Συγχρονισμός και κοινή χρήση των επαφών του HubSpot μέσω του Google Workspace, εξοικονόμηση κόστους CRM και προώθηση της συνεργασίας

Το HubSpot CRM είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη διαχείριση των πελατειακών σχέσεων. Είναι γνωστό για τα χαρακτηριστικά του και το φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον εργασίας του, ωστόσο, οι εκτεταμένες δυνατότητές του μπορεί μερικές φορές να είναι συντριπτικές για τις ομάδες που επικεντρώνονται κυρίως στην αποτελεσματική διαχείριση επαφών. Ενώ το HubSpot CRM προσφέρει λύσεις για την αυτοματοποίηση των πωλήσεων, του μάρκετινγκ και των υπηρεσιών, οι οργανισμοί με πρωταρχική ανάγκη την απλοποιημένη συντήρηση επαφών ενδέχεται να μην χρειάζονται τις ευρύτερες λειτουργίες του. 

Σε αυτό το σημείο αναλαμβάνει να προσφέρει ένα εξειδικευμένο πλεονέκτημα ο Διαχειριστής κοινών επαφών που είναι ενσωματωμένος στο HubSpot CRM. Πέρα από τη σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας, το Shared Contact Manager παρέχει ένα εξαιρετικό περιβάλλον συνεργασίας για τη διαχείριση των επαφών. Αυτή η ενσωμάτωση εξασφαλίζει ότι τα μέλη της ομάδας μπορούν εύκολα να μοιράζονται, να ενημερώνουν και να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες επαφών σε πραγματικό χρόνο, βελτιώνοντας την επικοινωνία και τη συνεργασία σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Ο Διαχειριστής κοινών επαφών δίνει τη δυνατότητα στις ομάδες να διατηρούν μια ενιαία βάση δεδομένων επαφών, μειώνοντας τον κίνδυνο των σιλό δεδομένων και εξασφαλίζοντας τη συνοχή. Αυτό το εργαλείο απλοποιεί τη διαχείριση επαφών, ενώ αξιοποιεί τις δυνατότητες του CRM του HubSpot για τον εμπλουτισμό των δεδομένων επαφών με πληροφορίες και ιστορικό αλληλεπίδρασης. Το αποτέλεσμα είναι μια πιο συνδεδεμένη και ενημερωμένη ομάδα, ικανή να παρέχει εξατομικευμένες εμπειρίες πελατών με ευκολία.

Η υιοθέτηση του Shared Contact Manager εντός του HubSpot CRM σημαίνει ότι απολαμβάνετε το καλύτερο και από τους δύο κόσμους: το βάθος και την πολυπλοκότητα μιας κορυφαίας πλατφόρμας CRM σε συνδυασμό με τα πρακτικά και συνεργατικά χαρακτηριστικά που είναι απαραίτητα για την αποτελεσματική διαχείριση επαφών. Η ενσωμάτωση αυτή ρυθμίζεται γρήγορα και αρχίζει αμέσως να βελτιστοποιεί την παραγωγικότητα και τις στρατηγικές σχέσεων με τους πελάτες της ομάδας σας.

Ρύθμιση του HubSpot για την ενσωμάτωση των επαφών Google

Η ενσωμάτωση του HubSpot με τις Επαφές Google είναι απλή και θα σας πάρει μόνο λίγα λεπτά από το χρόνο σας. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ξεκινήσετε:

Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο HubSpot:

1. Από το επάνω μενού, κάντε κλικ στο εικονίδιο "Αγορά".
2. Επιλέξτε "App Marketplace" για να περιηγηθείτε στις διαθέσιμες εφαρμογές.

Εύρεση και εγκατάσταση επαφών Google:

Στη γραμμή αναζήτησης, πληκτρολογήστε "Google Contacts" (1) και επιλέξτε το από την αναπτυσσόμενη λίστα (2).

Στη σελίδα με τις πληροφορίες της εφαρμογής, κάντε κλικ στην επιλογή "Εγκατάσταση εφαρμογής" για να ενεργοποιήσετε το συγχρονισμό επαφών μεταξύ του HubSpot και των επαφών Google.

Πλήρης εγκατάσταση:

• Κάντε κλικ στο 'Σύνδεση με τις επαφές Google'
• Στο νέο παράθυρο, επιλέξτε το λογαριασμό σας Google και κάντε κλικ στο 'Συνέχεια'.
• Επανεξέταση και χορήγηση των απαραίτητων δικαιωμάτων πρόσβασης
• Κάντε κλικ στην επιλογή "Ρύθμιση συγχρονισμού" για να προχωρήσετε στις ρυθμίσεις συγχρονισμού.

Διαμόρφωση ρυθμίσεων συγχρονισμού:

1. Επιλέξτε τον τύπο συγχρονισμού. Συνιστούμε έναν συγχρονισμό 2 κατευθύνσεων για να διασφαλίσουμε ότι όλα τα δεδομένα επαφών ενημερώνονται και στις δύο πλατφόρμες.
2. Προσαρμόστε τις αντιστοιχίσεις πεδίων εάν χρειάζεται. Κάντε κλικ στην επιλογή "Όλες οι αντιστοιχίσεις" για να δείτε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις που παρέχονται από το HubSpot. Μπορείτε να διατηρήσετε αυτές τις προεπιλογές ή να τις προσαρμόσετε σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας. 

