Gestire e condividere i contatti con Shared Contacts Manager - La guida completa per l'utente

Benvenuti in Shared Contacts Manager. Questa guida vi illustrerà tutto ciò che dovete sapere sull'uso corretto dell'app per organizzare, gestire e condividere i vostri contatti Google. Vi aiuteremo in ogni fase del processo, dall'impostazione dell'app alla delega dei privilegi di amministrazione ad altri utenti. 

Installazione

L'installazione dell'Shared Contacts Manager richiede solo pochi minuti. Seguite questi passaggi per iniziare:

1. Vai al sito Mercato dello spazio di lavoro di Google.
2. Ricerca di Shared Contacts Manager.
3. Cliccare Installare.
   
4. Seguire la procedura guidata di installazione e accettare il autorizzazioni necessarie to integrate the app with your Google account. Complete the installation.

Come accedere

Una volta installata, è possibile accedere all'applicazione in diversi modi. 

1. Accesso dal sito web: Vai a sharedcontactsmanager.com e fare clic sul pulsante Accedi con Google nell'angolo in alto a destra.
   
2. Utilizzare l'URL diretto: In the search field of your browser, type https://sharedcontactsmanager.com/app e il link vi porterà all'applicazione.
3. Effettuare il login dal pannello di Google Apps: Il menu delle applicazioni di Google consente di accedere rapidamente a Shared Contacts Manager nel browser Chrome. Fare clic sul pulsante Applicazioni Google e scorrere verso il basso per trovare Shared Contacts Manager tra i software installati. 
4. Accedere tramite Workspace Admin Console (per gli amministratori): Se siete un amministratore, potete accedere all'app direttamente dalla Google Admin Console alla voce Applicazioni > Applicazioni del mercato di Google Workspace > Elenco delle applicazioni > Shared Contacts Manager.

Dashboard Overview

L'interfaccia dell'applicazione è stata progettata per essere semplice, facile da usare e da navigare. È strutturata in tre sezioni principali:

1. Etichette di contatto
2. Panoramica dei contatti
3. Gestione degli abbonamenti

Etichette di contatto

Sul lato sinistro, in un layout verticale, si trovano tutte le gruppi di contatto sincronizzati con l'account Google. Se i contatti non sono organizzati in etichette, appariranno in un elenco generale sotto la voce Tutti i contatti.

È inoltre possibile creare gruppi di contatti personalizzati per una gestione più semplice e una migliore organizzazione del database dei contatti.

Per comodità e rapidità di accesso, è possibile filtrare le etichette utilizzando le seguenti opzioni:

• In ordine alfabetico (A-Z)
• In ordine alfabetico (Z-A)
• Per data di creazione (prima il più recente o il più vecchio)

Inoltre, è possibile personalizzare la visualizzazione dei gruppi in base ad attributi specifici all'interno di determinati gruppi di contatti.

Panoramica dei contatti

L'area centrale dell'interfaccia visualizza tutti i contatti o solo quelli del gruppo selezionato. Ogni voce di contatto include dettagli chiave come il nome completo, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono e i gruppi di appartenenza. È disponibile una serie di azioni sia per i singoli contatti che per i gruppi di contatti.

Azioni di contatto:

• Modifica - modifica i dettagli del contatto.
• Copia - duplica un contatto in altri gruppi.
• Rimuovi da etichetta - rimuove un contatto da un gruppo specifico senza eliminarlo.
• Elimina - rimuove definitivamente un contatto.

Azioni di contatto dell'etichetta:

• Aggiungi utenti - assegna i contatti all'etichetta.
• Rinomina - cambia il nome dell'etichetta.
• Elimina - rimuove l'etichetta.

Gestione degli abbonamenti

Nell'angolo superiore destro dello schermo si trovano gli strumenti di abbonamento alla Gestione contatti condivisi. Sono suddivisi in tre sezioni:

• Gestire gli utenti
• Gestire l'abbonamento
• Opzioni di supporto.

Gestire gli utenti

Questa sezione fornisce una panoramica di tutti gli utenti dell'applicazione. È possibile:

• Vedere il numero totale di licenze acquistate, quante ne sono state assegnate e quante ne rimangono disponibili.
• Visualizzare tutti gli utenti del dominio e identificare chi ha una licenza SCM.
• Gestire gli utenti, compresa la concessione o la revoca delle licenze SCM.
• Assegnare altri amministratori di abbonamento.
• Rimuovere gli utenti dall'abbonamento SCM.

