Como utilizar o Google Workspace como um CRM para a sua empresa

E se alguém lhe dissesse que um sistema CRM completo pode não ser a melhor opção para a sua empresa? Ficaria cético ou estaria aberto à ideia com a devida fundamentação? Não há como negar que os CRMs oferecem grandes vantagens, desde a gestão de contactos à automatização de tarefas. No entanto, muitas empresas, especialmente as mais pequenas, nem sempre necessitam de sistemas tão expansivos para as operações diárias. As ferramentas necessárias para acelerar e simplificar os fluxos de trabalho estão muitas vezes disponíveis em plataformas como o Google Workspace, mas são frequentemente ignoradas, apesar de serem alternativas simples, económicas e altamente eficientes.

Preciso de um sistema CRM para as minhas necessidades comerciais?

As grandes empresas com vastas bases de clientes e operações complexas dependem fortemente dos sistemas CRM para gerir os seus fluxos de trabalho. Estas ferramentas ajudam a automatizar processos, a otimizar a comunicação e a analisar dados, tornando-as essenciais para empresas com centenas de funcionários e recursos infinitos. No entanto, para as empresas mais pequenas, a decisão de investir num sistema CRM não é tão simples.

Embora estes sistemas ofereçam vantagens inegáveis, as empresas mais pequenas devem ponderar cuidadosamente os prós e os contras, tendo em conta as suas necessidades específicas, a dimensão da empresa e os recursos disponíveis. Por vezes, o custo, o tempo e o esforço necessários para adotar um CRM podem ultrapassar os potenciais benefícios.

Vale a pena gastar com um CRM?

Um dos encargos mais significativos para as pequenas empresas quando adoptam um CRM é o custo. Plataformas de CRM bem conhecidas, como a Salesforce, a HubSpot ou a Zoho, podem cobrar entre $25 e $300 por utilizador por mês, dependendo do plano e das funcionalidades. Mesmo as soluções mais pequenas e menos conhecidas têm um preço elevado, sobretudo se tivermos em conta os custos de formação dos funcionários e de configuração do sistema. Isto sem contar com as despesas adicionais de manutenção contínua, personalização e integração de profissionais, o que pode sobrecarregar ainda mais os orçamentos.

Para muitas empresas, especialmente aquelas com equipas pequenas ou bases de clientes limitadas, estes custos podem não justificar o investimento quando soluções mais simples podem fazer o trabalho.

Funcionalidades excessivas de que pode não precisar

Muitas vezes, os CRM estão repletos de funcionalidades que as pequenas empresas poderão nunca utilizar. A análise avançada, a previsão de vendas e o acompanhamento detalhado do percurso do cliente são excelentes para as grandes empresas, mas são muitas vezes desnecessários para uma equipa que apenas tenta organizar os contactos e comunicar com os clientes. As caraterísticas essenciais, como a gestão de contactos e a automatização básica de tarefas, são normalmente as funcionalidades mais necessárias, mas muitas soluções de CRM vêm com um conjunto inchado de ferramentas que raramente são tocadas.

As empresas mais pequenas devem concentrar-se naquilo de que realmente necessitam - frequentemente, ferramentas simples de organização e comunicação de contactos. Em vez de investir em CRMs repletos de funcionalidades, considere a possibilidade de utilizar plataformas como o Google Workspace, que fornecem funcionalidades suficientes sem sobrecarregar o utilizador.

Complexidade do CRM: Um obstáculo à eficiência

Outro desafio significativo dos CRM é a sua complexidade. A configuração de um CRM não só é morosa como também requer frequentemente conhecimentos especializados. Muitas empresas precisam de contratar administradores de CRM dedicados ou consultar especialistas, o que aumenta os custos e a complexidade.

O Google Workspace, por outro lado, é intuitivo e familiar para a maioria dos utilizadores. A sua capacidade de integração com os fluxos de trabalho existentes torna-o uma alternativa apelativa. Ao utilizar ferramentas como o Gmail, Contactos do Googlee o Google Drive, as pequenas empresas podem gerir os seus contactos, agendar tarefas e comunicar sem problemas, sem terem de navegar pelas complexidades de um sistema CRM completo.

Para o ajudar a tomar uma decisão informada, criámos uma tabela de comparação simples que descreve os principais factores a ter em conta para decidir se a sua empresa precisa realmente de um sistema CRM completo ou se uma solução mais simplificada pode satisfazer todas as necessidades.

Como utilizar o Google como um CRM?

A essência dos sistemas de CRM reside na gestão das relações e interações com os clientes, nomeadamente através de uma gestão eficiente dos contactos. O Google Workspace, com o seu conjunto de ferramentas, oferece uma solução prática e económica para muitas das funções tradicionalmente tratadas por sistemas de relações com clientes de maior dimensão. Vamos explorar a forma como o Google Workspace pode ser utilizado como uma alternativa de CRM capaz.

Gerir contactos com a solução gratuita do Google

O Google Contacts é uma ferramenta poderosa mas simples que permite às empresas gerir os dados dos seus clientes sem necessitar de uma plataforma CRM separada. Oferece aos utilizadores tudo o que necessitam para uma gestão adequada dos clientes.

