Sähköpostien automaattinen välittäminen useille vastaanottajille Gmailissa

Sähköpostin käyttäjillä on maailmanlaajuisesti keskimäärin 1.75 sähköpostiosoitteita Convince&Convertin mukaan. Monilla työssäkäyvillä aikuisilla on lopulta "roskapostisähköpostiosoite" erilaisia tilauksia varten, "tärkeä" sähköpostiosoite arkaluonteisia rahoitustapahtumia varten ja lisäksi yritys- tai yrityssähköpostilaatikko.

Kun sähköpostitilien määrä kasvaa räjähdysmäisesti elämässä, tulee myös vastuu siitä, ettei tärkeä kirjeenvaihto jää väliin. Tämä saa käyttäjän etsimään vastauksia hyvin teknisiin kysymyksiin: Miten Gmailissa voi lähettää sähköposteja eteenpäin useille vastaanottajille?

Tämä on vaiheittainen opas kaikkeen Gmailin edelleenlähetystoimintoihin.

Miksi välittää sähköposteja useille vastaanottajille??

Hyvä on, tehdäänpä asiat selviksi: et voi lisätä useita edelleenlähetysosoitteita, koska Gmailissa on tekninen rajoitus. Tämä pilvisähköpostipalvelu voi sallia vain yhdelle käyttäjälle lähettämisen. 

On kuitenkin olemassa kiertotie. Käyttäjät voivat edelleen lähettää Gmailin edelleen useisiin osoitteisiin luomalla ylimääräisen vaiheen - erityisen suodattimen kaikille ylimääräisille osoitteille.

Toisaalta tämä on myös tilaisuus käyttää suodatinta täysimittaisesti: välittää vain tiettyjä viestejä tarvittaessa, mikä vähentää muistin käyttöä tileilläsi.

Miksi tarvitsisit aluksi edelleenlähetystä?

1. Sinulla on vain yksi sähköpostitili puhelimessasi, mutta sinun on tarvittaessa tarkistettava kaikki viestit liikkeellä ollessasi - kaikilta tileiltäsi. Esimerkiksi lomalla.
2. Lomalle lähteminen on toinen esimerkki siitä, miksi ihmiset ottavat käyttöön sähköpostin edelleenlähetysominaisuuden, sillä yrityksen on jatkettava toimintaansa, vaikka yksi tiimin jäsen nauttisi lomasta. Tällöin Gmailin automaattinen välittäminen useisiin osoitteisiin ominaisuus on kätevä, sillä muutama kollega voi pitää silmällä tiiminsä jäsenten asiakkaita työvuorojensa mukaan. Yritysympäristössä käyttäjien on monista syistä tehtävä paljon sähköpostin välitystä.
3. Yksityiselämässä saatat haluta välittää tiettyjä sähköpostiviestejä, kuten taloudellisia ilmoituksia talosta, jossa asutte yhdessä perheen kanssa.
4. Voit myös jakaa joitakin alennuksia tai paikallisia uutisia, jotka tulevat kanta-asiakastilillesi - joten jos perheesi haluaa käyttää sitä - he voivat käyttää kanta-asiakaskorttiasi säästöjen hyödyntämiseen.
5. Tai sitten haluat vain yhden sähköpostiviestinnän valvomon, jotta saat uudet tiedot yhdestä postilaatikosta ilman, että sinun tarvitsee tarkistaa koko ajan useita sähköpostiosoitteita.

Olipa syysi lähettää sähköpostiviesti eteenpäin useampaan osoitteeseen mikä tahansa, näin teet sen Gmailissa ja Workspacessa.

Automaattisen sähköpostin edelleenlähetyksen määrittäminen useille vastaanottajille

Tämä on kaksivaiheinen prosessi, sillä sinun on otettava käyttöön välitys yhdelle tilille ja luotava suodattimia, jotta Gmail voi välittää useisiin sähköposteihin.

Sähköpostien välittäminen Gmailissa [Vain yksi vastaanottaja]

Voit tehdä tämän vain Gmailin työpöytäversiossa. Jos haluat ottaa sähköpostin edelleenlähetyksen käyttöön, siirry Gmail-tilillesi tietokoneellasi.

1. Avaa Asetukset napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa hammasratas-kuvaketta.
   
2. Kun sivupalkki pika-asetuksineen tulee näkyviin, valitse Katso kaikki asetukset.
   
3. Etsi ja valitse välilehti Edelleenlähetys ja POP/IMAP välilehtien yläreunan nauhassa.
   
4. Klikkaa Lisää edelleenlähetysosoite alla Edelleenlähetys tekstitys näytön yläreunassa.
   
5. Kirjoita sähköpostiosoite, johon haluat lähettää sähköpostikirjeenvaihdon eteenpäin.
   
6. Vahvista sähköpostiosoite napsauttamalla Seuraava>Jatka>OK.
   
7. Tilille, jolle yrität välittää viestejä, lähetetään tässä vaiheessa vahvistuskirje. Klikkaa automaattisessa sähköpostiviestissä pyydettyä linkkiä vahvistaaksesi.
   
