Come utilizzare Google Workspace come CRM per la vostra azienda

E se qualcuno vi dicesse che un sistema CRM su larga scala potrebbe non essere la soluzione migliore per la vostra azienda? Sareste scettici o aperti all'idea con un ragionamento adeguato? Non si può negare che i CRM offrano grandi vantaggi, dalla gestione dei contatti all'automazione delle attività. Tuttavia, molte aziende, soprattutto quelle più piccole, non sempre hanno bisogno di sistemi così estesi per le operazioni quotidiane. Gli strumenti necessari per accelerare e semplificare i flussi di lavoro sono spesso disponibili su piattaforme come Google Workspace, ma vengono spesso trascurati nonostante siano alternative semplici, economiche ed estremamente efficienti.

Ho bisogno di un sistema CRM per le mie esigenze aziendali?

Le grandi aziende con vaste basi di clienti e operazioni complesse fanno grande affidamento sui sistemi CRM per gestire i loro flussi di lavoro. Questi strumenti aiutano ad automatizzare i processi, a semplificare la comunicazione e ad analizzare i dati, rendendoli essenziali per le imprese con centinaia di dipendenti e risorse infinite. Tuttavia, per le aziende più piccole, la decisione di investire in un sistema CRM non è così immediata.

Sebbene questi sistemi offrano innegabili vantaggi, le aziende più piccole devono valutare attentamente i pro e i contro, considerando le loro esigenze specifiche, le dimensioni dell'azienda e le risorse disponibili. A volte, i costi, il tempo e gli sforzi necessari per adottare un CRM possono superare i potenziali vantaggi.

Un CRM vale la spesa?

Uno degli oneri più significativi per le piccole imprese quando adottano un CRM è il costo. Le piattaforme CRM più note, come Salesforce, HubSpot o Zoho, possono costare da $25 a $300 per utente al mese, a seconda del piano e delle funzionalità. Anche le soluzioni più piccole e meno conosciute hanno un prezzo elevato, soprattutto se si considerano i costi di formazione dei dipendenti e di configurazione del sistema. Senza contare le spese aggiuntive per la manutenzione continua, la personalizzazione e l'onboarding professionale, che possono mettere ulteriormente a dura prova i bilanci.

Per molte aziende, soprattutto quelle con piccoli team o una base di clienti limitata, questi costi potrebbero non giustificare l'investimento quando soluzioni più semplici potrebbero svolgere il loro compito.

Caratteristiche eccessive che potrebbero non essere necessarie

I CRM sono spesso dotati di funzioni che le piccole imprese potrebbero non utilizzare mai. Analisi avanzate, previsioni di vendita e tracciamento dettagliato del percorso del cliente sono eccellenti per le grandi aziende, ma spesso non sono necessari per un team che cerca solo di organizzare i contatti e comunicare con i clienti. Le funzionalità essenziali, come la gestione dei contatti e l'automazione delle attività di base, sono di solito le più necessarie, ma molte soluzioni CRM sono dotate di un'ampia gamma di strumenti che vengono raramente toccati.

Le piccole imprese dovrebbero concentrarsi su ciò di cui hanno realmente bisogno: spesso semplici strumenti di organizzazione dei contatti e di comunicazione. Invece di investire in CRM ricchi di funzionalità, si può pensare di sfruttare piattaforme come Google Workspace, che offrono funzionalità sufficienti senza sovraccaricare l'utente.

Complessità del CRM: Un ostacolo all'efficienza

Un'altra sfida significativa dei CRM è la loro complessità. L'impostazione di un CRM non solo richiede tempo, ma spesso anche conoscenze specialistiche. Molte aziende devono assumere amministratori CRM dedicati o rivolgersi a esperti, il che aumenta i costi e la complessità.

