Cómo utilizar Google Workspace como CRM para tu empresa

¿Y si alguien le dijera que un sistema CRM a gran escala podría no ser lo más adecuado para su empresa? ¿Se mostraría escéptico o estaría abierto a la idea con un razonamiento adecuado? No se puede negar que los CRM ofrecen grandes ventajas, desde la gestión de contactos hasta la automatización de tareas. Sin embargo, muchas empresas, sobre todo las más pequeñas, no siempre necesitan sistemas tan amplios para sus operaciones diarias. Las herramientas necesarias para agilizar y simplificar los flujos de trabajo suelen estar disponibles en plataformas como Google Workspace, pero a menudo se pasan por alto a pesar de ser alternativas sencillas, rentables y muy eficaces.

¿Necesito un sistema CRM para mi empresa?

Las grandes empresas con amplias bases de clientes y operaciones complejas dependen en gran medida de los sistemas CRM para gestionar sus flujos de trabajo. Estas herramientas ayudan a automatizar procesos, agilizar la comunicación y analizar datos, por lo que resultan esenciales para empresas con cientos de empleados e infinidad de recursos. Sin embargo, para las empresas más pequeñas, la decisión de invertir en un sistema CRM no es tan sencilla.

Aunque estos sistemas ofrecen ventajas innegables, las empresas más pequeñas deben sopesar cuidadosamente los pros y los contras, teniendo en cuenta sus necesidades específicas, el tamaño de la empresa y los recursos disponibles. A veces, el coste, el tiempo y el esfuerzo necesarios para adoptar un CRM pueden superar los beneficios potenciales.

¿Merece la pena gastar en un CRM?

Una de las cargas más significativas para las pequeñas empresas a la hora de adoptar un CRM es el coste. Las plataformas de CRM más conocidas, como Salesforce, HubSpot o Zoho, pueden cobrar entre $25 y $300 por usuario al mes, en función del plan y las funciones. Incluso las soluciones más pequeñas y menos conocidas tienen un precio elevado, sobre todo si se tienen en cuenta los costes de formación de los empleados y de configuración del sistema. Esto no incluye los gastos adicionales de mantenimiento, personalización e incorporación de profesionales, que pueden tensar aún más los presupuestos.

Para muchas empresas, sobre todo las que tienen equipos pequeños o bases de clientes limitadas, estos costes pueden no justificar la inversión cuando soluciones más sencillas podrían hacer el trabajo.

Funciones excesivas que quizá no necesite

Los CRM suelen venir repletos de funciones que las pequeñas empresas quizá nunca utilicen. Los análisis avanzados, las previsiones de ventas y el seguimiento detallado del recorrido del cliente son excelentes para las grandes empresas, pero a menudo resultan innecesarios para un equipo que sólo intenta organizar los contactos y comunicarse con los clientes. Las funciones esenciales, como la gestión de contactos y la automatización de tareas básicas, suelen ser las más necesarias, pero muchas soluciones de CRM vienen con un abultado abanico de herramientas que rara vez se tocan.

Las pequeñas empresas deben centrarse en lo que realmente necesitan: herramientas sencillas de organización de contactos y comunicación. En lugar de invertir en CRM repletos de funciones, considere la posibilidad de aprovechar plataformas como Google Workspace, que ofrecen la funcionalidad justa sin abrumar al usuario.

Complejidad de CRM: Un obstáculo para la eficacia

Otro reto importante de los CRM es su complejidad. Configurar un CRM no sólo lleva tiempo, sino que a menudo requiere conocimientos especializados. Muchas empresas necesitan contratar administradores de CRM dedicados o consultar a expertos, lo que aumenta tanto los costes como la complejidad.

Google Workspace, en cambio, es intuitivo y familiar para la mayoría de los usuarios. Su capacidad para integrarse con los flujos de trabajo existentes lo convierte en una alternativa atractiva. Utilizando herramientas como Gmail, Contactos de Googley Google Drive, las pequeñas empresas pueden gestionar sus contactos, programar tareas y comunicarse a la perfección sin necesidad de navegar por las complejidades de un sistema CRM completo.

Para ayudarle a tomar una decisión con conocimiento de causa, hemos creado una sencilla tabla comparativa en la que se resumen los factores clave que debe tener en cuenta a la hora de decidir si su empresa necesita realmente un sistema CRM completo o si una solución más simplificada podría cumplir todos los requisitos.

¿Cómo utilizar Google como CRM?

La esencia de los sistemas CRM reside en la gestión de las relaciones e interacciones con los clientes, en particular mediante una gestión eficaz de los contactos. Google Workspace, con su conjunto de herramientas, ofrece una solución práctica y asequible para muchas de las funciones que tradicionalmente gestionan los sistemas de relaciones con los clientes más grandes. Exploremos cómo se puede utilizar Google Workspace como una alternativa capaz de CRM.

