Google Contacts -rajojen ymmärtäminen 

Contacts on ilmainen yhteystietojen hallintatyökalu, jonka avulla käyttäjät voivat tallentaa ja hallita yhteystietojaan pilvipalvelussa. Google asettaa kuitenkin tehokkaan palvelun tarjoamiseksi ja väärinkäytön estämiseksi erilaisia rajoituksia yhteystietojen määrälle, tallennukselle ja vuorovaikutukselle, joita käyttäjät voivat tehdä.

Tässä on kattava erittely rajoista, mitä tapahtuu, kun ne saavutetaan, ja mikä tärkeintä, mitä voit tehdä välttääkseen tämän ja säilyttääkseen niin monta yhteystietoa kuin tarvitset. Ja jos mietit, miten voit järjestää yhteystietosi paremmin näiden rajoitusten puitteissa, Shared Contacts Manager voi yksinkertaistaa yhteystietojen hallintaa ja jakamista koko organisaatiossasi. 

To give you a deep understanding of managing Google Contacts limits and freeing up space, check out our video on the problem of Google Contact limits and possible solutions.

Miksi Google asettaa rajoja

Google asettaa rajoitukset optimaalisen suorituskyvyn takaamiseksi, väärinkäytösten estämiseksi ja resurssien jakamiseksi oikeudenmukaisesti. Rajoittamalla yhteystietojen, kenttien ja muiden asioiden määrää yhtiö suojaa alustaa liialliselta käytöltä, erityisesti automaattisten järjestelmien tai suurten käyttäjäjoukkojen toimesta. Nämä rajoitukset auttavat ylläpitämään kaikkien käyttäjien sujuvaa toimintaa ja suojaavat samalla järjestelmää roskapostilta tai muulta haitalliselta toiminnalta. Lisäksi valvomalla resurssien käyttöä Google ei salli resurssien suhteetonta kulutusta, jolloin palvelu toimii tehokkaasti kaikkien kannalta.

Google Contacts -rajoitukset yksityiskohtaisesti

Google on melko avokätinen käyttäjien tallennettavien tietojen määrän suhteen, mutta tietyissä tilanteissa on silti mahdollista saavuttaa raja-arvot. 

Yhteydenoton varastointiraja

Kussakin yhteystiedossa voi olla enintään 500 kenttää (esimerkiksi nimi, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot), ja kunkin kentän merkkimäärä saa olla enintään 1024. Näitä rajoja ei yleensä saavuteta, mutta suuren määrän yksityiskohtia, erityisesti mukautettuja kenttiä, lisääminen voi johtaa tämän rajan ylittymiseen.

Yleisesti tiedetään, että Google Contacts sallii käyttäjien tallentaa enintään 25 000 yhteystietoa, ja sen kokonaiskokorajoitus on 20 Mt. Kun nämä rajat on saavutettu, uusien yhteystietojen lisääminen estetään yleensä virheilmoituksella. Laajan testauksen jälkeen havaitsimme kuitenkin, että on todellakin mahdollista tallentaa yli 25 000 yhteystietoa. Vaikka järjestelmä ei välttämättä takaa vakaata suorituskykyä tämän rajan ylittyessä, se ei välttämättä estä käyttäjiä ylittämästä sitä. Tosin jossain vaiheessa kohtaat tämän virheen:

Kentät per yhteyshenkilö

Kussakin yhteystiedossa voi olla enintään 500 kenttää (näihin kenttiin kuuluvat nimi, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot jne.), ja kunkin kentän merkkimäärä saa olla enintään 1024. Näitä rajoja ei yleensä saavuteta, mutta suuren määrän yksityiskohtia, erityisesti mukautettuja kenttiä, lisääminen voi johtaa tämän rajan ylittymiseen.

Yhteysryhmän rajat

Yksi yhteystietoryhmä voi sisältää enintään 1 000 yhteystietoa. Vaikka Google-ryhmien kokonaismäärälle ei ole määritetty rajoitusta, niiden on pysyttävä 25 000 merkinnän kokonaismäärän rajoissa.