Google Workspace, invece, è intuitivo e familiare per la maggior parte degli utenti. La sua capacità di integrarsi con i flussi di lavoro esistenti lo rende un'alternativa interessante. Utilizzando strumenti come Gmail, Contatti Googlee Google Drive, le piccole imprese possono gestire i loro contatti, pianificare le attività e comunicare senza problemi senza dover affrontare le complessità di un sistema CRM completo.

Per aiutarvi a prendere una decisione informata, abbiamo creato una semplice tabella comparativa che illustra i fattori chiave da considerare per decidere se la vostra azienda ha davvero bisogno di un sistema CRM completo o se una soluzione più semplificata può soddisfare tutte le esigenze.

Come utilizzare Google come CRM?

L'essenza dei sistemi CRM sta nella gestione delle relazioni e delle interazioni con i clienti, in particolare attraverso una gestione efficiente dei contatti. Google Workspace, con la sua suite di strumenti, offre una soluzione pratica e conveniente a molte delle funzioni tradizionalmente gestite dai grandi sistemi di relazioni con i clienti. Vediamo come Google Workspace può essere utilizzato come valida alternativa al CRM.

Gestire i contatti con la soluzione gratuita di Google

Google Contacts è uno strumento potente ma semplice che consente alle aziende di gestire i dati dei clienti senza bisogno di una piattaforma CRM separata. Offre agli utenti tutto ciò che serve per una corretta gestione dei clienti.

Tutti i contatti in un unico posto: Con Google Contacts è possibile consolidare tutti i contatti aziendali in una posizione centralizzata e basata sul cloud. Indipendentemente dallo strumento utilizzato (posta elettronica, Google Drive o Calendario), i vostri contatti saranno sempre sincronizzati tra i vari dispositivi e applicazioni, consentendovi di accedere immediatamente ai dati importanti dei clienti ovunque vi troviate. Questa funzione semplifica la gestione, eliminando la necessità di utilizzare più piattaforme o di aggiornare manualmente i contatti in sistemi diversi.

Etichette per l'organizzazione: Uno dei vantaggi di Google Contacts è la possibilità di classificare i contatti mediante etichette. È possibile raggruppare i contatti in base a criteri diversi, ad esempio clienti, partner, contatti o team di progetto specifici, consentendo una gestione più organizzata e semplice. Ciò è particolarmente utile per le aziende che desiderano segmentare la propria base di clienti per comunicazioni o marketing mirati. Inoltre, i contatti possono essere spostati con facilità da un'etichetta all'altra, semplificando la riassegnazione o l'aggiornamento delle categorie di contatti in base all'evoluzione delle relazioni.

Aggiunta manuale di nuovi contatti: Google Contacts offre opzioni intuitive e flessibili per l'aggiunta manuale di nuovi contatti, sia che si tratti di inserire un nuovo lead o di aggiornare le informazioni di un cliente esistente. Questo aiuta le aziende ad acquisire dettagli importanti in tempo reale, ad esempio durante gli eventi di networking o le riunioni. Mantenendo l'elenco dei contatti aggiornato, è possibile accedere a informazioni critiche per i follow-up o per le attività di sensibilizzazione.

Link Individui correlati: Questa funzione offre l'opportunità di collegare persone che condividono una relazione, ad esempio colleghi che lavorano per lo stesso cliente o membri della stessa famiglia. Il collegamento dei contatti offre una visione più chiara delle relazioni e delle gerarchie organizzative, che può essere vantaggiosa per le aziende che gestiscono più punti di contatto all'interno di una stessa organizzazione. Questo migliora significativamente la comunicazione, consentendo agli utenti di identificare le relazioni chiave ed evitare la ridondanza in pochi minuti.

Campi personalizzati: I campi personalizzati danno un tocco personalizzato e avere questa funzione è sempre ottimo. Google non limita gli utenti in termini di informazioni che possono inserire. È possibile creare campi personalizzati per i contatti, consentendo di memorizzare informazioni specifiche al di là delle opzioni predefinite (ad esempio, numeri di telefono aggiuntivi, note sul progetto o stato di fedeltà). Questa flessibilità consente alle aziende di adattare i record dei contatti alle esigenze specifiche. Questo può essere utile per le aziende che hanno esigenze particolari in termini di dati dei clienti.