Gestionar contactos con la solución gratuita de Google

Google Contacts es una herramienta potente pero sencilla que permite a las empresas gestionar los datos de sus clientes sin necesidad de una plataforma CRM independiente. Ofrece a los usuarios todo lo que necesitan para una correcta gestión de clientes.

Todos los contactos en un solo lugar: Con Google Contacts, puedes consolidar todos los contactos de tu empresa en una ubicación centralizada basada en la nube. Independientemente de la herramienta que utilices (Gmail, Google Drive o Calendar), tus contactos estarán siempre sincronizados en todos los dispositivos y aplicaciones, lo que te proporcionará acceso instantáneo a los datos importantes de tus clientes estés donde estés. Esta función simplifica la gestión al eliminar la necesidad de utilizar varias plataformas o de actualizar manualmente los contactos en distintos sistemas.

Etiquetas para la organización: Una de las ventajas de Google Contacts es su capacidad para clasificar los contactos mediante etiquetas. Puedes agrupar los contactos por diferentes criterios, como clientes, socios, clientes potenciales o equipos de proyecto específicos, lo que permite una gestión más organizada y sencilla. Esto es especialmente útil para las empresas que desean segmentar su base de clientes para la comunicación o el marketing específicos. Además, los contactos pueden moverse entre etiquetas con facilidad, lo que facilita la reasignación o actualización de las categorías de contactos a medida que evolucionan las relaciones.

Adición manual de nuevos contactos: Contactos de Google ofrece opciones intuitivas y flexibles para añadir manualmente nuevos contactos, ya sea para introducir un nuevo cliente potencial o para actualizar la información de un cliente existente. Esto ayuda a las empresas a capturar detalles importantes en tiempo real, como durante eventos de networking o reuniones. Si mantienes tu lista de contactos actualizada, podrás acceder a la información más importante para realizar seguimientos o establecer contactos.

Enlace Personas relacionadas: Esta función le ofrece la oportunidad de conectar a personas que comparten una relación, como compañeros que trabajan para el mismo cliente o miembros de la misma familia. Vincular contactos proporciona una visión más clara de las relaciones y las jerarquías organizativas, lo que puede ser beneficioso para las empresas que gestionan múltiples puntos de contacto dentro de una misma organización. Esto mejora significativamente la comunicación al permitir a los usuarios identificar relaciones clave y evitar redundancias en cuestión de minutos.

Campos personalizados: Los campos personalizados aportan un toque personalizado, y disponer de esta función siempre es estupendo. Google no limita a sus usuarios en cuanto a la información que pueden introducir. Es posible crear campos personalizados para los contactos, lo que permite almacenar información específica más allá de las opciones predeterminadas (por ejemplo, números de teléfono adicionales, notas sobre proyectos o estado de fidelización). Esta flexibilidad permite a las empresas ajustar sus registros de contactos para satisfacer necesidades específicas. Esto puede ser valioso para empresas con requisitos de datos de clientes únicos.

Comparta los contactos de sus clientes con la herramienta Shared Contacts Manager

Gestionar los contactos internamente es importante, pero las empresas también necesitan compartir la información de contacto de forma eficiente entre equipos y departamentos. La aplicación Google Workspace Shared Contacts Manager ofrece una solución práctica a este reto, respondiendo a las necesidades más buscadas por los clientes. 

Compartir contactos con usuarios de Gmail: Una de las mayores ventajas de Shared Contacts Manager es la posibilidad de compartir contactos con cualquiera que utilice una cuenta de Gmail. Se trata de una función muy práctica para las empresas que trabajan con clientes externos, autónomos o socios. Los miembros del equipo pueden colaborar eficazmente sabiendo que todos tienen acceso a la información de contacto más actualizada. Los contactos compartidos se pueden sincronizar con Gmail, Google Calendar y Google Drive, lo que facilita la conexión con los recursos compartidos.

Gestionar los contactos internamente es importante, pero las empresas también necesitan compartir la información de contacto de forma eficiente entre equipos y departamentos. La aplicación Shared Contacts Manager de Google Workspace ofrece una práctica solución a este reto, respondiendo a las necesidades más buscadas por los clientes. 

Compartir contactos con usuarios de Gmail: Una de las mayores ventajas de Shared Contacts Manager es la posibilidad de compartir contactos con cualquiera que utilice una cuenta de Gmail. Se trata de una función muy práctica para las empresas que trabajan con clientes externos, autónomos o socios. Los miembros del equipo pueden colaborar eficazmente sabiendo que todos tienen acceso a la información de contacto más actualizada. Los contactos compartidos se pueden sincronizar con Gmail, Google Calendar y Google Drive, lo que facilita la conexión con los recursos compartidos.

Compartir en todo el dominio: Para las empresas que operan dentro de Google Workspace, el uso compartido de contactos ya no presenta problemas en toda la organización. Puedes compartir listas de contactos con colegas dentro de tu dominio y asegurarte de que todos los miembros del equipo tienen acceso instantáneo a la misma información. Esto fomenta una comunicación coherente, reduce los errores de comunicación y mejora los flujos de trabajo entre departamentos, facilitando la gestión de contactos internos como compañeros de trabajo o jefes de unidad.

