Come inviare un'e-mail a tutti i contatti in Gmail

Damon Masnyi

State pianificando un grande evento, state annunciando una notizia emozionante o state semplicemente diffondendo un po' di allegria per le feste? Potreste spendere ore in biglietti e francobolli scritti a mano, ma non è una vostra scelta, vero? La funzione integrata di Gmail consente di creare un unico messaggio di posta elettronica e di inviarlo selettivamente a diverse o a tutte le persone della rubrica, invece di comporre singoli messaggi. È facile e veloce e vi mostreremo come realizzarlo.

Aggiornare l'elenco dei contatti

Prima di premere il tasto "invia" su quella grande e-mail, dovete assicurarvi che la vostra lista di contatti sia aggiornata. Gmail semplifica la gestione dei contatti, ma ci sono alcuni passaggi fondamentali per verificare che tutto sia pronto per l'invio di un'e-mail di massa.

Controllare i contatti di Google

Per prima cosa, andate su Google Contacts. È qui che Gmail memorizza tutti gli indirizzi e-mail salvati. Guardate il vostro elenco per vedere se ci sono tutti quelli che volete raggiungere. Se manca qualche contatto importante, è possibile aggiungerlo manualmente facendo clic sul pulsante "Crea contatto" e compilando i suoi dati.

Importazione di contatti da altre piattaforme

Avete contatti sparsi su diverse piattaforme? Non c'è da preoccuparsi! Gmail consente di importare i contatti da un file CSV. È anche possibile esportare i contatti da altri servizi o piattaforme di posta elettronica e caricarli in Google Contacts. In questo modo, tutti i vostri contatti saranno in un unico posto, pronti per le vostre e-mail.

Per importare i contatti, è sufficiente:

Vai a Contatti Google.
Fare clic sul pulsante Importazione sul lato sinistro.
Selezionare il file CSV o vCard contenente i contatti e premere Importazione.

L'immagine mostra i passaggi per importare i contatti in formato CSV o vCard in Google Contacts.

Ora l'elenco dei contatti sarà completamente sincronizzato con Gmail.

Organizzare i contatti in etichette

Se avete intenzione di inviare messaggi di posta elettronica a gruppi diversi, ad esempio alla famiglia, al lavoro o a una lista di ospiti per un evento, organizzare i vostri contatti in etichette vi farà risparmiare un sacco di tempo. In Gmail, le etichette sono come cartelle o categorie. È possibile creare un'etichetta (ad esempio "Famiglia" o "Ospiti") e assegnarvi i contatti, in modo da poter inviare e-mail all'intero gruppo con pochi clic.

Ecco come creare un'etichetta:

In Contatti Google, selezionare i contatti che si desidera raggruppare.
Fare clic sul pulsante Gestione delle etichette icona.
Scegliere Creare un'etichetta, dargli un nome e salvarlo.

È possibile aggiungere a un'etichetta tutti i contatti necessari e, quando si è pronti a inviare l'e-mail, è sufficiente inserire il nome dell'etichetta nel campo "A" di Gmail per includere automaticamente tutti i contatti del gruppo.

Come inviare un'e-mail a tutti i contatti

Ora che l'elenco dei contatti è stato impostato e organizzato, è il momento di scegliere chi riceve le e-mail. Gmail consente di inviare facilmente il messaggio a tutti i contatti della rubrica o solo a un gruppo specifico, a seconda delle esigenze. Ecco come fare.

Inviare a tutti i contatti

Se volete inviare un'e-mail a tutti i vostri contatti, Gmail vi permette di farlo rapidamente. Invece di digitare ogni singolo indirizzo e-mail, è sufficiente:

Aprire Gmail e fare clic su Comporre per iniziare una nuova e-mail.
Fare clic sul pulsante A per visualizzare i gruppi di contatti.
Fare clic su Seleziona tuttie Gmail popolerà automaticamente il campo A con tutti gli indirizzi e-mail dei vostri contatti. Quindi premere Inserire.

Si tratta di un'ottima opzione se si tratta di inviare un annuncio generale valido per tutti gli utenti della rubrica.

Per chi gestisce gli elenchi di contatti in modo collaborativo, Shared Contacts Manager è uno strumento eccellente. Consente di condividere le etichette dei contatti con altre persone, facilitando l'invio di e-mail a gruppi condivisi senza preoccuparsi di chi ha accesso a quali contatti.

