구글 연락처 위임 기능: 연락처 위임 기능이 부족한 이유와 연락처 공유를 위해 대신 사용할 수 있는 기능

원격 협업은 팀의 업무 방식을 변화시켰고, Google과 Workspace와 같은 도구는 생산성을 위한 필수 요소로 자리 잡았습니다. 인터넷 초창기에는 대부분의 사람들이 채팅방과 기발한 플래시 게임 등 오락용으로 인터넷을 사용했었죠? 하지만 이제 Google은 거의 무제한으로 협업할 수 있는 문서 도구와 스프레드시트 같은 도구를 통해 전문적인 환경을 지원하고 있습니다.

하지만 Google의 모든 서비스가 똑같이 수용 가능한 것은 아닙니다. 수십 명의 동료와 스프레드시트를 공동 편집하는 것은 간단하지만, 연락처를 공유하는 것은 Google 연락처 는 의외로 제한적입니다.

Google은 연락처 위임이라는 연락처 공유를 위한 기본 제공 솔루션을 제공합니다. 이 기능은 완전히 합법적이고 안전하지만 단점도 있습니다. Google 주소록 위임 기능이 무엇인지, 그 한계는 무엇인지, 연락처를 더 효과적으로 공유할 수 있는 더 좋은 방법은 없는지 살펴보세요.

Google 주소록 위임이란 무엇이며 어떻게 사용하나요?

연락처 위임은 동료와 Google 주소록에 대한 액세스 권한을 공유하기 위한 Google의 기본 제공 솔루션입니다. 팀원들이 공유 연락처 목록을 관리하거나 확인해야 하는 협업 환경에서 유용하게 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 관리자가 자신의 연락처를 어시스턴트에게 위임하면 어시스턴트는 관리자를 대신해 새 항목을 업데이트, 편집 또는 추가할 수 있습니다. 여기서 연락처 위임자는 시스템 내에서 연락처에 액세스하고 관리할 수 있는 권한을 부여받은 개인입니다. 조직 내에서 사용자에게 위임된 연락처의 관리 및 검색 기능은 공유 업무 환경에서 조직과 접근성을 유지하는 데 매우 중요합니다.

다른 사용자에게 연락처를 위임하려면 다른 사용자가 시스템 내에서 내 연락처를 관리할 수 있도록 액세스 초대를 보내야 합니다.

이 기능을 사용하면 기본적인 공동 작업이 가능하여 동료들이 자신의 연락처처럼 보고, 편집하고, 심지어 삭제할 수 있는 액세스 권한을 부여할 수 있습니다. 하지만 이 글의 뒷부분에서 살펴보겠지만 이 액세스 권한은 범위와 기능이 제한되어 있습니다.

Google 주소록 인터페이스를 통해 연락처 위임을 사용하려면 다음 단계를 따르세요:

1. 열기 Google 연락처.
2. 위임 액세스를 선택합니다.
3. 사이드바에서 설정을 클릭합니다.
4. 동료를 위임인으로 초대하여 연락처를 관리할 수 있는 사용자 액세스 권한을 부여하세요. 위임인을 추가하면 위임받은 연락처에 액세스할 수 있습니다.

액세스 권한이 부여되면 위임인은 내 연락처로 수행할 수 있는 작업에 대해 어느 정도 자유를 가질 수 있습니다. 위임인은 연락처 소유자의 이름 아래에 있는 전용 섹션에 표시됩니다. 위임인은 기존 연락처 세부정보를 편집하고, 항목을 삭제(제때 복원하지 않으면 영구적으로 손실될 수 있음)하고, 새 연락처를 목록에 추가할 수 있습니다.

유용하게 들릴 수 있지만, 여기에는 상당한 한계가 있어 안정적이고 유연한 연락처 공유 솔루션을 찾는 팀에게는 비현실적인 경우가 많습니다. 다음에서 이러한 문제를 살펴보겠습니다.

Google 연락처 위임 기능이 최고의 연락처 공유 옵션인가요?

언뜻 보기에 Google의 연락처 위임은 동료와 연락처 목록을 공유하는 편리한 방법처럼 보일 수 있습니다. Google 주소록에 내장되어 있고 설정이 쉬우며 팀원 중 한 명이 공유 연락처를 관리할 수 있는 기능을 제공합니다. 하지만 자세히 살펴보면, 특히 단순한 기능보다는 효율적이고 체계적인 워크플로우와 고급 기능이 필요한 전문가와 팀에게는 한계가 분명해집니다.