Οριστικοποίηση ρυθμίσεων συγχρονισμού:

1. Μπορείτε να διατηρήσετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για τα επόμενα δύο βήματα: 2. Όριο και 3. Οργάνωση.
2. Στο τελευταίο βήμα, "Αναθεώρηση", ελέγξτε ολόκληρη τη διαμόρφωση και κάντε κλικ στο "Αποθήκευση και συγχρονισμός".

Μετά την ολοκλήρωση αυτών των βημάτων, ένα παράθυρο θα εμφανίσει την κατάσταση του συγχρονισμού των επαφών σας μεταξύ του HubSpot και του Google Contacts. Λάβετε υπόψη ότι ο συγχρονισμός ενδέχεται να διαρκέσει κάποιο χρονικό διάστημα ανάλογα με τον αριθμό των επαφών.

Μοιραστείτε τις επαφές του HubSpot με την ομάδα σας χρησιμοποιώντας το Shared Contacts Manager 

Για να δείτε και να μοιραστείτε τις ενσωματωμένες επαφές, συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Shared Contacts Manager. Αν δεν έχετε εγκαταστήσει την εφαρμογή, κάντε κλικ στο εδώ για να το κατεβάσετε.

Σημειώστε ότι οι επαφές της HubSpot θα εμφανίζονται στη λίστα "Όλες οι επαφές" στις Επαφές Google, καθώς η HubSpot δεν υποστηρίζει την εξαγωγή επαφών σε προϋπάρχοντα φάκελο στις Επαφές Google.

Εάν πρέπει να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τις κοινές επαφές, σκεφτείτε να δημιουργήσετε έναν ξεχωριστό χρήστη στον τομέα σας. Χρησιμοποιήστε το λογαριασμό Shared Contacts Manager αυτού του χρήστη για να μοιραστείτε τα δεδομένα του HubSpot με τα σχετικά μέλη της ομάδας. Με τη μέθοδο αυτή αποφεύγεται η ανάγκη δημιουργίας ξεχωριστών φακέλων και η χειροκίνητη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης.

Τώρα, ήρθε η ώρα να αποφασίσετε ποιος θα έχει πρόσβαση στις επαφές αυτής της ομάδας και να καθορίσετε τα επίπεδα δικαιωμάτων τους.

1. Για να προσθέσετε άτομα, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε τις διευθύνσεις email τους στο πεδίο 'Emails'. Μπορείτε να προσθέσετε απεριόριστο αριθμό συναδέλφων και να συμπεριλάβετε περισσότερους χρήστες αργότερα, αν χρειαστεί.
2. Ορίστε το επίπεδο δικαιωμάτων τους επιλέγοντας από τις διαθέσιμες επιλογές. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτή την ενσωμάτωση, συνιστούμε να δώσετε το δικαίωμα "Μπορεί να επεξεργαστεί". Αυτό επιτρέπει στους συναδέλφους να εκτελούν διάφορες ενέργειες με τις επαφές, διασφαλίζοντας ότι οι ενημερώσεις συγχρονίζονται σε όλα τα μέλη της ομάδας και εμφανίζουν τις πιο σχετικές πληροφορίες.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή "Κοινή χρήση ετικέτας" και όλοι όσοι έχετε χορηγήσει πρόσβαση θα λάβουν ειδοποίηση μέσω email, επιτρέποντάς τους να αλληλεπιδράσουν με τις επαφές βάσει των δικαιωμάτων που έχετε ορίσει. 

Τώρα οι επαφές σας στο HubSpot CRM είναι πλήρως ενσωματωμένες και χάρη στο Shared Contacts Manager, οι επιλεγμένοι συνεργάτες σας έχουν πρόσβαση σε αυτές. Μπορούν να επεξεργάζονται τις επαφές σας σύμφωνα με το επίπεδο δικαιωμάτων που τους έχει ανατεθεί.

Συμπέρασμα σχετικά με την ενσωμάτωση του Google και του HubSpot CRM

Τώρα μπορείτε να απολαμβάνετε όλα τα οφέλη από τη χρήση μιας εξαιρετικής λύσης Διαχείριση επαφών κοινής χρήσης για την οργάνωση και την κοινή χρήση των δεδομένων επαφών σας. Η ταχύτητα και η αποτελεσματικότητα της συνεργασίας της ομάδας σας θα βελτιωθούν σημαντικά, και όλα αυτά χωρίς το υψηλό κόστος διατήρησης ενός CRM για κάθε υπάλληλο. Μοιραστείτε τις επαφές σας χρησιμοποιώντας το Google and Share Contacts Manager για να ανακαλύψετε νέες ευκαιρίες με αυτό το χρήσιμο και οικονομικό εργαλείο.