Πώς να μοιραστείτε τις επαφές του Gmail

Ας ξεκινήσουμε αντιμετωπίζοντας τον ελέφαντα στα εισερχόμενα - τι ακριβώς είναι οι επαφές του Gmail; Ορισμένοι χρήστες πιστεύουν λανθασμένα ότι είναι ξεχωριστές από τις Επαφές Google, αλλά στην πραγματικότητα πρόκειται για τις δύο όψεις του ίδιου νομίσματος. Παλαιότερα, έπρεπε να αποθηκεύετε χειροκίνητα κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την οποία αλληλεπιδρούσατε - αρκετά δύσκολη διαδικασία! Ευτυχώς, αυτές οι μέρες έχουν περάσει ανεπιστρεπτί. Τώρα, κάθε επαφή που βρίσκει το δρόμο της στο λογαριασμό σας στο Google αποθηκεύεται αυτόματα στην εφαρμογή Επαφές Google και τα στοιχεία της επαφής της γίνονται διαθέσιμα οπουδήποτε μέσα στο χώρο εργασίας Google του χρήστη.

Όταν μιλάμε για κοινή χρήση επαφών στο Gmail, ουσιαστικά μιλάμε για κοινή χρήση των επαφών Google. Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχουν τρεις απλοί τρόποι για να το κάνετε: εξαγωγή ενός αρχείου CSV, χρήση συγκεκριμένων δικαιωμάτων στο πλαίσιο της δυνατότητας ανάθεσης ή αξιοποίηση ενός εργαλείου όπως το Shared Contacts Manager που σας επιτρέπει να δημιουργείτε καταλόγους και να μοιράζεστε ολόκληρες λίστες επαφών. Ας ρίξουμε μια ματιά σε κάθε επιλογή.

Πώς να μοιραστείτε επαφές Google με ένα αρχείο CSV

Η εξαγωγή ενός αρχείου CSV μπορεί να ακούγεται τεχνική, αλλά είναι απλούστερη απ' ό,τι φαίνεται. Ένα αρχείο CSV είναι απλώς μια μορφή υπολογιστικού φύλλου που αποθηκεύει στοιχεία επικοινωνίας, όπως ονόματα, email και αριθμούς τηλεφώνου. Είναι ένας παλιομοδίτικος αλλά ακόμα δημοφιλής τρόπος για την κοινή χρήση επαφών.

Δείτε πώς μπορείτε να εξάγετε και να μοιραστείτε τις επαφές σας στο Google ως αρχείο CSV:

1. Πηγαίνετε στο Επαφές Google.
2. Επιλέξτε την ετικέτα επαφής, μεμονωμένες επαφές ή επιλέξτε όλες τις επαφές, ανάλογα με το τι μοιράζεστε.
3. Κάντε κλικ στο Εξαγωγή εικονίδιο στα δεξιά.
4. Επιλέξτε τη μορφή (συνήθως "Google CSV") και export το αρχείο.

Τώρα, μπορείτε να στείλετε το αρχείο CSV ως συνημμένο email, μέσω αποθήκευσης στο cloud, ενός messenger της επιλογής σας ή οποιασδήποτε άλλης προτιμώμενης μεθόδου. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να μοιραστείτε τις επαφές σας στο Gmail εξάγοντας το αρχείο. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί εξαιρετικά αν συνεργάζεστε σε ένα έργο ή αν μοιράζεστε μια λίστα ατόμων με μια ομάδα. Ωστόσο, δεν είναι η πιο δυναμική λύση για συνεχείς ενημερώσεις και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την κοινή χρήση επαφών μεταξύ λογαριασμών.

Πώς να μοιράζεστε επαφές χρησιμοποιώντας τη λειτουργία ανάθεσης της Google

Για όσους χρειάζονται μια πιο χαλαρή προσέγγιση, η λειτουργία ανάθεσης αρμοδιοτήτων της Google είναι ο σωστός τρόπος. Σας επιτρέπει να δώσετε σε ένα άλλο άτομο πρόσβαση στις επαφές σας. Ως εκ τούτου, εξουσιοδοτείτε αυτό το άτομο με δικαιώματα διαχείρισης των επαφών σας στο Google. Σε αντίθεση με την κοινή χρήση με CSV, αυτή η λειτουργία είναι λίγο πιο ευέλικτη και παρέχει βασική συνεργασία, δίνοντας στους συναδέλφους σας πρόσβαση στην προβολή, επεξεργασία, ακόμη και διαγραφή επαφών σαν να ήταν δικές τους. 