Gestire l'abbonamento

La sezione Gestione abbonamenti offre una panoramica completa dello stato dell'abbonamento. Qui è possibile rivedere i dettagli finanziari dell'account attivo, regolare il numero di licenze, aggiornare le informazioni di pagamento e annullare l'abbonamento, se necessario.

Opzioni di supporto

In caso di domande o difficoltà con l'applicazione, sono disponibili diverse opzioni di supporto.

Iniziate controllando la base di conoscenze dell'applicazione (o il file FAQ sezione di un sito web) che è organizzata in sezioni e fornisce risposte dettagliate a molte domande frequenti. Se non trovate le informazioni di cui avete bisogno, potete contattare la chat online, disponibile per la maggior parte del giorno. La disponibilità dipende dal fuso orario.

Se un operatore della chat non risponde entro cinque minuti, potete lasciare il vostro indirizzo e-mail nella chat e un rappresentante dell'assistenza vi contatterà.

Creating Contact Labels

Google Contacts organizza i contatti utilizzando le etichette e Shared Contacts Manager segue la stessa struttura.

Per creare una nuova etichetta di contatto:

1. Aprire Shared Contacts Manager.
2. Fare clic sul pulsante + o premere sull'icona Crea etichetta pulsante.
3. Date un nome alla vostra nuova etichetta. 
4. Cliccare Creare.

La nuova etichetta è pronta e ora è possibile aggiungervi i contatti.

How to Add Contacts to a Label

Una volta creata un'etichetta, seguire i seguenti passaggi per aggiungere i contatti:

1. Aprire Shared Contacts Manager.
2. Fare clic sull'etichetta dove si desidera aggiungere i contatti.
3. Fare clic sul pulsante Icona Aggiungi contatti. È possibile aggiungere i dati dei contatti inserendo manualmente gli indirizzi e-mail o selezionandoli dai Contatti Google esistenti. 
4. Fare clic su Aggiungere contatti. I contatti sono ora raggruppati sotto l'etichetta selezionata.

How to Share Contacts with Shared Contacts Manager

L'applicazione consente agli utenti di condividere i contatti con persone e gruppi di dominio selezionati. Ecco come aggiungere gli utenti:

1. Selezionare l'etichetta che volete condividere.
2. Cliccare Gestire l'accesso nell'angolo in alto a destra.
3. Immettere gli indirizzi e-mail degli utenti con cui si desidera condividere i contatti o sceglierli dall'elenco a discesa. È possibile selezionare la casella "Notifica alle persone via e-mail" se si desidera comunicare agli utenti via e-mail che devono avere accesso ai contatti condivisi.
4. Applicare una delle autorizzazioni utente – solo per la visualizzazione, per la modifica o per la condivisione..

Cliccare Condividi l'etichetta e gli utenti invitati avranno ora accesso ai contatti condivisi.

User Management Options

Come amministratore di un abbonamento, si ha accesso a funzioni di gestione aggiuntive, in particolare per la gestione degli utenti.

Per iniziare, fare clic sull'icona "Gestisci utenti". In questa sezione vengono visualizzati gli utenti a cui è già stata assegnata una licenza e gli altri membri del dominio Google Workspace. La colonna "Licenza" indica se un utente possiede attualmente una licenza.

Per ogni utente è possibile:

1. Nominare un amministratore.
2. Revoca dei diritti di amministratore.
3. Concedere una licenza.
4. Ritirare una licenza.
5. Rimuoverli dall'account SCM.

Per eseguire qualsiasi azione, selezionare l'utente desiderato e fare clic sull'icona corrispondente.

How to Manage Subscription

La finestra Gestione abbonamento offre una panoramica dettagliata dello stato dell'abbonamento. Qui è possibile controllare i dettagli dell'abbonamento corrente, visualizzare il piano di pagamento e vedere il numero di licenze acquistate.

Da questo menu è possibile aggiornare i dettagli del pagamento, ad esempio quando si cambia una carta di credito, si acquistano licenze SCM aggiuntive o si può fare un'operazione di marketing. annullamento dell'abbonamento se necessario.