Come cambiare il dominio primario dello spazio di lavoro (da leggere prima della transizione)

Quando si pensa di dover cambiare un dominio primario di Workspace, è meglio assicurarsi che sia esattamente quello che si deve fare. Si potrebbe aggiungere un dominio secondario?

Spesso i servizi Google Cloud contengono molti dati aziendali, gli account di posta elettronica, gli alias e i contatti sono sincronizzati su più dispositivi e l'indirizzo Gmail è un account di registrazione per più servizi nell'ambito della verifica a due vie.

Quando si cambia il dominio primario in Workspace per un'organizzazione più grande, si consiglia di rivolgersi a società professionali addestrate a farlo e che dispongono di infinite liste di controllo per assicurarsi che il trasferimento avvenga senza problemi. In caso contrario, potreste innescare una valanga di dati persi, essere bloccati dagli abbonamenti e avere un processo di vendita interrotto.

Se siete un'azienda di piccole dimensioni con poche e-mail o se il vostro responsabile IT è piuttosto abile nell'eseguire il passaggio a un nuovo dominio primario nel vostro spazio di lavoro Google, di seguito vi forniamo una guida completa per il fai-da-te. Passate direttamente all'algoritmo qui.

Che cos'è un dominio dello spazio di lavoro primario?

Il dominio primario di Google Workspace è il nome del dominio, ad esempio, www.mycompany.comche un'azienda utilizza per creare il proprio account aziendale su Google Cloud Services. 

Un account Google Workspace è un account aziendale e suggerisce l'utilizzo di un nome di dominio durante il processo di registrazione. Sebbene sia possibile gestire più nomi di dominio all'interno di un account Workspace, solo uno viene utilizzato per iscriversi al servizio, ed è quello che viene chiamato "nome di dominio". dominio primario.

Perché cambiare il dominio dello spazio di lavoro primario

I motivi per cui il dominio di modifica dello spazio di lavoro è solitamente uno di questi:

1. Un'azienda si trasforma in un rebranding, cambia nome e di conseguenza anche il nome di dominio.
2. Un'azienda va in bancarotta, ma alcune parti rimangono funzionanti, eppure ha bisogno di ottenere un nuovo dominio al posto di quello vecchio con una reputazione compromessa.
3. Un'azienda può attraversare un processo di fusione e acquisizione.
4. Un'azienda può avere una nuova impresa.

È possibile modificare qualsiasi dominio primario? Non proprio. Vediamo le regole.

È possibile modificare qualsiasi dominio primario in Workspace?

No, alcuni account non possono essere spostati dai loro vecchi domini primari. Questi non possono essere trasferiti:

1. Se il nome di dominio principale è stato acquistato al momento della registrazione dell'account.
2. Se si utilizza una prova gratuita.
3. Conti acquistati a Domini Google.
4. Account con domini primari non verificati. È necessario completare un processo di verifica e attendere la sincronizzazione per un massimo di 24 ore; solo allora sarà possibile effettuare uno scambio di nomi.

Se la vostra azienda non è una di queste, potete iniziare il processo. Ma prima di procedere, esaminiamo le cose che possono andare storte durante il turno, per assicurarci che gli imprenditori prestino la dovuta attenzione a questo complesso compito tecnico.

"Missione "Cambia dominio primario" di Google Workspace andata male

Come molti altri progetti di transizione tecnologica, anche questo è pieno di pericoli ad ogni click. Le aziende che hanno preso la missione alla leggera devono affrontare questi esiti negativi:

1. Perdita della corrispondenza e-mail.
2. Perdita di dati aziendali critici.
3. L'impossibilità di accedere agli account che utilizzavano gli indirizzi e-mail collegati al dominio primario per l'autenticazione.
4. Perdita dell'accesso ai siti Google e alle rispettive attività generatrici di reddito.
5. Incapacità di utilizzare le caselle di posta elettronica per la corrispondenza commerciale in uscita e in entrata.

I principali insegnamenti? Se potete fare a meno di aggiungere un nuovo dominio come dominio secondario o di creare un alias, considerate questa modifica più lieve come un cambiamento meno critico. Se avete bisogno di un nuovo dominio primario, prendete in considerazione l'idea di assumere un professionista per questa missione per i progetti più grandi con centinaia di e-mail. 

Vi sentite abbastanza sicuri delle vostre competenze tecnologiche e siete pronti per il fai-da-te? Questo è l'algoritmo.

Come cambiare il dominio primario in Google Workspace (solo per gli amministratori di Workspace)

Si tratta di un processo complesso e articolato in più fasi, per cui lo suddivideremo in più fasi:

Fase 1. Preparazione

Assicuratevi di poter accedere ai pannelli di amministrazione dell'host del dominio o del rivenditore di domini per modificare le impostazioni del dominio quando necessario.

Assicuratevi di informare il vostro team sulle azioni necessarie per un passaggio ininterrotto a un nuovo dominio. Google suggerisce questi notifiche di esempio a seconda che si mantenga o meno un vecchio dominio accanto.

Fase 2. Creazione di un nuovo dominio nell'account Google Workspace

1. Accedere alla console di amministrazione di Google all'indirizzo https://admin.google.com/
2. Selezionare Domini.
3. Cliccare Gestione dei domini e Aggiungere un dominio.
4. Digitare il nuovo nome di dominio: "mynewdomain.com".
5. Selezionare Dominio secondario, allora Aggiungere e avviare la verifica.

Fase 3. Esecuzione del trasferimento di un dominio secondario a un ruolo primario

1. Da Google Admin Console, andare su Menu.
2. Selezionare Domini.
3. Selezionare Modifica del dominio primario.
4. Digitare il nome di dominio che si desidera rendere primario
5. Risparmiare.

Fase 4. Follow-up e risoluzione dei problemi

Ci sono molte altre attività da eseguire a seconda dell'account Google Workspace, del numero di alias, delle e-mail, dei dati su Google Cloud e così via.

Alcune delle informazioni chiave da tenere in considerazione e da seguire sono:

• Dovrete rinominare tutti gli utenti e i gruppi. (info@mycompany.com, sales@mycompany.com) se si sta rimuovendo il vecchio account primario.
• Decidete ed eseguite la linea d'azione migliore per il vostro caso: eliminare il vecchio dominio, renderlo secondario o trasformarlo in un alias.
• Aggiornate le impostazioni del vostro account Google Workspace in modo che tutte le notifiche finanziarie e tecniche arrivino al vostro nuovo indirizzo e-mail.
• Verificate se le applicazioni acquistate sul marketplace devono essere reinstallate su un nuovo dominio e-mail.

Spazio di lavoro Cambiamento del dominio primario: Missione possibile

Sebbene l'interfaccia utente della sezione amministrativa di Google Workspace sia piuttosto intuitiva, la conoscenza di alcune delle principali sfide legate al trasferimento dell'attività a un nuovo dominio primario è fondamentale, soprattutto per le aziende più grandi.

Trattando questo progetto tecnico con leggerezza, le aziende rischiano di incorrere in problemi sia reversibili che irreversibili, con conseguenti danni finanziari e di reputazione di varia entità.

Una volta appurato che si vuole eliminare il vecchio dominio primario per ragioni solide e che la creazione di un alias o di un dominio secondario non è un'opzione possibile, assicurarsi di effettuare un inventario completo delle impostazioni e comunicare le modifiche al team. Questo processo è una fase naturale della progressione aziendale e le funzionalità di Google Workspace sono state sviluppate per consentire questo passaggio senza problemi.