Uzaktan işbirliği, ekiplerin çalışma şeklini değiştirerek Google ve Workspace gibi araçları üretkenlik için temel hale getirdi. İnternetin ilk günlerinde çoğumuz onu sadece eğlence için kullanırdık - sohbet odalarını ve ilginç flash oyunları hatırlıyor musunuz? Ancak şimdi Google, neredeyse sınırsız işbirliğine olanak tanıyan Docs ve Sheets gibi araçlarla profesyonel ortamları güçlendiriyor.
Ancak, Google'ın sunduğu tüm olanaklar aynı derecede uyumlu değildir. Bir elektronik tabloyu düzinelerce iş arkadaşıyla birlikte düzenlemek basit olsa da, kişileri Google Kişiler şaşırtıcı derecede kısıtlayıcıdır.
Google, kişileri paylaşmak için Kişiler Delegasyonu adı verilen yerleşik bir çözüm sunar. Tamamen yasal ve güvenlidir, ancak dezavantajları vardır. Google Kişiler Delegasyonu özelliğinin ne olduğunu, sınırlamalarını ve kişileri daha etkili bir şekilde paylaşmanın daha iyi bir yolu olup olmadığını inceleyelim.
Google Kişiler Delegasyonu Nedir ve Nasıl Kullanılır?
Kişi Delegasyonu, Google Kişilerinize erişimi iş arkadaşlarınızla paylaşmak için Google'ın yerleşik çözümüdür. Ekip üyelerinin paylaşılan kişi listelerini yönetmesi veya görüntülemesi gereken işbirlikçi ortamlarda pratik olabilir. Örneğin, bir yönetici kişilerini bir asistana devredebilir ve o da kendi adına kişileri güncelleyebilir, düzenleyebilir veya yeni girişler ekleyebilir. Bu bağlamda, kişi temsilcileri, sistem içinde kişilere erişim ve kişileri yönetme izni verilen kişilerdir. Bir kuruluş içindeki kullanıcılara devredilen kişiler için yönetim ve arama işlevleri, paylaşılan bir çalışma ortamında organizasyonu ve erişilebilirliği korumak için çok önemlidir.
Kişileri diğer kullanıcılara devretmek için, sistem içindeki kişilerinizi yönetmelerine olanak tanıyan bir erişim daveti göndermeniz gerekir.
Bu özellik, iş arkadaşlarınıza kişileri kendi kişileriymiş gibi görüntüleme, düzenleme ve hatta silme erişimi sağlayarak temel işbirliğine olanak tanır. Ancak bu erişim, makalenin ilerleyen bölümlerinde inceleyeceğimiz gibi kapsam ve işlevsellik açısından sınırlıdır.
Google Kişiler arayüzü üzerinden Kişi Temsilciliğini kullanmak için aşağıdaki adımları izleyin:
- Açık Google Kişiler.
- Delege erişimi öğesini seçin.
- Kenar çubuğundaki Ayarlar'a tıklayın.
- İş arkadaşlarınızı temsilci olmaya davet edin ve onlara kişilerinizi yönetmeleri için kullanıcı erişimi verin. Onları ekleyin ve temsilci kişilerinize erişebilsinler.
Erişim izni verildikten sonra, temsilcileriniz kişilerinizle ne yapabilecekleri konusunda belirli bir özgürlüğe sahip olabilirler. Kişi sahibinin adı altında özel bir bölümde görüneceklerdir. Temsilci mevcut kişi bilgilerini düzenleyebilir, girişleri silebilir (zamanında geri yüklenmezse kalıcı kayıp riski vardır) ve listenize yeni kişiler ekleyebilir.
Kulağa yararlı gelse de, bu durum güvenilir ve daha esnek bir iletişim paylaşımı çözümü arayan ekipler için genellikle pratik olmayan önemli sınırlamalarla birlikte gelir. Şimdi bu sorunlara bir göz atalım.
Google Kişiler Delegasyon Özelliği En İyi Kişi Paylaşım Seçeneği mi?