Yhteystietojen tuominen

Kun tuot yhteystietoja CSV- tai vCard-tiedoston kautta, Google rajoittaa kerralla tuotavien yhteystietojen määrää. CSV-muodossa voit työskennellä enintään 3 000 yhteystiedon kanssa kerrallaan. Jos käytät mieluummin vCard-muotoa, enimmäismäärä on 1 000 yhteystietoa.  

API-pyyntöjen rajoitukset

Nämä rajoitukset eivät vaikuta tavallisiin käyttäjiin, mutta Google Workspacen ylläpitäjän ja muiden asiantuntijoiden tulisi olla tietoisia esimerkiksi tallennuskiintiöistä ja muista verkkotunnukseen liittyvistä rajoituksista. Google Contacts API:lla on pyyntörajoitukset väärinkäytösten estämiseksi - se on enintään 100 000 pyyntöä päivässä käyttäjää kohden. API voi ottaa käyttöön nopeusrajoituksia, jotka voivat rajoittaa lyhyessä aikaikkunassa suoritettavien toimintojen (kuten yhteystietojen luominen, lukeminen, päivittäminen ja poistaminen) määrää.

Kun saavutat Google Contactsin rajoitukset, tiettyjä toimintoja rajoitetaan, kunnes vapautat tilaa. Jos esimerkiksi ylität 25 000:n rajan, saat virheilmoituksen, joka estää uusien yhteystietojen lisäämisen. Vastaavasti jos yksittäisen yhteystiedon tiedot ylittävät 128 kilotavun kokorajan, Google lakkaa tallentamasta lisätietoja kyseisestä merkinnästä. Jos yhteystietojen määrä ylittää sallitun rajan tuonnin aikana, vain ensimmäinen erä käsitellään ja loput jätetään käsittelemättä. Jos saavutat tämän pyyntörajan, jatkotoimet saatetaan estää väliaikaisesti kyseiseksi päiväksi, jolloin sinun on odotettava tai mukautettava käyttöäsi. Toisin sanoen, kun jokin näistä rajoista saavutetaan, järjestelmä ilmoittaa sinulle tavalla tai toisella virheestä.

Mitä tehdä, kun yhteyksien rajat saavutetaan?

Vaikka olemme käsitelleet kaikkia mahdollisia rajoituksia, joita käyttäjät voivat kohdata Google Contactsissa, monet niistä eivät ole ongelma tyypillisessä käytössä. Jotkin niistä, kuten 25 000:n raja, voivat kuitenkin olla todellinen huolenaihe tietyille käyttäjille. Onneksi voit välttää näiden rajoitusten saavuttamisen tai vapauttaa tilaa, jos järjestelmä ilmoittaa, että olet saavuttanut enimmäismäärän. Hallitsemalla yhteystietojasi tehokkaasti voit estää virheet ja jatkaa sovelluksen käyttöä sujuvasti.

Poista tarpeettomat yhteystiedot

Ilmeisin ratkaisu on päästä eroon vanhoista tai tarpeettomista yhteystiedoista, jotta tilaa vapautuu. Tämä voidaan tehdä manuaalisesti tai poistamalla useita yhteystietoja valitsemalla useita yhteystietoja.

1. Avaa Google Yhteystiedot sovellus ja valitse Yhteystiedot välilehdellä voit tarkastella kaikkien yhteystietojesi luetteloa (voit myös valita minkä tahansa muun yhteystietotarran)..

2. Valitse poistettavat yhteystiedot. Vie hiiren kursori niiden yhteystietojen päälle, jotka haluat poistaa, ja rastita niiden nimien vieressä olevat valintaruudut. 

3. Napsauta Lisää toimia painike (kolme pystysuoraa pistettä)  näytön yläreunassa avataksesi valittujen yhteystietojen vaihtoehtojen pudotusvalikon.