Δείτε πώς να ρυθμίσετε την ανάθεση αρμοδιοτήτων της Google:

1. Go Επαφές Google.
2. Ανοίξτε το Ρυθμίσεις μενού.
3. Ψάξτε για το Τμήμα πρόσβασης αντιπροσώπων και προσθέστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου με το οποίο θέλετε να μοιραστείτε.
4. Χτύπημα Πρόσκληση αντιπροσώπου για να χορηγήσει πρόσβαση.

Η ανάθεση μπορεί να λειτουργήσει άψογα για ομάδες που χρειάζονται κοινή πρόσβαση σε επαφές χωρίς συνεχή μεταφορά αρχείων. Ωστόσο, η εξουσιοδότηση της Google είναι περιορισμένη σε πεδίο εφαρμογής και λειτουργικότητα. Διαβάστε περισσότερα για τη λειτουργία της ανάθεσης σε αυτό το άρθρο.

Πώς να μοιράζεστε επαφές Gmail απευθείας μεταξύ λογαριασμών Google

Εάν η Ανάθεση επαφών της Google σας φαίνεται περιοριστική και η κοινή χρήση με το CVS είναι πολύ δύσκολη, Shared Contacts Manager ανεβάζει τον διαμοιρασμό σε ένα εντελώς νέο επίπεδο. Αυτή η εφαρμογή Google Workspace καθιστά εξαιρετικά εύκολη την κοινή χρήση επαφών σε όλους τους λογαριασμούς Google, ανεξάρτητα από το αν ανήκουν σε έναν συγκεκριμένο τομέα Workspace. Πρέπει να συνεργαστείτε με έναν προμηθευτή ή συνεργάτη; Κανένα πρόβλημα. Το Shared Contacts Manager σας επιτρέπει να μοιράζεστε επαφές με απαράμιλλη αποτελεσματικότητα, προσφέροντας ευέλικτες επιλογές που ξεπερνούν τους παραδοσιακούς περιορισμούς.

Τα παραμετροποιήσιμα δικαιώματα πρόσβασης είναι ένα από τα πράγματα που διαφοροποιούν αυτό το εργαλείο από τις δύο άλλες μεθόδους που περιγράφηκαν. Μπορείτε να αποφασίσετε ποιος μπορεί να βλέπει, να επεξεργάζεται και να μοιράζεται επαφές ή ακόμη και να διαχειρίζεται τις επαφές σας, αν αποφασίσετε να ορίσετε άλλον διαχειριστή για το ηλεκτρονικό βιβλίο διευθύνσεών σας. Οι ευαίσθητες πληροφορίες επαφών θα παραμένουν πάντα ασφαλείς, ενώ τα σωστά άτομα θα έχουν την πρόσβαση που χρειάζονται. Επιπλέον, κάθε ενημέρωση σε μια κοινόχρηστη επαφή συγχρονίζεται αμέσως για όλους τους χρήστες με πρόσβαση, ώστε η ομάδα σας να λαμβάνει τις τελευταίες ενημερώσεις, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται. 

Επίσης, το Shared Contacts Manager διευκολύνει τη συνεργασία, από την κοινή χρήση ετικετών επαφών έως την άμεση ενσωμάτωση με το Gmail, το Ημερολόγιο Google και άλλα εργαλεία του Workspace. Οι κοινόχρηστες επαφές εμφανίζονται αυτόματα στο πεδίο αυτόματης συμπλήρωσης του Gmail, στις προσκλήσεις του Ημερολογίου Google και κατά την κοινή χρήση αρχείων στο Drive, παρέχοντας στα μέλη της ομάδας γρήγορη πρόσβαση οπουδήποτε τη χρειάζονται.