Gérer et partager des contacts avec Shared Contacts Manager - Le guide complet de l'utilisateur

Bienvenue sur Shared Contacts Manager. Ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir pour utiliser correctement l'application afin d'organiser, de gérer et de partager vos contacts Google. Nous vous aiderons à chaque étape du processus, de la configuration de l'application à la délégation de vos privilèges d'administrateur à d'autres utilisateurs. 

Installation

L'installation de Shared Contacts Manager ne prend que quelques minutes. Suivez les étapes suivantes pour commencer :

1. Aller à la page Google Workspace Marketplace.
2. Rechercher Shared Contacts Manager.
3. Cliquez sur Installer.
   
4. Suivez l'assistant d'installation et acceptez les autorisations requises pour intégrer l'application à votre compte Google. Terminez l'installation.

Comment se connecter

Une fois installée, l'application est accessible de plusieurs manières. 

1. Connexion à partir du site web: Aller à sharedcontactsmanager.com et cliquez sur l'icône Se connecter avec Google dans le coin supérieur droit.
   
2. Utilisez l'URL directe : Dans le champ de recherche de votre navigateur, tapez https://sharedcontactsmanager.com/app et le lien vous mènera à l'application.
3. Connectez-vous à partir du panneau Google Apps : Le menu Google apps vous permet d'accéder rapidement à Shared Contacts Manager dans le navigateur Chrome. Cliquez sur l'icône Applications Google et faites défiler vers le bas pour trouver Shared Contacts Manager parmi les logiciels installés. 
4. Se connecter via la console d'administration de l'espace de travail (pour les administrateurs) : Si vous êtes administrateur, vous pouvez accéder à l'application directement à partir de la console d'administration de Google, sous Applications > Google Workspace Marketplace Apps > Liste des applications > Shared Contacts Manager.

Aperçu du tableau de bord

L'interface de l'application est conçue pour être simple, conviviale et facile à naviguer. Elle est structurée en trois sections principales :

1. Étiquettes de contact
2. Aperçu des contacts
3. Gestion des abonnements

Étiquettes de contact

Sur le côté gauche, dans une disposition verticale, vous trouverez toutes vos groupes de contact synchronisés avec votre compte Google. Si vos contacts ne sont pas classés par étiquettes, ils apparaîtront dans une liste générale sous Tous les contacts.

Vous pouvez également créer des groupes de contacts personnalisés pour faciliter la gestion et l'organisation de votre base de données de contacts.

Pour plus de commodité et un accès rapide, vous pouvez filtrer vos étiquettes à l'aide des options suivantes :

• Par ordre alphabétique (A-Z)
• Par ordre alphabétique (Z-A)
• Par date de création (le plus récent en premier ou le plus ancien en premier)

En outre, vous pouvez personnaliser l'affichage des groupes en fonction d'attributs spécifiques au sein de certains groupes de contacts.

Aperçu des contacts

La zone centrale de l'interface affiche tous les contacts ou seulement ceux du groupe sélectionné. Chaque entrée de contact comprend des informations clés telles que le nom complet, l'adresse électronique, le numéro de téléphone et les groupes auxquels ils appartiennent. Une série d'actions est disponible pour les contacts individuels et les groupes de contacts.

Actions de contact :

• Modifier - modifier les coordonnées du contact.
• Copier - dupliquer un contact dans d'autres groupes.
• Retirer de l'étiquette - pour retirer un contact d'un groupe spécifique sans le supprimer.
• Supprimer - pour supprimer définitivement un contact.

Contact Label Actions :

• Ajouter des utilisateurs - assigner des contacts à l'étiquette.
• Renommer - modifier le nom de l'étiquette.
• Supprimer - supprimer l'étiquette.

Gestion des abonnements

Dans le coin supérieur droit de l'écran, vous trouverez vos outils d'abonnement à la gestion des contacts partagés. Ils sont divisés en trois sections :

• Gérer les utilisateurs
• Gérer l'abonnement
• Options de soutien.

Gérer les utilisateurs

Cette section fournit une vue d'ensemble de tous les utilisateurs de l'application. Vous pouvez :

• Voir le nombre total de licences achetées, le nombre de licences attribuées et le nombre de licences encore disponibles.
• Affichez tous les utilisateurs de votre domaine et identifiez ceux qui disposent d'une licence SCM.
• Gérer les utilisateurs, y compris l'octroi ou la révocation des licences SCM.
• Affecter des administrateurs d'abonnements supplémentaires.
• Supprimez des utilisateurs de votre abonnement SCM.