Napsauta avattavassa valikossa Poista (näkyy roskakorin kuvakkeella) poistaaksesi valitut yhteystiedot luettelosta.

Muiden yhteystietojen etiketin hallinta

Muiden yhteystietojen hallinta on toinen tapa lisätä tallennustilaa. Google Yhteystiedot sisältää erityisen "Muut yhteystiedot" -nimisen tunnisteen henkilöille, joiden kanssa olet ollut tekemisissä Googlen sovellusten ja tuotteiden kautta. Tämä tarra tallentaa automaattisesti erilaisia yhteystietoja, vaikka tarvitsisit niitä ehkä vain kerran. Voit poistaa yhteystietoja tästä merkinnästä samoja aiemmin kuvattuja vaiheita noudattaen. Lisäksi voit estää yhteystietojen automaattisen tallentamisen tähän merkintään säätämällä asetuksia, jolloin Google ei enää tallenna käyttäjän tietoja, joiden kanssa olet vuorovaikutuksessa, ellet halua tallentaa niitä manuaalisesti. Näin otat tämän toiminnon pois käytöstä:

1. Mene omaan Google-tilija napsauta vasemmanpuoleisessa navigointipaneelissa kohtaa Ihmiset & jakaminen jakso.
2. Etsi ja napsauta Yhteystiedot-paneelista Vuorovaikutustilanteista tallennetut yhteystiedot.
3. Vaihda asetus Off poistaa automaattisen tallennuksen käytöstä. 

Tyhjennä Google Contactsin Roskakori-kansio

Kun poistat yhteystietoja, niitä ei poisteta tililtäsi välittömästi. Sen sijaan ne siirretään Roskat kansioon, jossa ne säilyvät 30 päivän ajan ja vievät edelleen tallennustilaa tänä aikana. 

1. Teidän Google Yhteystiedot, klikkaa Roskat avataksesi aiemmin poistettujen yhteystietojen luettelon. 
2. Valitse yhteystiedot, jotka haluat poistaa pysyvästi. Voit valita, haluatko poistaa kaikki yhteystiedot Roskat valitsemalla Kaikkitai voit valita yksittäisiä yhteystietoja merkitsemällä niiden valintaruudut.
3. Kun olet valinnut yhteystiedot, napsauta Poista ikuisesti näytön oikeassa yläkulmassa, jotta voit poistaa ne pysyvästi. Voit myös napsauttaa Tyhjennä roskakori nyt nappi. 

Nyt yhteystietoja ei voi palauttaa, eivätkä ne enää vie tallennustilaa.

Yhdistä päällekkäiset yhteystiedot

Google Contacts tarjoaa sisäänrakennetun ominaisuuden, jolla voi etsiä ja yhdistää päällekkäisiä yhteystietoja. Tämä ominaisuus on hyödyllinen, kun sinulla on useita merkintöjä samasta henkilöstä. Se vähentää yhteystietojen kokonaismäärää tililläsi ja vapauttaa tilaa, mikä auttaa sinua hallitsemaan yhteystietojasi tehokkaammin.

Tässä kerrotaan, miten kaksoiskappaleiden yhdistäminen -toiminto määritetään ja miten sitä käytetään:

1. Pääsy Google Yhteystiedot ja klikkaa Yhdistäminen ja korjaaminen. 
2. Tarkista päällekkäiset ehdotukset. Järjestelmä näyttää luettelon yhteystiedoista, jotka se on tunnistanut mahdollisiksi kaksoiskappaleiksi. Voit tarkastella näitä ehdotuksia nähdäksesi, mitkä yhteystiedot voidaan yhdistää. Kukin ehdotus näyttää päällekkäiset merkinnät vierekkäin, jolloin voit vertailla tietoja (kuten nimeä, sähköpostiosoitetta tai puhelinnumeroa) ennen päätöksentekoa.
3. Yhteystietojen yhdistäminen erikseen. Jos haluat yhdistää kaksoiskappaleet yksitellen, napsauta kunkin ehdotetun kaksoiskappaleparin vieressä olevaa Yhdistä-painiketta. Tämä toiminto yhdistää molempien merkintöjen tiedot yhdeksi yhteystiedoksi.
4. Yhdistä kaikki kaksoiskappaleet kerralla. Jos luotat Googlen ehdotuksiin ja haluat yhdistää kaikki kaksoiskappaleet kerralla, voit napsauttaa sivun yläosassa olevaa Yhdistä kaikki.