Todos os contactos num só lugar: Com os Contactos do Google, pode consolidar todos os seus contactos profissionais numa localização centralizada e baseada na nuvem. Independentemente da ferramenta que estiver a utilizar (Gmail, Google Drive ou Calendário), os seus contactos serão sempre sincronizados entre dispositivos e aplicações, proporcionando-lhe acesso imediato a detalhes importantes dos clientes, onde quer que esteja. Esta funcionalidade simplifica a gestão, eliminando a necessidade de utilizar várias plataformas ou de atualizar manualmente os contactos em diferentes sistemas.

Etiquetas para organização: Uma das vantagens dos Contactos do Google é a sua capacidade de categorizar os contactos utilizando etiquetas. Pode agrupar contactos por diferentes critérios, como clientes, parceiros, contactos potenciais ou equipas de projeto específicas, permitindo uma gestão mais organizada e simples. Isto é particularmente útil para as empresas que pretendem segmentar a sua base de clientes para comunicação ou marketing direcionados. Além disso, os contactos podem ser movidos entre etiquetas com facilidade, facilitando a reatribuição ou atualização das categorias de contactos à medida que as relações evoluem.

Adição manual de novos contactos: Os Contactos do Google oferecem opções intuitivas e flexíveis para adicionar manualmente novos contactos, quer esteja a introduzir um novo contacto ou a atualizar as informações de um cliente existente. Isto ajuda as empresas a registar detalhes importantes em tempo real, como durante eventos ou reuniões de networking. Ao manter a sua lista de contactos actualizada, poderá aceder a informações críticas para fins de acompanhamento ou divulgação.

Ligar indivíduos relacionados: Esta funcionalidade dá-lhe a oportunidade de ligar indivíduos que partilham uma relação, como colegas que trabalham para o mesmo cliente ou membros da mesma família. A ligação de contactos proporciona uma visão mais clara das relações e hierarquias organizacionais, o que pode ser benéfico para as empresas que gerem vários pontos de contacto dentro de uma única organização. Isto melhora significativamente a comunicação, permitindo aos utilizadores identificar as principais relações e evitar a redundância numa questão de minutos.

Campos personalizados: Os campos personalizados dão um toque personalizado, e ter esta função é sempre ótimo. A Google não limita os seus utilizadores em termos de informações que podem introduzir. É possível criar campos personalizados para contactos, permitindo-lhe armazenar informações específicas para além das opções predefinidas (por exemplo, números de telefone adicionais, notas de projeto ou estado de fidelidade). Esta flexibilidade permite às empresas ajustar os seus registos de contactos para satisfazer necessidades específicas. Isto pode ser valioso para empresas com requisitos únicos de dados de clientes.

Partilhe os seus contactos de clientes com a ferramenta Shared Contacts Manager

Gerir contactos internamente é importante, mas as empresas também precisam de partilhar eficazmente informações de contactos entre equipas e departamentos. A aplicação do Google Workspace Shared Contacts Manager oferece uma solução prática para este desafio, respondendo às necessidades mais prementes dos clientes. 

Partilhar contactos com utilizadores do Gmail: Uma das maiores vantagens do Shared Contacts Manager é a possibilidade de partilhar contactos com qualquer pessoa que utilize uma conta Gmail. Esta é uma funcionalidade prática para empresas que trabalham com clientes externos, freelancers ou parceiros. Os membros da equipa podem colaborar eficazmente, sabendo que todos têm acesso às informações de contacto mais actualizadas. Os contactos partilhados podem ser sincronizados no Gmail, no Google Calendar e no Google Drive, facilitando a ligação aos recursos partilhados.

Gerir os contactos internamente é importante, mas as empresas também precisam de partilhar eficazmente as informações de contacto entre equipas e departamentos. A aplicação Shared Contacts Manager do Google Workspace oferece uma solução prática para este desafio, respondendo às necessidades mais prementes dos clientes. 

Partilhar contactos com utilizadores do Gmail: Uma das maiores vantagens do Shared Contacts Manager é a possibilidade de partilhar contactos com qualquer pessoa que utilize uma conta Gmail. Esta é uma funcionalidade prática para empresas que trabalham com clientes externos, freelancers ou parceiros. Os membros da equipa podem colaborar eficazmente, sabendo que todos têm acesso às informações de contacto mais actualizadas. Os contactos partilhados podem ser sincronizados no Gmail, no Google Calendar e no Google Drive, facilitando a ligação aos recursos partilhados.

Partilha em todo o domínio: Para as empresas que operam no Google Workspace, a partilha de contactos está agora livre de problemas em toda a organização. Pode partilhar listas de contactos com colegas no seu domínio e certificar-se de que todos os membros da equipa têm acesso imediato às mesmas informações. Isto promove uma comunicação consistente, reduz as falhas de comunicação e melhora os fluxos de trabalho entre departamentos, facilitando a gestão de contactos internos, como colegas de trabalho ou chefes de unidade.