Google'ın Kişi Delegasyonu ilk bakışta kişi listelerini iş arkadaşlarınızla paylaşmanın kullanışlı bir yolu gibi görünebilir. Google Kişiler'de yerleşik olarak bulunur, kurulumu kolaydır ve birkaç ekip üyesinden birine paylaşılan kişileri yönetme olanağı sunar. Ancak, daha yakından baktığınızda, özellikle verimli ve organize iş akışları ve yalnızca bir şeyler yapma becerisinden ziyade gelişmiş işlevsellik gerektiren profesyoneller ve ekipler için sınırlamaları açıkça ortaya çıkıyor.
Sınırlı Görünürlük
Başlıca dezavantajlarından biri kısıtlı görünürlüğüdür. Yetkilendirilmiş kişiler arayüzde ayrı bir bölümde saklanıyor. Bu, normal kişilerinizin yanında görünmedikleri anlamına gelir ve günlük görevler sırasında onları bulmayı zorlaştırır. Bir müşterinin bilgilerini hızlıca bulmaya çalışırken ana arama çubuğunu kullanmak yerine temsilci listesini manuel olarak filtrelemeniz gerektiğini fark ettiğinizi düşünün.
Arama Sorunları
Arama demişken, bu da başka bir sorun noktası. Temsilci atanan kişiler Google Kişiler'deki genel arama çubuğunun dışında bırakılır. Bu sınırlama, özellikle büyük kişi listeleriyle çalışırken veya baskı altında ya da zaman kısıtlamaları altında arama yaparken üretkenliği bozar. Gmail'in iletişimi hızlandırmak için son derece kullanışlı olan otomatik tamamlama özelliği bile temsilci atanan kişileri tanımaz. Her gün düzinelerce e-postayla uğraşan ekipler için bu, sinir bozucu bir dezavantajdır.
Diğer Google Araçları ile Entegrasyon Yok
Entegrasyon ya da entegrasyon eksikliği bir diğer önemli zorluktur. Google Takvim'de toplantı planlarken veya Google Drive'da dosya paylaşırken temsilci atanan kişiler görünmez. Ekibiniz ana işbirliği ekosistemi olarak Google Workspace'e güveniyorsa, bu tutarsızlık gereksiz engellere neden olabilir. Google'ın uyumlu ortamıyla çelişen parçalı bir deneyimle baş başa kalırsınız.
Ya Hep Ya Hiç Erişimi
Bir de kontrol ve güvenlik sorunu var. Erişim yetkisi verdiğinizde, kişilerinizi paylaştığınız kişi sınırsız kontrole sahip olur. Kişileri düzenleyebilir, ekleyebilir ve hatta silebilirler. Bu durum güvenin yüksek olduğu bir ortamda işe yarasa da, yanlışlıkla silme veya yetkisiz değişikliklerin kritik veri kaybına neden olabileceği daha büyük ekiplerde risklidir.
Etiket Paylaşımı Yok
Son olarak, organizasyon hakkında konuşalım. Google Kişiler, kişileri gruplandırmak için etiketler oluşturmanıza olanak tanır; bu da müşteriler, satıcılar veya ekip üyeleri gibi bölümlere ayrılmış listeleri yönetmek için inanılmaz derecede yararlıdır. Ne yazık ki bu etiketler temsilci atama yoluyla paylaşılamıyor. Her bir kişiye ayrı ayrı erişilmesi gerektiğinden, yapılandırılmış listeler üzerinde işbirliği yapması gereken ekipler için pratik değildir.
Özetle, İletişim Delegasyonu temel senaryolar için işe yarasa da, görünürlük eksikliği, sınırlı işlevselliği ve veri güvenliği ile ilgili riskleri onu birçok işletme için yetersiz bir çözüm haline getirmektedir. Daha güçlü iletişim paylaşımı yeteneklerine ihtiyaç duyanlar için daha iyi alternatifleri araştırmak akıllıca bir karardır.
