Μοιραστείτε τις επαφές του Zoho με τους λογαριασμούς Google της ομάδας σας και εξοικονομήστε κόστος CRM

Βασικά συμπεράσματα:

Ο συγχρονισμός των επαφών του Zoho με το Google επιτρέπει στις ομάδες να μοιράζονται και να ενημερώνουν άμεσα τις πληροφορίες επαφών.
Η διαδικασία εγκατάστασης είναι απλή και διαισθητική, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να ρυθμίσουν γρήγορα τις παραμέτρους και να επωφεληθούν από την ενσωμάτωση.
Το Shared Contacts Manager παρέχει μια φιλική προς τον προϋπολογισμό εναλλακτική λύση στην αγορά πρόσθετων αδειών Zoho.
Με την αυτοματοποίηση του συγχρονισμού και των ενημερώσεων επαφών, οι ομάδες μπορούν να επικεντρωθούν σε πιο στρατηγικά καθήκοντα, βελτιώνοντας τη συνολική παραγωγικότητα.

Η Zoho είναι μια σουίτα λογισμικού cloud για επιχειρήσεις και η λύση της στη διαχείριση πελατειακών σχέσεων είναι εντυπωσιακή. Είναι όμως δυνατό για μια μέση μικρή ή μεσαία επιχείρηση να αξιοποιήσει αποτελεσματικά μια συνδρομή Zoho CRM σε όλη την ομάδα της χωρίς να πληρώσει βαρύ κόστος για κάθε χρήστη; Με το Shared Contacts Manager, οι ομάδες μπορούν να ολοκληρώσουν απρόσκοπτα την ενσωμάτωση του CRM στο Google και να μοιράζονται επαφές μεταξύ των μελών τους, ακόμη και αν δεν έχουν συνδρομή στο Zoho CRM για όλους τους χρήστες. Με τη δημιουργία ενός λογαριασμού Shared Contacts Manager και τη σύνδεσή του με τις επαφές της Google, οι επιχειρήσεις μπορούν να βελτιστοποιήσουν τους πόρους τους και να μειώσουν σημαντικά το λειτουργικό κόστος, δίνοντας παράλληλα σε όλους τους εργαζομένους της εταιρείας την ευκαιρία να επωφεληθούν από τις ισχυρές δυνατότητες διαχείρισης επαφών του Zoho. Χρειάζονται μόνο τρία σύντομα βήματα για να φτάσετε εκεί:

Δημιουργήστε μια ετικέτα στις επαφές σας στο Google
Συγχρονισμός των επαφών του Zoho CRM με τις επαφές της Google
Μοιραστείτε την ετικέτα με τους συναδέλφους σας χρησιμοποιώντας το Shared Contacts Manager

Δημιουργήστε μια ετικέτα στις επαφές σας στο Google

Ας δημιουργήσουμε έναν φάκελο επαφών (εφεξής αναφερόμενο ως "ετικέτα") που θα συγχρονίζεται με το Zoho και θα περιέχει κοινόχρηστα στοιχεία επαφών.

Συνδεθείτε στο Google Contact και κάντε κλικ στο εικονίδιο '+'.
Στο παράθυρο "Δημιουργία ετικέτας", πληκτρολογήστε το όνομα της ετικέτας. Για ευκολία περαιτέρω αναφοράς και άμεση ένδειξη της προέλευσης των επαφών, επιλέξτε ένα βολικό όνομα, για παράδειγμα, Zoho CRM.
Κάντε κλικ στο 'Save' για να δημιουργήσετε την ετικέτα.

Συγχρονισμός των επαφών του Zoho CRM με τις επαφές του Google

Τώρα, θέλετε να ενσωματώσετε τη λίστα επαφών σας από το σύστημα CRM στις Επαφές Google.

Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Zoho και κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ρυθμίσεις" στην επάνω γραμμή μενού.
Βρείτε και επιλέξτε 'Marketplace' και επιλέξτε 'Google'.

Κάντε κλικ στην επιλογή "Αυθεντικοποίηση επαφών Google" και ακολουθήστε όλες τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη, παρέχοντας στο σύστημα τα απαιτούμενα δικαιώματα πρόσβασης.

Στη σελίδα Συγχρονισμός επαφών, συνεχίστε με τα ακόλουθα βήματα:

Επιλέξτε το ZOHO CRM στην ενότητα 'Google Contact'.
Στην περιοχή "Zoho CRM Contact", κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε τις επαφές του CRM που θέλετε να συγχρονίσετε με την ετικέτα σας Google Contact. Επιλέξτε Όλες οι επαφές αν τις χρειάζεστε όλες.
Για τις 'Επιλογές συγχρονισμού', επιλέξτε Two-Way Sync. Αυτό είναι απαραίτητο αν σκοπεύετε να παρέχετε σε μη αδειοδοτημένους χρήστες το δικαίωμα "Can Edit" στο Shared Contacts Manager.