Condividete i contatti dei vostri clienti con lo strumento Shared Contacts Manager

Gestire i contatti internamente è importante, ma le aziende hanno anche bisogno di condividere in modo efficiente le informazioni sui contatti tra i vari team e reparti. L'app di Google Workspace Shared Contacts Manager offre una soluzione pratica a questa sfida, rispondendo alle esigenze più sentite dai clienti. 

Condividere i contatti con gli utenti di Gmail: Uno dei maggiori vantaggi di Shared Contacts Manager è la possibilità di condividere i contatti con chiunque utilizzi un account Gmail. Si tratta di una funzione pratica per le aziende che lavorano con clienti esterni, freelance o partner. I membri del team possono collaborare in modo efficace, sapendo che tutti hanno accesso alle informazioni di contatto più aggiornate. I contatti condivisi possono essere sincronizzati tra Gmail, Google Calendar e Google Drive, rendendo più facile rimanere in contatto con le risorse condivise.

Gestire i contatti internamente è importante, ma le aziende hanno anche bisogno di condividere in modo efficiente le informazioni sui contatti tra i vari team e reparti. L'app Shared Contacts Manager di Google Workspace offre una soluzione pratica a questa sfida, rispondendo alle esigenze più sentite dai clienti. 

Condividere i contatti con gli utenti di Gmail: Uno dei maggiori vantaggi di Shared Contacts Manager è la possibilità di condividere i contatti con chiunque utilizzi un account Gmail. Si tratta di una funzione pratica per le aziende che lavorano con clienti esterni, freelance o partner. I membri del team possono collaborare in modo efficace, sapendo che tutti hanno accesso alle informazioni di contatto più aggiornate. I contatti condivisi possono essere sincronizzati tra Gmail, Google Calendar e Google Drive, rendendo più facile rimanere in contatto con le risorse condivise.

Condivisione a livello di dominio: Per le aziende che operano all'interno di Google Workspace, la condivisione dei contatti è ora semplice in tutta l'organizzazione. È possibile condividere gli elenchi di contatti con i colleghi all'interno del proprio dominio ed essere certi che tutti i membri del team abbiano accesso immediato alle stesse informazioni. In questo modo si favorisce una comunicazione coerente, si riducono gli errori di comunicazione e si migliorano i flussi di lavoro tra i vari reparti, rendendo più semplice la gestione dei contatti interni, come i colleghi o i responsabili delle unità.

Condivisione tra domini: Shared Contacts Manager consente anche di condividere i contatti tra diversi domini. È uno strumento potente per le organizzazioni che collaborano con aziende o clienti esterni. Questa funzione garantisce che i partner commerciali, i venditori o i fornitori di servizi lavorino con gli stessi dati di contatto del team interno, migliorando il coordinamento e l'efficienza operativa.

Sincronizzazione rapida: L'accuratezza e la pertinenza dei contatti tra gli utenti sono fondamentali per garantire l'efficacia aziendale complessiva. Shared Contacts Manager offre funzionalità di sincronizzazione rapida, in modo che tutti gli aggiornamenti dei contatti condivisi si riflettano immediatamente tra gli utenti. Dopo il primo avvio dell'applicazione, gli utenti possono attivare manualmente la sincronizzazione per condividere immediatamente i dati di contatto più recenti. In alternativa, l'applicazione si sincronizza automaticamente ogni poche ore, mantenendo tutti gli utenti aggiornati sulle modifiche recenti delle etichette condivise. In questo modo, i membri che lavorano sugli stessi progetti o account hanno sempre accesso alle informazioni di contatto più aggiornate.