Kişi Paylaşımı için Daha İyi Alternatifler Var mı?
Google'ın Kişi Delegasyonu size yetersiz bir seçenek gibi geliyorsa yalnız değilsiniz. Kişileri paylaşmak için güvenilir, etkili ve güvenli bir yol arayan ekipler ve işletmeler için, Shared Contacts Manager mükemmel bir alternatiftir. Bu araç, Google Workspace ekosistemine mükemmel bir şekilde entegre olurken Google'ın yerel paylaşım özelliklerinin sınırlamalarının üstesinden gelmek için özel olarak tasarlanmıştır.
İşte Shared Contacts Manager'yi öne çıkaran şey:
Etiket Paylaşımı Basitleşti
Shared Contacts Manager'nin en değerli özelliklerinden biri, etiketleri kullanarak tüm kişi gruplarını paylaşabilmesidir. Etiketler kişileri organize etmenin sezgisel bir yoludur; örneğin müşterileri, ekip üyelerini veya satıcıları gruplandırmak gibi. Bu araç sayesinde, bu grupları iş arkadaşlarınızla veya etki alanınız dışındaki herhangi biriyle kolayca paylaşabilirsiniz.
Kişilerle tek tek ilgilenmeniz gereken Google Kişi Delegasyonu'nun aksine, Shared Contacts Manager büyük listeleri anında paylaşmanıza olanak tanır. Paylaşılan bir etiketteki kişileri her güncellediğinizde, bu değişiklikler erişimi olan herkes için otomatik olarak senkronize edilir. Bu, işbirliğini verimli ve tamamen baş ağrısız hale getirir.
Tam Entegre Arama ve Otomatik Tamamlama
Shared Contacts Manager, paylaşılan kişileri tıpkı kişisel kişileriniz gibi Google Workspace'e entegre eder. Bu, paylaşılan kişilerin Google Kişiler'deki genel arama çubuğunda ve e-posta hazırlarken Gmail'in otomatik tamamlama özelliğinde görüneceği anlamına gelir.
Bu entegrasyon, özellikle hızlı tempolu çalışma ortamlarında zaman kazandırır. Bir e-posta yazarken veya bir telefon numarasına bakarken, paylaşılan kişiler her zaman parmaklarınızın ucunda olur.
Özel Erişim İzinleri
Erişimin ya hep ya hiç olduğu Google Contact Delegation'ın aksine, Shared Contacts Manager size izinler üzerinde hassas kontrol sağlar. Bir kişinin bir kişi listesini sadece görüntüleyip görüntüleyemeyeceğini, düzenleme yapıp yapamayacağını veya yönetip yönetemeyeceğini seçebilirsiniz.
Ayrıca araç, yönetimsel erişimi bir kullanıcıdan diğerine geçirmenize olanak tanır. Örneğin, bir ekip üyesi şirketten ayrılırsa veya yeni bir role geçerse, iş akışını bozmadan erişim haklarını kolayca aktarabilirsiniz. Bu esneklik, ekibiniz içinde sorunsuz bir işbirliği ve hesap verebilirlik sağlar.