Käyttämällä säännöllisesti Kaksoiskappaleiden yhdistäminen -toimintoa yhteystietoluettelosi pysyy siistinä ja järjestyksessä, ja sinulla on aina tilaa uusille tiedoille Google-pilvessäsi. 

Vie ja varmuuskopioi Google-yhteystiedot

Google antaa käyttäjien viedä yhteystietoluettelonsa varmuuskopiointia varten. Tämä on hyvä tapa säilyttää kopio yhteystiedoistasi Googlen järjestelmän ulkopuolella. Lisäksi viemällä ja poistamalla yhteystietoja sovelluksesta voit vapauttaa tilaa ja pysyä Googlen asettamien tallennusrajoitusten alapuolella. Näin voit viedä ja varmuuskopioida yhteystietosi: 

1. Siirry osoitteeseen Google Yhteystiedot.
2. Valitse yhteystiedot, jotka haluat viedä. Napsauta Yhteystiedot nähdäksesi kaikki tallennetut yhteystietosi. Voit joko valita yksittäisiä vietäviä merkintöjä napsauttamalla kunkin nimen vieressä olevia valintaruutuja tai jos haluat viedä kaikki yhteystietosi, valitse kaikki valitsemalla ylhäällä oleva valintaruutu.
3. Avaa Vie-valikko. Kun yhteystiedot on valittu, napsauta Lisää vaihtoehtoja kuvake (kolme pystysuoraa pistettä) sivun oikeassa yläkulmassa. Valitse Vie pudotusvalikosta.
4. Valitse vientiformaatti. Google Contacts tarjoaa kaksi pääasiallista formaattia yhteystietojen viemiseksi:

• Google CSV:  Best for transferring into another Gmail account or Google Sheets. It contains all data fields used by Google Contacts.
• Outlook CSV: Tämä muoto on valintasi, jos aiot käyttää yhteystietoja Microsoft Outlookissa tai muissa palveluissa, jotka hyväksyvät tämäntyyppiset tiedostot.
• vCard (iOS-yhteyksille): Apple-tuotteiden käyttämä yleinen muoto. Tämä on myös yleinen muoto, jota monet muut palvelut ja laitteet tukevat.

5. Klikkaa Vie. Tiedosto ladataan laitteeseesi.

Kun olet ladannut vietyjen yhteystietojen tiedoston, tallenna se turvalliseen paikkaan. On suositeltavaa varmuuskopioida se pilvitallennustilaan, kuten Google Driveen, tai ulkoiselle kiintolevylle tai USB-levylle säilytystä varten.

Viimeiset sanat

Kaikki nämä rajoitukset saattavat näyttää ärsyttäviltä, mutta ne auttavat ylläpitämään järjestelmän moitteetonta suorituskykyä ja estämään väärinkäyttöä. Vaikka rajoitukset ovat yleensä riittäviä henkilökohtaiseen käyttöön, käyttäjien, joilla on suuret yhteystietokannat, on ehkä ryhdyttävä toimiin tallennustilan hallitsemiseksi. Tarpeettomien yhteystietojen poistaminen, kaksoiskappaleiden yhdistäminen ja tietokantojen vieminen varmuuskopiointia varten ovat tehokkaita tapoja vapauttaa tilaa menettämättä tärkeitä tietoja. Järjestelemällä ja hallinnoimalla yhteystietojasi säännöllisesti näillä menetelmillä voit pysyä rajoissa ja pitää yhteystietosi hyvässä kunnossa.