제한된 가시성

가장 큰 단점 중 하나는 제한된 가시성입니다. 위임된 연락처는 인터페이스 내 별도의 섹션에 숨겨져 있습니다. 즉, 일반 연락처와 함께 표시되지 않기 때문에 일상적인 작업 중에 위임 연락처를 찾기가 불편합니다. 고객의 세부 정보를 빠르게 찾으려고 하는데 기본 검색창을 사용하는 대신 위임된 목록을 수동으로 필터링해야 한다는 사실을 깨달았다고 상상해 보세요.

이슈 검색

검색에 대해 말하자면 또 다른 문제점이 있습니다. 위임된 연락처는 Google 주소록의 일반 검색창에서 제외됩니다. 이 제한은 특히 많은 연락처 목록으로 작업하거나 시간적 제약이 있는 상황에서 검색할 때 생산성을 저해합니다. 커뮤니케이션 속도를 높이는 데 매우 유용한 Gmail의 자동 완성 기능도 위임된 연락처를 인식하지 못합니다. 매일 수십 통의 이메일을 처리하는 팀에게 이는 매우 불편한 단점입니다.

다른 Google 도구와 통합되지 않음

통합 또는 통합의 부족은 또 다른 중요한 과제를 제시합니다. Google 캘린더에서 미팅을 예약하거나 Google 드라이브에서 파일을 공유할 때 위임된 연락처가 표시되지 않습니다. 팀이 주요 협업 에코시스템으로 Google Workspace를 사용하는 경우 이러한 불일치로 인해 불필요한 장애물이 발생할 수 있습니다. 일관된 Google 환경과 상반되는 파편화된 환경을 경험하게 되는 것입니다.

전부 또는 전무 액세스

제어 및 보안 문제도 있습니다. 액세스 권한을 위임하면 연락처를 공유한 사람이 무제한으로 제어할 수 있습니다. 연락처를 수정하고, 추가하고, 삭제할 수도 있습니다. 신뢰도가 높은 환경에서는 이 방식이 효과적일 수 있지만, 규모가 큰 팀에서는 실수로 삭제하거나 무단으로 변경할 경우 중요한 데이터가 손실될 수 있어 위험할 수 있습니다.

레이블 공유 없음

마지막으로 정리에 대해 이야기해 보겠습니다. Google 주소록에서는 연락처를 그룹화할 수 있는 레이블을 만들 수 있어 고객, 공급업체 또는 팀원 등 세분화된 목록을 관리하는 데 매우 유용합니다. 안타깝게도 이러한 레이블은 위임을 통해 공유할 수 없습니다. 각 연락처에 개별적으로 액세스해야 하므로 구조화된 목록에서 공동 작업을 해야 하는 팀에게는 비현실적입니다.

요약하자면, 연락처 위임은 기본적인 시나리오에는 적합할 수 있지만 가시성이 부족하고 기능이 제한적이며 데이터 보안과 관련된 위험으로 인해 많은 비즈니스에 적합한 솔루션이 아닙니다. 보다 강력한 연락처 공유 기능이 필요한 경우에는 더 나은 대안을 모색하는 것이 현명한 결정입니다.

연락처 공유를 위한 더 나은 대안이 있나요?

Google의 연락처 위임이 부담스러운 옵션처럼 느껴진다면 혼자가 아닙니다. 안정적이고 효과적이며 안전한 방법을 찾고 있는 팀과 기업을 위해 다음과 같이 설명합니다. Google 연락처 공유Shared Contacts Manager는 훌륭한 대안입니다. 이 도구는 Google의 기본 공유 기능의 한계를 극복하는 동시에 Google Workspace 에코시스템에 완벽하게 통합되도록 특별히 설계되었습니다.

Shared Contacts Manager가 돋보이는 이유는 다음과 같습니다:

간편한 라벨 공유

Shared Contacts Manager의 가장 유용한 기능 중 하나는 라벨을 사용해 전체 연락처 그룹을 공유할 수 있는 기능입니다. 라벨은 고객, 팀원 또는 공급업체를 그룹화하는 등 연락처를 직관적으로 정리할 수 있는 방법입니다. 이 도구를 사용하면 이러한 그룹을 동료 또는 도메인 외부의 모든 사람과 쉽게 공유할 수 있습니다.