Το τελευταίο βήμα στη διαδικασία συγχρονισμού των επαφών σας στο Google είναι η αντιστοίχιση πεδίων στο Google και το Zoho CRM. Η προσαρμογή των πεδίων σας επιτρέπει να αποφασίσετε ποια δεδομένα από το CRM θα αντληθούν σε συγκεκριμένα πεδία στις Επαφές Google και στο Shared Contacts Manager. Κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Χαρτογράφηση περισσότερων πεδίων" για να προσθέσετε και να χαρτογραφήσετε πρόσθετα πεδία.

Σε αυτό το σημείο, έχετε ενσωματώσει πλήρως τις επαφές από το CRM σας με τις Επαφές Google. Θυμηθείτε, μπορείτε πάντα να επιστρέψετε στις ρυθμίσεις του συστήματος CRM και να διαγράψετε τον συγχρονισμό, να ξεκινήσετε έναν νέο ή να προσαρμόσετε τον συγχρονισμό των επαφών.

Μοιραστείτε τις επαφές σας στο Zoho χρησιμοποιώντας το Shared Contacts Manager

Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Shared Contacts Manager. Αν δεν έχετε ακόμα την εφαρμογή, κάντε κλικ στο εδώ για να το εγκαταστήσετε.

Στην αριστερή πλαϊνή μπάρα, στις λίστες επαφών σας, θα βρείτε το Zoho CRM ενσωματωμένο με το λογαριασμό σας Google, που περιέχει ήδη επαφές από το σύστημα CRM. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να το μοιραστείτε με τους συναδέλφους που χρειάζονται πρόσβαση σε αυτές τις επαφές.

Επιλέξτε την ετικέτα 'ZOHO CRM' για να δείτε τις επαφές της
Κάντε κλικ στο 'Share label'

Τώρα ήρθε η ώρα να επιλέξετε ποιος θέλετε να έχει πρόσβαση στις επαφές αυτής της ομάδας και το επίπεδο δικαιωμάτων του.

Για να επιλέξετε άτομα, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε τις διευθύνσεις email τους στο πεδίο "Email". Ο αριθμός των συνεργατών μπορεί να είναι απεριόριστος και μπορείτε να προσθέσετε περισσότερους χρήστες αργότερα.
Ορίστε ένα επίπεδο δικαιωμάτων επιλέγοντας μία από τις διαθέσιμες επιλογές. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Shared Contacts Manager, συνιστούμε να δώσετε στους συναδέλφους σας το δικαίωμα "Μπορεί να επεξεργαστεί", το οποίο τους επιτρέπει να εκτελούν διάφορες ενέργειες με τις επαφές. Οι ενημερώσεις τους θα συγχρονίζονται σε όλα τα μέλη της ομάδας και θα εμφανίζουν τις πιο σχετικές πληροφορίες.
Κάντε κλικ στην επιλογή "Κοινή χρήση ετικέτας" και όλοι όσοι έχετε δώσει πρόσβαση σε αυτή την ομάδα επαφών θα λάβουν μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα τους ενημερώνει ότι μπορούν να αλληλεπιδράσουν με τις επαφές εντός της ετικέτας βάσει των χορηγηθέντων δικαιωμάτων. Το κουμπί "Κοινή χρήση ετικέτας" γίνεται ενεργό όταν προσθέτετε συνεργάτες στην ετικέτα.

Τώρα οι επαφές σας στο Zoho CRM είναι πλήρως ενσωματωμένες και, χάρη στο Shared Contacts Manager, οι επιλεγμένοι συνεργάτες σας έχουν πρόσβαση σε αυτές. Μπορούν να επεξεργάζονται τις επαφές σας σύμφωνα με το επίπεδο δικαιωμάτων που τους έχει ανατεθεί.

Η κατώτατη γραμμή

Η ενσωμάτωση του Zoho CRM με το Shared Contacts Manager προσφέρει μια απλή και οικονομικά αποδοτική λύση για τη συνεργασία και την παραγωγικότητα της ομάδας. Αυτή η ενσωμάτωση επιτρέπει στις επιχειρήσεις να μοιράζονται και να ενημερώνουν εύκολα τις πληροφορίες επαφών, παρέχοντας σε όλους πρόσβαση στα πιο πρόσφατα δεδομένα χωρίς ακριβές πρόσθετες άδειες CRM.