   
8. Vaihtoehtoisesti voit pyytää sen sähköpostitilin omistajaa, jolle aiot välittää sähköpostisi, lähettämään vahvistuskoodin saamastaan sähköpostista. Lisää sitten tämä koodi kenttään, jossa lukee Tarkistuskoodi ja paina Tarkista.
   
9. Palaa takaisin Asetukset Gmail-tilin sivu ja päivitä selaimesi.
10. Klikkaa takaisin Edelleenlähetys ja POP/IMAP välilehti.
11. Mieti tässä vaiheessa, haluatko säilyttää kopion alkuperäisen postilaatikon sähköposteista. Sinulla on vaihtoehto Säilytä sähköpostin kopio saapuneet-kansiossa. Sinun on siis valittava Lähetä kopio saapuvasta postista osoitteeseen XYZ@gmail.com ja päättää, haluatko Pidä Gmailin kopio Saapuneet-kansiossa.
    
12. Napsauta sivun alareunassa olevaa Tallenna muutokset -painiketta.

Nyt kun olet ottanut käyttöön "forward-to"-osoitteen ja -toiminnon, katsotaanpa, miten Gmailia voi lähettää eteenpäin useisiin osoitteisiin.

Kirjoita Filter toiminnallisuus.

Suodattimen luominen sähköpostiviestien välittämiseksi useille vastaanottajille

Voit käyttää suodattimen luomisvaihtoehtoa samasta segmentistä:

Gmail > Asetukset > Katso kaikki asetukset > Välittäminen ja POP/IMAP > Välittäminen. 

Näet tämän kehotteen tämän lyhyen segmentin lopussa:

Vinkki: Voit myös lähettää vain osan postistasi eteenpäin osoitteessa suodattimen luominen!

Vaihtoehtoisesti voit siirtyä välilehdelle, joka on vasemmanpuoleisen Edelleenlähetys ja POP/IMAP nimeltään Suodattimet ja estetyt osoitteet luodaksesi uuden välilehden. Tämä on tarkka polku:

1. Gmail > Asetukset > Katso kaikki asetukset > Suodattimet ja estetyt osoitteet.
2. Klikkaa Luo uusi suodatin.
   
3. Aseta sitten jokin suodatusehto, joka koskee mitä tahansa sähköpostia. Esimerkiksi, että otsikkorivillä ei ole "InsertSomeWeirdLetterCombination" tai että sähköpostin koko on alle 999 MB.
   
4. Klikkaa Luo suodatin.
5. Ohjattu suodattimen luonti tarjoaa muutamia vaihtoehtoja, joita ovat muun muassa seuraavat Lähetä se eteenpäin osoitteeseen:
   
6. Tässä vaiheessa joko Lisää edelleenlähetysosoite tai valitse aiemmin lisäämistäsi tarkistetuista luotetuista osoitteista ne tilit, jotka voivat vastaanottaa välitettyjä viestejä.
   
7. Napsauta Luo suodatin painiketta lomakkeen lopussa vahvistaaksesi.

Tämän suodatusvaihtoehdon avulla voit lähettää kirjeenvaihtosi niin moneen edelleenlähetysosoitteeseen kuin haluat.

Vinkkejä sähköpostiviestien välittämiseen useille vastaanottajille

Suosittelemme, että käyttäjät lisäävät ja tarkistavat varmuuden vuoksi kaikki mahdolliset sähköpostitilit edelleenlähetysosoitteiden luetteloon, sillä jos sinulla ei aina ole suoraa pääsyä postilaatikkoon, tarkistaminen voi viedä aikaa. Muista, että voit lisätä useita edelleenlähetysosoitteita, mutta voit lähettää sähköpostit vain yhteen sähköpostiin ilman suodatusmahdollisuutta.

Toinen hyvä käytäntö on varmistaa, että IT-osastosi tarkastelee edelleenlähetys- ja suodatusvaihtoehtoja yritysympäristössä säännöllisesti tai osana sisään- ja uloskirjautumisen rutiinia.

Vaikka olisitkin yksityinen Gmail-käyttäjä, tarkista joskus edelleenlähetysasetukset. Näin kirjeenvaihtosi pysyy optimoituna nykyisten tarpeidesi ja prioriteettiesi mukaan.

FAQ

Voinko lisätä Gmailiin useita edelleenlähetysosoitteita?

Kyllä, voit lisätä Gmailiin useita edelleenlähetysosoitteita ja saada ne vahvistettua, mutta et voi asettaa edelleenlähetyksiä näihin useisiin osoitteisiin. Voit käyttää vain yhtä tiliä tässä toiminnossa. Käyttäjät voivat käyttää suodatusvaihtoehtoa automaattisen edelleenlähetyksen ottamiseksi käyttöön useille tileille.

Miksi välittää sähköposteja muille tileille?

Yrityskäyttäjien on usein välitettävä kirjeenvaihtonsa muille käyttäjille, jotta he eivät jäisi paitsi myynnistä tai kiireellisistä liiketoimista, vaikka yksi työntekijä olisi poissa levon tai sairauden vuoksi. Muita esimerkkejä yksityisestä käytöstä ovat esimerkiksi se, että on kätevää tarkistaa yksi tili eikä pitää silmällä monia tilejä.