Gerir e partilhar contactos com o Shared Contacts Manager - O guia completo do utilizador

Bem-vindo ao Shared Contacts Manager. Este guia irá guiá-lo por tudo o que precisa de saber sobre como utilizar corretamente a aplicação para organizar, gerir e partilhar os seus contactos do Google. Ajudá-lo-emos em todas as fases do processo, desde a configuração da aplicação até à delegação dos seus privilégios de administrador a outros utilizadores. 

Instalação

A instalação do Shared Contacts Manager demora apenas alguns minutos. Siga estes passos para começar:

1. Ir para o Google Workspace Marketplace.
2. Procurar por Shared Contacts Manager.
3. Clicar Instalar.
   
4. Siga o assistente de instalação e aceite os permissões necessárias to integrate the app with your Google account. Complete the installation.

Como iniciar sessão

Uma vez instalada, existem algumas formas de aceder à aplicação. 

1. Iniciar sessão no sítio Web: Ir para sharedcontactsmanager.com e clicar no botão Iniciar sessão com o Google no canto superior direito.
   
2. Utilizar o URL direto: In the search field of your browser, type https://sharedcontactsmanager.com/app e a ligação levá-lo-á à aplicação.
3. Inicie sessão no painel Google Apps: O menu de aplicações Google permite-lhe aceder rapidamente ao Shared Contacts Manager no navegador Chrome. Clique no botão Aplicações Google e desloque-se para baixo para encontrar o Shared Contacts Manager entre o software instalado. 
4. Iniciar sessão através da consola de administração do espaço de trabalho (para administradores): Se for um administrador, pode aceder à aplicação diretamente a partir da Consola de administração do Google em Aplicações > Apps do Google Workspace Marketplace > Lista de aplicações > Shared Contacts Manager.

Dashboard Overview

A interface da aplicação foi concebida para ser simples, convivial e fácil de navegar. Está estruturada em três secções principais:

1. Etiquetas de contacto
2. Visão geral dos contactos
3. Gestão de assinaturas

Etiquetas de contacto

No lado esquerdo, numa disposição vertical, encontrará todas as suas grupos de contacto sincronizados com a sua conta Google. Se os seus contactos não estiverem organizados em etiquetas, aparecerão numa lista geral em Todos os contactos.

Também pode criar grupos de contactos personalizados para uma gestão mais fácil e uma melhor organização da sua base de dados de contactos.

Para maior comodidade e acesso rápido, pode filtrar as suas etiquetas utilizando as seguintes opções:

• Por ordem alfabética (A-Z)
• Por ordem alfabética (Z-A)
• Por data de criação (a mais recente primeiro ou a mais antiga primeiro)

Além disso, é possível personalizar a apresentação de grupos com base em atributos específicos de determinados grupos de contactos.

Visão geral dos contactos

A área central da interface apresenta todos os contactos ou apenas os do grupo selecionado. Cada entrada de contacto inclui detalhes importantes, como o nome completo, o endereço de correio eletrónico, o número de telefone e os grupos a que pertencem. Está disponível uma série de acções para contactos individuais e grupos de contactos.

Acções de contacto:

• Editar - modificar os detalhes do contacto.
• Copiar - duplicar um contacto para outros grupos.
• Remover da etiqueta - remover um contacto de um grupo específico sem o apagar.
• Eliminar - remover permanentemente um contacto.

Acções de etiqueta de contacto:

• Adicionar utilizadores - atribuir contactos à etiqueta.
• Mudar o nome - alterar o nome da etiqueta.
• Eliminar - remover a etiqueta.

Gestão de assinaturas

No canto superior direito do ecrã, encontram-se as ferramentas de subscrição da Gestão de Contactos Partilhados. Estas estão divididas em três secções:

• Gerir utilizadores
• Gerir a subscrição
• Opções de suporte.

Gerir utilizadores

Esta secção fornece uma visão geral de todos os utilizadores da aplicação. É possível:

• Veja o número total de licenças adquiridas, quantas estão atribuídas e quantas continuam disponíveis.
• Ver todos os utilizadores no seu domínio e identificar quem tem uma licença SCM.
• Gerir os utilizadores, incluindo a concessão ou revogação de licenças SCM.
• Atribuir administradores de subscrição adicionais.
• Remover utilizadores da sua subscrição SCM.

