Synkroniser og del Apptivo-kontakter med Google, og minimer CRM-regninger 

Vi kender alle de vigtigste fordele ved CRM-systemer. Apptivo er et af disse CRM-systemer. Det er en skybaseret business management-software, der er designet til at lette forskellige forretningsprocesser. De har dog også betydelige ulemper, primært omkostninger af deres licenser. Det er typisk kun store virksomheder, der har råd til disse udgifter. Et andet problem er, at det for mange mellemstore og små virksomheder ikke kun er dyrt at bruge komplekse CRM-systemer, men også ofte uberettiget. Disse virksomheder, der er interesserede i at dele deres kontakter på tværs af organisationen, ender med at betale meget for funktioner, de ikke har brug for. Derfor står virksomheder, der er på udkig efter en effektiv kontaktstyringsløsning, ofte over for et svært valg.

Men nu findes der en effektiv løsning, som løser disse problemer til en minimal pris. Shared Contacts Manager er et fremragende valg for virksomheder, der ønsker at maksimere effektiviteten gennem effektiv styring og distribution af kundeoplysninger. Det eneste, du skal gøre, er integrere dit valgte CRM-system med din Google-konto, opret en gruppe af nødvendige kontakter, og del den med det samme med kolleger inden for dit domæne eller med nogen uden for det.

I denne artikel viser vi dig, hvordan du hurtigt kan synkronisere din Apptivo-konto med Google og dele kontakter ved hjælp af Shared Contacts Manager.

Før du begynder at dele kontakter

Følg disse forberedende trin for at synkronisere dine Apptivo-kontakter med din Google-konto:

1. Du skal have et aktivt betalt abonnement hos Apptivo. Enhver plan vil fungere.
2. Den Apptivo app skal installeres fra Google Workspace Marketplace.
3. Derudover er Apptivo App til deling af kontakter skal også installeres fra Google Workspace Marketplace.

Sørg for at gennemføre disse trin, før du læser videre i denne vejledning. Ellers kan du ikke integrere Apptivo-kontakter med Google. 

Hvis du har gjort alt korrekt, bør begge apps være opført blandt dine Google Workspace Marketplace Apps. 

Bemærk, at softwaren ofte opdateres og ændres. Hvis du har problemer, skal du kontakte Apptivos kundesupport for at få hjælp.

Synkroniser dine Apptivo CRM-kontakter med Google Kontakter 

Når du har gennemført de nødvendige forberedende trin, kan du starte synkroniseringsindstillingerne. Log ind på din Apptivo-konto, og gå til afsnittet 'Kontakter'.

1. Klik på ikonet 'Mere' i overskriftslinjen
2. Vælg 'Indstillinger'

Under 'Kontakter' i venstre navigationspanel skal du finde og klikke på 'G Suite Integration'.

Hvis du ikke kan se det der, er det sandsynligt, at du ikke har opgraderet dit nuværende abonnement til en af de betalte abonnementsmodeller.  

Det næste vindue foreslår, at du aktiverer kontaktdeling. Flyt vippeknappen til positionen "On" for at afslutte konfigurationen af G Suite-integrationen. 

Vigtigt: Når du har konfigureret synkronisering, vil alle nye kontakter, der tilføjes til enten Google Kontakter eller Apptivo CRM, automatisk blive synkroniseret i begge retninger. Dette gælder dog ikke for kontakter, der var på dine konti, før integrationen blev aktiveret. Hvis du vil synkronisere tidligere tilføjede kontakter, skal du eksportere og genimportere dataene i .csv-format. Alternativt kan du kontakte kundesupport for at få hjælp.

Del dine Apptivo-kontakter ved hjælp af Shared Contacts Manager-appen 

I venstre side af Shared Contacts Manager-dashboardet finder du alle dine kontaktgrupper, inklusive dem, der er integreret med Apptivo. СRM-systemet opretter og navngiver automatisk sin label, så den er nem at identificere.

1. Vælg etiketten 'Apptivo Contacts' for at se dens kontakter
2. Klik på 'Del etiket'

Nu ser du vinduet med indstillinger for deling. Følg disse trin for at give dine kolleger adgang:

1. Indtast de personer, du vil give adgang til. Du kan gøre det på flere måder:

• Indtast deres e-mailadresser manuelt.
• Vælg personer fra rullelisten.
• Skriv deres navne.
  

Klik i feltet "Tilføj e-mail", og tilføj personer ved hjælp af en af disse metoder.

2. Når du har valgt alle teammedlemmerne, skal du tildele dem de rette tilladelser. Adgangsniveauet "Kan redigere" er det mest funktionelle, da det giver alle mulighed for at opdatere kontaktoplysningerne og sikre, at listen forbliver aktuel. Klik på "Tilladelser", og vælg en af de tilgængelige muligheder.

3. Klik på "Del etiket", når alle indstillinger er gennemført.

Sidste ord om tovejssynkronisering mellem Google og Apptivo CRM

Så er det klaret! Med blot et par minutters opsætning har du integreret Apptivo-kontakterne med Google, og det har givet dig adgang til nye funktioner. Share Contacts Manager kan nu bruge din Apptivo-label og effektivisere din arbejdsgang. Nu kan alle, du har delt etiketten med, få adgang til og opdatere virksomhedens kontaktoplysninger efter behov. Det fremmer samarbejdet, øger produktiviteten og giver konsistens på tværs af dit team eller din afdeling. Desuden er det en meget budgetvenlig løsning i forhold til at købe en fuld CRM-licens til hver medarbejder. Nyd den forbedrede effektivitet og teamwork!