Partilhe os contactos Zoho com as contas Google da sua equipa e poupe nos custos de CRM

Principais conclusões:

A sincronização dos contactos Zoho com o Google permite às equipas partilhar e atualizar instantaneamente as informações de contacto
O processo de configuração é simples e intuitivo, permitindo às empresas configurar rapidamente e beneficiar da integração.
O Shared Contacts Manager é uma alternativa económica à aquisição de licenças Zoho adicionais.
Ao automatizar a sincronização e as actualizações dos contactos, as equipas podem concentrar-se em tarefas mais estratégicas, melhorando a produtividade geral.

O Zoho é um pacote de software na nuvem para empresas, e a sua solução de gestão das relações com os clientes é impressionante. Mas será possível a uma pequena ou média empresa utilizar eficazmente uma subscrição do Zoho CRM em toda a sua equipa sem pagar custos elevados para cada utilizador? Com o Shared Contacts Manager, as equipas podem completar a integração do CRM com o Google e partilhar contactos entre os seus membros, mesmo que não tenham uma subscrição do Zoho CRM para todos os utilizadores. Ao criar uma conta Shared Contacts Manager e ligá-la aos contactos do Google, as empresas podem otimizar os seus recursos e reduzir significativamente os custos operacionais, dando a todos na empresa a oportunidade de beneficiar das poderosas funcionalidades de gestão de contactos do Zoho. São necessários apenas três passos para o conseguir:

Criar uma etiqueta nos seus contactos do Google
Sincronizar os seus contactos do Zoho CRM com os contactos do Google
Partilhe a etiqueta com os seus colegas de trabalho utilizando Shared Contacts Manager

Criar uma etiqueta nos seus contactos do Google

Vamos criar uma pasta de contactos (doravante designada por "etiqueta") que será sincronizada com o Zoho e conterá detalhes de contacto partilháveis.

Inicie sessão no seu contacto Google e clique no ícone "+".
Na janela "Criar etiqueta", introduza o nome da etiqueta. Para facilitar a referência posterior e a indicação imediata da origem dos contactos, escolha um nome conveniente, por exemplo, Zoho CRM.
Clique em "Guardar" para criar a etiqueta.

Sincronizar os seus contactos do Zoho CRM com os contactos do Google

Agora, pretende integrar a sua lista de contactos do sistema CRM nos seus contactos do Google.

Inicie sessão na sua conta Zoho e clique no ícone "Definições" na barra de menu superior.
Localize e seleccione "Marketplace" e escolha "Google".

Clique em "Autenticar contactos do Google" e siga todas as indicações no ecrã, fornecendo ao sistema as permissões de acesso necessárias.

Na página Sincronização de contactos, continue com os passos seguintes:

Seleccione o ZOHO CRM em "Contactos Google".
Em "Contactos do Zoho CRM", clique no menu pendente e escolha os contactos do CRM que pretende sincronizar com a sua etiqueta de contactos do Google. Escolha Todos os contactos se precisar de todos eles.
Em "Sync Options" (Opções de sincronização), seleccione Two-Way Sync (Sincronização bidirecional). Isto é necessário se planear fornecer a utilizadores não licenciados a permissão "Pode editar" no Shared Contacts Manager.

O passo final no processo de sincronização de contactos do Google é o mapeamento de campos no Google e no Zoho CRM. A personalização dos seus campos permite-lhe decidir quais os dados do CRM que serão puxados para campos específicos nos Contactos do Google e no Shared Contacts Manager. Clique no link "Mapear mais campos" para adicionar e mapear campos adicionais.

Neste ponto, os contactos do seu CRM estão totalmente integrados nos Contactos do Google. Lembre-se de que pode sempre voltar às definições do sistema CRM e eliminar a sincronização, iniciar uma nova sincronização ou ajustar a sincronização dos contactos.

Partilhe os seus contactos Zoho utilizando o Shared Contacts Manager

Inicie sessão na sua conta Shared Contacts Manager. Se ainda não tiver a aplicação, clique em aqui para o instalar.

Na barra lateral esquerda, nas suas listas de contactos, encontrará o Zoho CRM integrado com a sua conta Google, que já contém contactos do sistema CRM. Tudo o que precisa de fazer é partilhá-lo com os colegas que necessitam de acesso a estes contactos.

Seleccione a etiqueta "ZOHO CRM" para ver os seus contactos
Clique em "Partilhar etiqueta

Agora é altura de selecionar quem pretende dar acesso aos contactos desse grupo e o respetivo nível de permissão.

Para selecionar pessoas, escreva ou cole os respectivos endereços de correio eletrónico no campo "Email". O número de colegas de trabalho pode ser ilimitado e pode adicionar mais utilizadores mais tarde.
Defina um nível de permissão seleccionando uma das opções disponíveis. Para tirar o máximo partido do Shared Contacts Manager, recomendamos que dê aos seus colegas a permissão "Pode editar", que lhes permite realizar várias acções com os contactos. As suas actualizações serão sincronizadas entre todos os membros da equipa e apresentarão as informações mais relevantes.
Clique em "Partilhar etiqueta" e todas as pessoas a quem deu acesso a este grupo de contactos receberão uma notificação por correio eletrónico informando-as de que podem interagir com os contactos da etiqueta com base nas permissões concedidas. O botão "Partilhar etiqueta" fica ativo quando adiciona colaboradores à etiqueta.

Agora, os seus contactos Zoho CRM estão totalmente integrados e, graças ao Shared Contacts Manager, os seus colegas de trabalho seleccionados têm acesso a eles. Podem editar os seus contactos de acordo com o nível de permissão que lhes foi atribuído.

A linha de fundo

A integração do Zoho CRM com o Shared Contacts Manager oferece uma solução simples e económica para a colaboração e produtividade da equipa. Essa integração permite que as empresas compartilhem e atualizem informações de contato com facilidade, fornecendo a todos acesso aos dados mais atuais sem licenças adicionais caras de CRM.