개별 연락처를 하나씩 관리해야 하는 Google 연락처 위임과 달리 Shared Contacts Manager를 사용하면 대용량 목록을 즉시 공유할 수 있습니다. 공유 라벨의 연락처를 업데이트할 때마다 액세스 권한이 있는 모든 사람에게 해당 변경 사항이 자동으로 동기화됩니다. 따라서 협업은 효율적이면서도 골치 아픈 일이 전혀 없습니다.

완전 통합 검색 및 자동 완성

Shared Contacts Manager는 공유 연락처를 개인 연락처와 마찬가지로 Google 워크스페이스에 통합합니다. 즉, 공유 연락처는 Google 주소록의 일반 검색창과 이메일 초안 작성 시 Gmail의 자동 완성 기능에 표시됩니다.

이 통합 기능은 특히 빠르게 변화하는 업무 환경에서 시간을 절약해 줍니다. 이메일을 입력하거나 전화번호를 찾을 때 공유 연락처를 항상 간편하게 사용할 수 있습니다.

사용자 지정 액세스 권한

접근 권한이 전부 또는 전무한 Google 연락처 위임과 달리 Shared Contacts Manager를 사용하면 권한을 정밀하게 제어할 수 있습니다. 연락처 목록을 단순히 볼 수 있는지, 편집할 수 있는지, 관리할 수 있는지 여부를 선택할 수 있습니다.

또한 이 도구를 사용하면 한 사용자에서 다른 사용자로 관리 액세스 권한을 전환할 수 있습니다. 예를 들어, 팀원이 퇴사하거나 새로운 역할로 전환하는 경우 워크플로우를 중단하지 않고도 손쉽게 액세스 권한을 이전할 수 있습니다. 이러한 유연성은 팀 내에서 원활한 협업과 책임감을 보장합니다.

비교 표: Shared Contacts Manager와 구글 연락처 위임 비교

교차 장치 동기화

Shared Contacts Manager는 Google 주소록과 직접 통합되어 Google 계정에 액세스할 수 있는 모든 장치에서 공유 연락처를 사용할 수 있습니다. 데스크톱에서 Gmail을 사용하거나 스마트폰에서 연락처를 확인하거나 공유 드라이브 폴더에 액세스하시나요? 기능은 일관되게 유지됩니다.

가장 좋은 점은? 앱을 한 번 설정하면 자동으로 작동합니다. 설정을 업데이트하거나 문제를 해결하기 위해 앱으로 반복해서 돌아올 필요가 없습니다. 별도의 노력 없이도 팀의 연결 상태를 유지할 수 있는 진정한 '한 번 설정하면 잊어버리는' 솔루션입니다.

Google 워크스페이스 전반에서 원활한 협업

Shared Contacts Manager는 연락처 공유 외에도 전체 Google 작업 공간에 공유 연락처를 통합하여 팀의 생산성을 향상시킵니다. 예를 들어, Google 캘린더에서 미팅을 예약할 때 공유 연락처를 초대에 사용할 수 있습니다. 또한 Google 드라이브에서 파일을 공유할 때 이메일 주소를 수동으로 검색할 필요 없이 공유 연락처를 추가할 수 있습니다. 이러한 수준의 통합은 원활하고 통합된 환경을 조성하여 팀이 가장 중요한 일에 집중할 수 있도록 도와줍니다.

최종 생각

결론적으로 Shared Contacts Manager는 보다 강력한 연락처 공유 기능이 필요한 팀과 조직에 이상적인 솔루션입니다. Google 주소록 위임의 불편함을 해소하는 동시에 협업, 보안 및 사용 편의성을 개선하는 강력한 기능을 도입했습니다. 팀이 일상적인 업무에 Google Workspace를 사용하고 있다면 Shared Contacts Manager는 필요성을 몰랐던 도구입니다. 하지만 이제 필요하세요!

연락처 공유 방식을 혁신할 준비가 되셨나요? 지금 바로 Shared Contacts Manager를 사용해보고 그 차이를 직접 경험해 보세요.