Gérer l'abonnement

La section Gestion des abonnements fournit une vue d'ensemble de l'état de votre abonnement. Vous pouvez y consulter les détails financiers de votre compte actif, ajuster le nombre de licences, mettre à jour les informations de paiement et annuler l'abonnement si nécessaire.

Options de soutien

Si vous avez des questions ou si vous rencontrez des difficultés avec l'application, plusieurs options d'assistance sont disponibles.

Commencez par consulter la base de connaissances de l'application (ou le fichier FAQ section d'un site web) qui est organisée en sections et fournit des réponses détaillées à de nombreuses questions fréquemment posées. Si vous ne trouvez pas l'information dont vous avez besoin, vous pouvez contacter le service de chat en ligne, qui est disponible presque toute la journée. La disponibilité dépend de votre fuseau horaire.

Si un opérateur de chat ne répond pas dans les cinq minutes, vous pouvez laisser votre adresse électronique dans le chat et un représentant du service d'assistance vous contactera.

Création d'étiquettes de contact

Google Contacts organise les contacts à l'aide d'étiquettes, et Shared Contacts Manager suit la même structure.

Pour créer une nouvelle étiquette de contact :

1. Ouvrir Shared Contacts Manager.
2. Cliquez sur l'icône + ou appuyez sur la touche Créer une étiquette bouton.
3. Donnez un nom à votre nouveau label. 
4. Cliquez sur Créer.

Votre nouvelle étiquette est prête et vous pouvez maintenant y ajouter des contacts.

Comment ajouter des contacts à une étiquette

Une fois que vous avez créé une étiquette, suivez les étapes suivantes pour ajouter des contacts :

1. Ouvrir Shared Contacts Manager.
2. Cliquez sur l'étiquette où vous souhaitez ajouter des contacts.
3. Cliquez sur le bouton Icône d'ajout de contacts. Vous pouvez ajouter des données de contact en saisissant manuellement des adresses électroniques ou en sélectionnant des contacts à partir de Google Contacts existants. 
4. Cliquez sur Ajouter des contacts. Vos contacts sont maintenant regroupés sous l'étiquette sélectionnée.

Comment partager des contacts avec Shared Contacts Manager

L'application permet aux utilisateurs de partager des contacts avec des personnes et des groupes de domaine sélectionnés. Voici comment ajouter des utilisateurs :

1. Sélectionner l'étiquette que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Gérer l'accès dans le coin supérieur droit.
3. Saisissez les adresses électroniques des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager les contacts ou choisissez-les dans la liste déroulante. Vous pouvez cocher la case "Notifier les personnes par courriel" si vous souhaitez informer les utilisateurs par courriel qu'ils doivent avoir accès aux contacts partagés.
4. Appliquer l'une des autorisations d'utilisateur – en consultation seulement, en modification ou en partage..

Cliquez sur Label de partage Les utilisateurs invités auront alors accès aux contacts partagés.

Options de gestion des utilisateurs

En tant qu'administrateur d'abonnement, vous avez accès à des fonctions de gestion supplémentaires, notamment pour la gestion des utilisateurs.

Pour commencer, cliquez sur l'icône "Gérer les utilisateurs". Cette section affiche les utilisateurs auxquels une licence a déjà été attribuée, ainsi que les autres membres de votre domaine Google Workspace. La colonne "Licence" indique si un utilisateur détient actuellement une licence.

Pour chaque utilisateur, vous pouvez

1. Nommer un administrateur.
2. Révoquer les droits d'administrateur.
3. Accorder une licence.
4. Retirer une licence.
5. Supprimez-les du compte SCM.

Pour effectuer une action, sélectionnez l'utilisateur souhaité et cliquez sur l'icône correspondante.

Comment gérer l'abonnement

La fenêtre Gérer l'abonnement fournit un aperçu détaillé de l'état de votre abonnement. Vous pouvez y vérifier les détails de l'abonnement en cours, consulter le calendrier de paiement et le nombre de licences achetées.

Dans ce menu, vous pouvez mettre à jour les détails du paiement, par exemple lors d'un changement de carte de crédit, de l'achat de licences SCM supplémentaires ou de l'achat d'une licence SCM. annulation de l'abonnement si nécessaire.