα μέλος της ομάδας στο άλλο. Οι σχέσεις με τους πελάτες θα διατηρούνται πάντα σωστά, ακόμη και όταν υπάρχουν αλλαγές στο προσωπικό. Πρόκειται για μια εξαιρετική λειτουργία για επιχειρήσεις που θέλουν να παρέχουν συνέχεια στη διαχείριση πελατών χωρίς να χάνουν την παρακολούθηση σημαντικών στοιχείων πελατών.

Η πρόσβαση σε επαφές πολλαπλών πλατφορμών είναι εύκολη με το λογισμικό Google CRM

Το Google Workspace σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση στις επαφές σας σε όλες τις εφαρμογές και τις συσκευές απρόσκοπτα. Όταν χρησιμοποιείτε το Gmail, το Google Drive ή το Ημερολόγιο, οι επαφές σας είναι άμεσα διαθέσιμες χωρίς δυσκίνητη εναλλαγή μεταξύ πλατφορμών. Αυτός ο συγχρονισμός με βάση το cloud σημαίνει ότι οι ενημερώσεις των στοιχείων επαφών αντικατοπτρίζονται σε όλες τις συσκευές αμέσως, είτε εργάζεστε από επιτραπέζιο υπολογιστή, φορητό υπολογιστή ή κινητή συσκευή. 

Αντίθετα, τα παραδοσιακά CRM συχνά περιορίζουν την προσβασιμότητα σε συγκεκριμένες εφαρμογές, απαιτώντας ξεχωριστές συνδέσεις και ενσωματώσεις, γεγονός που μπορεί να εμποδίσει την παραγωγικότητα. Αυτή η διασύνδεση του Google Workspace προάγει τη μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα, διευκολύνοντας τη διαχείριση των πελατειακών σχέσεων, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε ή ποια συσκευή χρησιμοποιείτε.

Τελικές σκέψεις για το G Suite ως CRM για τους χρήστες της Google 

Συμπερασματικά, ενώ τα παραδοσιακά CRM μπορεί να ταιριάζουν σε μεγάλες επιχειρήσεις, το Google Workspace προσφέρει μια αποτελεσματική και προσιτή εναλλακτική λύση για τις μικρότερες επιχειρήσεις. Πολλές από τις βασικές λειτουργίες του CRM, όπως η διαχείριση και η κοινή χρήση επαφών, μπορούν να διεκπεραιωθούν απευθείας μέσα από το οικείο οικοσύστημα της Google χωρίς δαπανηρό λογισμικό ή απότομες καμπύλες εκμάθησης. Το Shared Contacts Manager βελτιώνει αυτή την εμπειρία απλοποιώντας την οργάνωση, την κοινή χρήση και τη συνεργασία επαφών μεταξύ ομάδων, παρέχοντας σε όλους σχετικές και προσβάσιμες πληροφορίες. Με το Google Workspace και το Shared Contacts Manager, οι επιχειρήσεις μπορούν να διαχειρίζονται τις πελατειακές σχέσεις αποτελεσματικά και οικονομικά. Δοκιμάστε το δωρεάν σήμερα!