Compartición entre dominios: Shared Contacts Manager también permite compartir contactos entre distintos dominios. Se trata de una potente herramienta para las organizaciones que colaboran con empresas o clientes externos. Esta función garantiza que sus socios comerciales, vendedores o proveedores de servicios trabajen con los mismos datos de contacto que su equipo interno, lo que mejora la coordinación y aumenta la eficacia operativa.

Sincronización rápida: La precisión y relevancia de los contactos entre los usuarios es fundamental para la eficacia general de la empresa. Shared Contacts Manager ofrece funciones de sincronización rápida, lo que hace que todas las actualizaciones de los contactos compartidos se reflejen rápidamente entre los usuarios. Tras iniciar la aplicación por primera vez, los usuarios pueden activar manualmente la sincronización para compartir inmediatamente los datos de contacto más recientes. Alternativamente, la aplicación se sincroniza automáticamente cada pocas horas, manteniendo a todos los usuarios al día de los cambios recientes en las etiquetas compartidas. De este modo, los miembros que trabajan en los mismos proyectos o cuentas siempre tienen acceso a la información de contacto más reciente.

Mantener la seguridad de los datos de contacto

La seguridad es una de las principales preocupaciones cuando se manejan datos confidenciales de clientes, y Google Workspace, junto con Shared Contacts Manager, ofrece soluciones sólidas para dar prioridad a la seguridad y confidencialidad de sus contactos.

Seguridad de nivel empresarial: Google Workspace proporciona funciones de seguridad de nivel empresarial, como cifrado, autenticación de dos factores y actualizaciones de seguridad periódicas. Estas medidas ayudan a proteger tus datos de contacto de accesos no autorizados, garantizando que sólo el personal autorizado tenga acceso a la información confidencial. Gracias a la infraestructura de seguridad global de Google, las empresas pueden almacenar y compartir contactos con total confianza sin preocuparse por filtraciones o violaciones de datos.
Permisos a nivel de usuario: Shared Contacts Manager ofrece a los administradores la posibilidad de establecer permisos específicos a nivel de usuario. Puede controlar si un usuario puede ver, editar o compartir contactos, añadiendo una capa de control sobre cómo se manejan los datos de contacto dentro de su organización o de individuos por separado. Las empresas con diferentes equipos o departamentos que requieren distintos niveles de acceso a los datos de los clientes se beneficiarán definitivamente de la aplicación de varios permisos.

Permisos a nivel de grupo: Además de los permisos a nivel de usuario, puedes establecer derechos de acceso a nivel de grupo para equipos o departamentos enteros. Esto simplifica la gestión cuando necesitas dar o restringir el acceso a grupos más grandes. En este caso, los equipos que trabajen en proyectos o cuentas específicas dispondrán de la información que necesiten sin exponer datos innecesarios.

Contacto Transferencia de propiedad: A medida que cambian las funciones dentro de su organización, es fácil transferir la propiedad de los contactos de un miembro del equipo a otro. Las relaciones con los clientes siempre se mantendrán adecuadamente, aunque haya cambios de personal. Es una buena función para las empresas que quieren dar continuidad a la gestión de clientes sin perder de vista detalles importantes de los mismos.

El acceso multiplataforma a los contactos es fácil con el software CRM de Google

Google Workspace te permite acceder a tus contactos en todas las aplicaciones y dispositivos sin problemas. Cuando utilices Gmail, Google Drive o Calendar, tus contactos estarán fácilmente disponibles sin tener que cambiar entre plataformas. Esta sincronización basada en la nube significa que las actualizaciones de los datos de contacto se reflejan en todos los dispositivos al instante, tanto si trabajas desde un ordenador de sobremesa, un portátil o un dispositivo móvil. 

Por el contrario, los CRM tradicionales a menudo limitan la accesibilidad a aplicaciones específicas, requiriendo inicios de sesión e integraciones independientes, lo que puede obstaculizar la productividad. Esta interconexión de Google Workspace fomenta una mayor eficiencia, facilitando la gestión de las relaciones con los clientes, independientemente de dónde te encuentres o qué dispositivo estés utilizando.

Reflexiones finales sobre G Suite como CRM para usuarios de Google 

En conclusión, mientras que los CRM tradicionales pueden ser adecuados para las grandes empresas, Google Workspace ofrece una alternativa eficaz y asequible para las empresas más pequeñas. Muchas de las funciones esenciales de CRM, como la gestión y el intercambio de contactos, se pueden gestionar directamente en el conocido ecosistema de Google sin necesidad de software costoso ni curvas de aprendizaje pronunciadas. Shared Contacts Manager mejora esta experiencia simplificando la organización de contactos, el intercambio y la colaboración entre equipos, proporcionando a todos información relevante y accesible. Con Google Workspace y Shared Contacts ManagerLas empresas pueden gestionar las relaciones con sus clientes de forma eficaz y asequible. Pruébelo gratis hoy mismo.