Partilha entre domínios: O Shared Contacts Manager também permite a partilha de contactos entre diferentes domínios. Trata-se de uma ferramenta poderosa para organizações que colaboram com empresas ou clientes externos. Esta funcionalidade garante que os seus parceiros de negócios, fornecedores ou prestadores de serviços estão a trabalhar com os mesmos dados de contacto que a sua equipa interna, o que melhora a coordenação e aumenta a eficiência operacional.

Sincronização rápida: A precisão e a relevância dos contactos entre utilizadores são fundamentais para a eficácia geral da empresa. O Shared Contacts Manager oferece recursos de sincronização rápida, fazendo com que todas as atualizações de contatos compartilhados sejam refletidas entre os usuários imediatamente. Depois que o aplicativo é iniciado pela primeira vez, os usuários podem acionar manualmente a sincronização para compartilhar imediatamente os dados mais recentes dos contatos. Em alternativa, a aplicação sincroniza automaticamente a cada poucas horas, mantendo todos os utilizadores actualizados com as alterações recentes nas etiquetas partilhadas. Desta forma, os membros que trabalham nos mesmos projectos ou contas têm sempre acesso às informações de contacto mais actualizadas.

Manter a segurança dos dados de contacto

A segurança é uma das principais preocupações quando se lida com dados sensíveis dos clientes, e o Google Workspace, juntamente com a Shared Contacts Manager, oferece soluções robustas para dar prioridade à segurança e confidencialidade dos seus contactos.

Segurança de nível empresarial: O Google Workspace fornece funcionalidades de segurança de nível empresarial, incluindo encriptação, autenticação de dois factores e actualizações de segurança regulares. Estas medidas ajudam a proteger os seus dados de contacto contra o acesso não autorizado, garantindo que apenas o pessoal autorizado tem acesso a informações confidenciais. Com a infraestrutura de segurança global da Google, as empresas podem armazenar e partilhar contactos com confiança, sem se preocuparem com violações ou fugas de dados.
Permissões ao nível do utilizador: O Shared Contacts Manager dá aos administradores a capacidade de definir permissões específicas ao nível do utilizador. Pode controlar se um utilizador pode ver, editar ou partilhar contactos, acrescentando uma camada de controlo sobre a forma como os dados de contacto são tratados na sua organização ou por indivíduos separados. As empresas com diferentes equipas ou departamentos que necessitem de diferentes níveis de acesso aos dados dos clientes beneficiarão definitivamente da aplicação de várias permissões.

Permissões a nível de grupo: Para além das permissões ao nível do utilizador, pode definir direitos de acesso ao nível do grupo para equipas ou departamentos inteiros. Isto simplifica a gestão quando é necessário conceder ou restringir o acesso a grupos maiores. Neste caso, as equipas que trabalham em projectos ou contas específicas terão as informações de que necessitam sem expor dados desnecessários.

Contacto Transferência de propriedade: À medida que as funções mudam na sua organização, é fácil transferir a propriedade dos contactos de um membro da equipa para outro. As relações com os clientes serão sempre mantidas corretamente, mesmo quando há mudanças de pessoal. É uma óptima função para as empresas que pretendem dar continuidade à gestão de clientes sem perder o controlo dos detalhes importantes dos clientes.

O acesso aos contactos entre plataformas é fácil com o software Google CRM

O Google Workspace permite-lhe aceder aos contactos em todas as aplicações e dispositivos sem problemas. Ao utilizar o Gmail, o Google Drive ou o Calendário, os seus contactos estão prontamente disponíveis sem a necessidade de alternar entre plataformas. Esta sincronização baseada na nuvem significa que as actualizações dos detalhes dos contactos são reflectidas instantaneamente em todos os dispositivos, quer esteja a trabalhar a partir de um computador de secretária, portátil ou dispositivo móvel. 

Por outro lado, os CRMs tradicionais limitam frequentemente a acessibilidade a aplicações específicas, exigindo inícios de sessão e integrações separadas, o que pode prejudicar a produtividade. Esta interligação do Google Workspace promove uma maior eficiência, facilitando a gestão das relações com os clientes, independentemente do local onde se encontra ou do dispositivo que está a utilizar.

Considerações finais sobre o G Suite como CRM para utilizadores Google 

Em conclusão, embora os CRMs tradicionais possam ser adequados para as grandes empresas, o Google Workspace oferece uma alternativa eficaz e económica para as empresas mais pequenas. Muitas das funções essenciais do CRM, como a gestão e a partilha de contactos, podem ser tratadas diretamente no ecossistema familiar do Google, sem software dispendioso ou curvas de aprendizagem acentuadas. O Shared Contacts Manager melhora esta experiência simplificando a organização dos contactos, a partilha e a colaboração entre equipas, fornecendo a todos informações relevantes e acessíveis. Com o Google Workspace e o Shared Contacts Manageras empresas podem gerir as relações com os clientes de forma eficiente e económica. Experimente-o gratuitamente hoje mesmo!