Inviare a un gruppo di contatti specifico

Se avete organizzato i vostri contatti in etichette (gruppi), l'invio di un'e-mail solo a quel gruppo è facile come quello di tutti i contatti. Le etichette consentono di rivolgersi a un pubblico specifico, come i familiari, i colleghi o gli invitati a un evento, senza dover selezionare manualmente ogni persona.

Questo metodo consente di risparmiare molto tempo quando si inviano messaggi specifici per un gruppo.

Aprire Gmail e fare clic su Comporre per avviare l'e-mail.
Nel A digitare il nome dell'etichetta creata (ad esempio, "Famiglia" o "Team di lavoro").
Facendo clic sull'etichetta selezionata, tutti gli indirizzi e-mail assegnati a tale etichetta verranno aggiunti automaticamente.

Selezionare i singoli contatti

Se dovete inviare un'e-mail solo ad alcune persone ma non volete creare un'etichetta, potete selezionare manualmente i singoli contatti dalla vostra rubrica.

Ecco come:

Durante la composizione dell'e-mail, fare clic sul pulsante A e apparirà un menu a tendina con tutti i contatti.
Scorrere l'elenco o iniziare a digitare il nome o l'indirizzo e-mail di un contatto. Gmail suggerirà il contatto in base a quanto digitato. Selezionare il contatto desiderato, fare clic su Inserire e il loro indirizzo e-mail verrà aggiunto all'elenco dei destinatari.

È possibile ripetere questa operazione per tutte le persone necessarie. Questo metodo funziona meglio per i gruppi più piccoli o per le e-mail una tantum in cui non è necessario impostare un'etichetta.

Ricordatevi di CC e BCC

Se state inviando a un gruppo numeroso e volete proteggere la privacy di tutti, non dimenticate di utilizzare il campo BCC (blind carbon copy). Aggiungendo i contatti al campo BCC invece che al campo "A" o "CC", nessuno dei destinatari potrà vedere gli altri indirizzi e-mail presenti nell'e-mail. Questo è utile soprattutto per le e-mail di massa a persone che potrebbero non conoscersi.

Per utilizzare BCC:

Cliccare BCC nella bozza dell'e-mail (di solito si trova accanto alla dicitura A campo).
Aggiungere i contatti o le etichette alla cartella BCC e inviare l'e-mail come di consueto.

CONSIGLIO PER L'USO:

Il CC (copia carbone) si usa quando si vuole che più destinatari siano a conoscenza dell'e-mail e vedano chi l'ha ricevuta. È adatto a situazioni in cui la trasparenza è importante, ad esempio per tenere informati i destinatari di una conversazione o di un progetto. Tuttavia, tutti gli indirizzi e-mail nei campi "A" e "CC" sono visibili a tutti, quindi è meglio utilizzarlo quando la privacy non è un problema.

Il BCC (blind carbon copy) Il campo, invece, serve a mantenere la privacy dei destinatari. Quando si usa il BCC, nessuno può vedere chi ha ricevuto l'e-mail, il che lo rende perfetto per le e-mail di massa come le newsletter o gli annunci in cui non si vogliono condividere i dettagli di contatto. Il BCC impedisce inoltre ai destinatari di rispondere accidentalmente a tutti, riducendo il disordine delle e-mail. Utilizzate BCC per gruppi numerosi o quando la discrezione è fondamentale.

Conclusione

Grazie alla flessibilità di Gmail, l'invio di un'e-mail a tutti i vostri contatti, o solo ad alcuni, richiede solo pochi clic. Il sistema vi offre la comodità di organizzare la vostra corrispondenza nel modo che preferite. Non c'è bisogno di ore interminabili per indirizzare buste o gestire complicati sistemi di posta elettronica: il design intelligente e facile da usare di Google promette che il vostro messaggio arrivi a chi volete e quando volete. E se volete portare la gestione dei contatti a un livello superiore, Shared Contacts Manager può aiutarvi a organizzare, condividere e sincronizzare i contatti con facilità. È l'aggiunta perfetta per le aziende che cercano una soluzione semplice e conveniente per condividere gli elenchi di contatti.