Karşılaştırmalı Tablo: Shared Contacts Manager vs Google Kişiler Delegasyonu
| ÖZELLİK | PAYLAŞILAN KIŞILER YÖNETICISI | GOOGLE KİŞİLER DELEGASYONU |
| Kullanım Kolaylığı | Minimum kurulum ile basit ve sezgisel arayüz. | Kurulumu kolay ancak günlük kullanım için sınırlı işlevsellik. |
| Etiket Paylaşımı | Etiketleri kullanarak tüm kişi gruplarını paylaşmaya izin verir ve organizasyonu bozmaz. | Etiket paylaşımını desteklemez. |
| İzin Kontrolü | Çeşitli izinleri destekler: her kullanıcı için yalnızca görüntüleme, düzenleme veya erişimi yönetme. | Ya hep ya hiç erişimi: Delegeler kişileri kısıtlama olmaksızın görüntüleyebilir, düzenleyebilir ve silebilir. |
| Arama ve Otomatik Tamamlama | Google Kişiler'e tamamen entegre. Paylaşılan kişiler arama sonuçlarında ve Gmail otomatik tamamlamada görünür. | Temsilci atanan kişiler genel aramadan ve Gmail otomatik tamamlamadan hariç tutulur. |
| Google Araçları ile Entegrasyon | Google Workspace ile tamamen entegre: Kişiler Gmail'de, Google Takvim'de vb. kullanılabilir. | Sınırlı entegrasyon: temsilci atanan kişilere Takvim veya Drive gibi diğer Google Workspace araçlarından erişilemez. |
| Cihazlar Arası Erişilebilirlik | Google Kişiler'in mevcut olduğu her yerde çalışır. Kurulumdan sonra uygulamayı tekrar ziyaret etmenize gerek yok. | Yalnızca Google Kişiler'deki "Yetkilendirilmiş Kişiler" bölümünden erişilebilir. |
| İşbirliği | Ekiplerin kişileri işbirliği içinde paylaşmasını, güncellemesini ve yönetmesini sağlar. | Bireyler için temel paylaşım. Ekipler için uygulama bulmak zor. |
| Ölçeklenebilirlik | Ölçeklenebilir çözümlerle her büyüklükteki işletme ve ekip için tasarlanmıştır. | Yalnızca temel, bireysel temas paylaşımı ihtiyaçları için uygundur. |
Cihazlar Arası Senkronizasyon
Shared Contacts Manager doğrudan Google Kişiler ile entegre olarak, paylaşılan kişilerin Google hesabınıza erişebileceğiniz tüm cihazlarda kullanılabilir olmasını sağlar. Masaüstünüzde Gmail kullanıyor, akıllı telefonunuzdaki kişileri kontrol ediyor veya paylaşılan bir Drive klasörüne mi erişiyorsunuz? İşlevsellik tutarlı kalır.
En iyi kısmı mı? Uygulamayı bir kez kurduğunuzda, otomatik olarak çalışır. Ayarları güncellemek veya sorun gidermek için tekrar tekrar uygulamaya dönmenize gerek yok. Ekibinizin ekstra çaba harcamadan bağlantıda kalmasını sağlayan gerçek bir "kur ve unut" çözümüdür.
Google Çalışma Alanında Sorunsuz İşbirliği
Kişi paylaşımının ötesinde Shared Contacts Manager, paylaşılan kişileri tüm Google Çalışma Alanına entegre ederek ekibinizin üretkenliğini artırır. Örneğin, Google Takvim'de toplantı planlarken, paylaşılan kişiler davetiyeler için kullanılabilir. Ayrıca, Google Drive'da dosya paylaşırken, e-posta adreslerini manuel olarak aramadan paylaşılan kişileri ekleyebilirsiniz. Bu entegrasyon düzeyi, sorunsuz ve birleşik bir deneyim yaratarak ekibinizin en önemli şeylere odaklanmasına yardımcı olur.
Son Düşünceler
Sonuç olarak Shared Contacts Manager, daha güçlü kişi paylaşım özelliklerine ihtiyaç duyan ekipler ve kuruluşlar için ideal bir çözümdür. İşbirliğini, güvenliği ve kullanım kolaylığını geliştiren güçlü özellikler sunarken Google Kişi Delegasyonu'nun sıkıntılarını ortadan kaldırır. Ekibiniz günlük işlemler için Google Workspace'e güveniyorsa, Shared Contacts Manager ihtiyacınız olduğunu bilmediğiniz bir araçtır. Ama artık ihtiyacınız var!
Kişileri paylaşma şeklinizi değiştirmeye hazır mısınız? Shared Contacts Manager'yi bugün deneyin ve farkı kendiniz deneyimleyin.
Turkish 
English 
Spanish 
Portuguese 
French 
Italian 
Swedish 
German 
Korean 
Japanese 
Danish 
Greek 
Finnish 
Indonesian 
Polish