Mantenere la sicurezza dei dati di contatto

La sicurezza è una preoccupazione importante quando si gestiscono i dati sensibili dei clienti e Google Workspace, insieme a Shared Contacts Manager, offre soluzioni solide per dare priorità alla sicurezza e alla riservatezza dei contatti.

Sicurezza di livello aziendale: Google Workspace offre funzioni di sicurezza di livello aziendale, tra cui la crittografia, l'autenticazione a due fattori e aggiornamenti regolari della sicurezza. Queste misure aiutano a proteggere i dati dei contatti da accessi non autorizzati, garantendo che solo il personale autorizzato abbia accesso alle informazioni sensibili. Grazie all'infrastruttura di sicurezza globale di Google, le aziende possono archiviare e condividere i contatti senza preoccuparsi di violazioni o fughe di dati.
Permessi a livello utente: Shared Contacts Manager offre agli amministratori la possibilità di impostare autorizzazioni specifiche a livello di utente. È possibile controllare se un utente può visualizzare, modificare o condividere i contatti, aggiungendo un livello di controllo sulla gestione dei dati dei contatti all'interno dell'organizzazione o di singoli individui. Le aziende con diversi team o reparti che richiedono vari livelli di accesso ai dati dei clienti trarranno sicuramente vantaggio dall'applicazione di varie autorizzazioni.

Autorizzazioni a livello di gruppo: Oltre alle autorizzazioni a livello di utente, è possibile impostare diritti di accesso a livello di gruppo per interi team o reparti. Questo semplifica la gestione quando è necessario concedere o limitare l'accesso a gruppi più numerosi. In questo caso, i team che lavorano su progetti o account specifici avranno le informazioni di cui hanno bisogno senza esporre dati non necessari.

Contatto Trasferimento di proprietà: Quando i ruoli cambiano all'interno dell'organizzazione, è facile trasferire la proprietà dei contatti da un membro del team all'altro. Le relazioni con i clienti saranno sempre mantenute correttamente, anche in caso di cambiamenti di personale. È una funzione ideale per le aziende che vogliono garantire la continuità nella gestione dei clienti senza perdere di vista i dettagli più importanti.

L'accesso ai contatti multipiattaforma è facile con il software CRM di Google

Google Workspace consente di accedere ai contatti in tutte le applicazioni e i dispositivi senza soluzione di continuità. Quando si utilizza Gmail, Google Drive o Calendar, i contatti sono immediatamente disponibili senza dover passare da una piattaforma all'altra. La sincronizzazione basata sul cloud significa che gli aggiornamenti dei dati dei contatti si riflettono istantaneamente su tutti i dispositivi, sia che si lavori da un desktop, un laptop o un dispositivo mobile. 

Al contrario, i CRM tradizionali spesso limitano l'accessibilità a specifiche applicazioni, richiedendo login e integrazioni separate, che possono ostacolare la produttività. L'interconnessione di Google Workspace favorisce una maggiore efficienza, rendendo più semplice la gestione delle relazioni con i clienti, indipendentemente da dove ci si trovi o dal dispositivo utilizzato.

Riflessioni finali su G Suite come CRM per gli utenti Google 

In conclusione, mentre i CRM tradizionali possono essere adatti alle grandi aziende, Google Workspace offre un'alternativa efficace e conveniente per le piccole imprese. Molte delle funzioni CRM essenziali, come la gestione e la condivisione dei contatti, possono essere gestite direttamente all'interno del familiare ecosistema di Google, senza software costosi o curve di apprendimento ripide. Shared Contacts Manager migliora questa esperienza semplificando l'organizzazione dei contatti, la condivisione e la collaborazione tra i team, fornendo a tutti informazioni pertinenti e accessibili. Con Google Workspace e Shared Contacts ManagerLe aziende possono gestire le relazioni con i clienti in modo efficiente e conveniente. Provatelo gratuitamente oggi stesso!