Gerir a subscrição

A secção Gestão de subscrições fornece uma visão geral abrangente do estado da sua subscrição. Aqui, pode rever os detalhes financeiros da sua conta ativa, ajustar o número de licenças, atualizar as informações de pagamento e cancelar a subscrição, se necessário.

Opções de suporte

Se tiver dúvidas ou dificuldades com a aplicação, estão disponíveis várias opções de apoio.

Comece por consultar a base de dados de conhecimento na aplicação (ou a base de dados FAQ secção de um sítio Web) que está organizada em secções e fornece respostas pormenorizadas a muitas perguntas frequentes. Se não encontrar as informações de que necessita, pode contactar-nos através do chat em linha, que está disponível durante a maior parte do dia. A disponibilidade depende do seu fuso horário.

Se um operador de chat não responder no prazo de cinco minutos, pode deixar o seu endereço de correio eletrónico no chat e um representante do suporte entrará em contacto consigo.

Creating Contact Labels

Os Contactos do Google organizam os contactos através de etiquetas, e o Shared Contacts Manager segue a mesma estrutura.

Para criar uma nova etiqueta de contacto:

1. Abrir Shared Contacts Manager.
2. Clicar no botão + ou prima no ícone Criar etiqueta botão.
3. Dê um nome à sua nova etiqueta. 
4. Clicar Criar.

A sua nova etiqueta está pronta e pode agora adicionar-lhe contactos.

How to Add Contacts to a Label

Depois de criar uma etiqueta, siga estes passos para adicionar contactos:

1. Abrir Shared Contacts Manager.
2. Clicar na etiqueta onde pretende adicionar contactos.
3. Clique no botão Ícone Adicionar contactos. Pode adicionar dados de contacto introduzindo manualmente endereços de correio eletrónico ou selecionando contactos a partir de contactos existentes do Google. 
4. Clique em Adicionar contactos. Os seus contactos estão agora agrupados sob a etiqueta selecionada.

How to Share Contacts with Shared Contacts Manager

A aplicação permite aos utilizadores partilhar contactos com indivíduos e grupos de domínios selecionados. Eis como adicionar utilizadores:

1. Selecionar a etiqueta que deseja partilhar.
2. Clicar Gerir o acesso no canto superior direito.
3. Introduza os endereços de correio eletrónico dos utilizadores com quem pretende partilhar os contactos ou escolha-os na lista pendente. Pode marcar a caixa "Notificar as pessoas por e-mail" se pretender informar os utilizadores por e-mail de que devem ter acesso aos contactos partilhados.
4. Aplicar uma das permissões de utilizador – só pode ver, pode editar ou pode voltar a partilhar.

Clicar Partilhar etiqueta para concluir e os utilizadores convidados terão agora acesso aos contactos partilhados.

User Management Options

Como administrador de subscrição, tem acesso a funções de gestão adicionais, nomeadamente para a gestão de utilizadores.

Para começar, clique no ícone "Gerir utilizadores". Esta secção apresenta os utilizadores aos quais já foi atribuída uma licença, juntamente com outros membros do seu domínio do Google Workspace. A coluna "Licença" indica se um utilizador possui atualmente uma licença.

Para cada utilizador, é possível:

1. Nomeá-lo como administrador.
2. Revogar os direitos de administrador.
3. Conceder uma licença.
4. Retirada de uma licença.
5. Remova-os da conta SCM.

Para realizar qualquer ação, selecione o utilizador pretendido e clique no ícone correspondente.

How to Manage Subscription

A janela Gerir subscrição fornece uma visão geral detalhada do estado da sua subscrição. Aqui, pode verificar os detalhes da subscrição atual, ver o calendário de pagamentos e ver o número de licenças adquiridas.

A partir deste menu, pode atualizar os detalhes de pagamento, por exemplo, ao alterar um cartão de crédito, adquirir licenças SCM adicionais ou cancelar a sua subscrição se necessário.